Sådan opretter du regler baseret på e-mail-emner i outlook 2013

Bruger du MS Outlook som en desktop-e-mail-klient? Og bruger du det kun til at sende og modtage e-mails? Vidste du, at du kunne bruge det til andre anvendelser, som at organisere huskelister og påmindelse om opgaver?

Nå, jeg gør meget mere med min. Jeg bruger det som en automatisk e-mail-replier, som et værktøj til at organisere mine e-mails og meget mere. En af mine favoritter er at bruge MS Outlook til at udføre undersøgelser. Klienten kan smukt og automatisk sortere e-mail-undersøgelsesstatistikker. Faktisk kan det trick, der kræves for at få dette gjort, anvendes i mange andre tilfælde. Vi taler om at oprette regler for e-mails baseret på deres emnelinjer.

Lad os fortsætte med undersøgelseseksemplet. Lad os sige, at du er i en organisation og formodes at sende en invitation til massebegivenhed til de ansatte, mens du indsamler data om, hvor mange der ønsker at deltage. Det er let, blot tilføje en afstemningsknap og bede modtagerne svare med et Ja eller Nej ved at klikke på afstemningsknappen.

Bemærk: Vores tutorial er baseret på MS Outlook 2013. Opsætningen gælder dog også for lavere versioner. Den eneste forskel ville være brugergrænsefladen.

Nu er problemet indsamling af statistikken. Skal du rulle gennem din indbakke og tælle hvert svar og adskille Ja’er og Nej manuelt? Der er bedre måder; vi viser dig en.

Jeg vil sende en e-mail med emnet Cast din afstemning og en afstemningsknap, der kan bruges til at svare med Ja eller Nej. Klik på funktionen Brug afstemningsknapper for at indsætte knapperne.

Før jeg sender det ud, skal jeg opsætte værktøjet til at være klar til at lytte til svar og tælle statistikkerne på egen hånd. Her er hvad jeg skal konfigurere.

Oprettelse af statistikmapper

Jeg ville navigere til min indbakke i venstre rude, højreklikke på den og oprette en ny mappe. Jeg vil navngive det Stemte Ja.

Tilsvarende ville jeg oprette en anden ved navn Stemmet nr. Resultatet vises på billedet herunder.

Opret lytterregler

Nu skal jeg oprette regler, så outlook kan anvende regler på meddelelser, når de ankommer og skubbe dem i deres respektive mapper. Følg trinnene for at oprette regler.

Trin 1: Naviger til fanen Hjem. Hold musepekeren under Regler, og klik derefter på Administrer regler og advarsler.

Trin 2: Start med at klikke på Ny regel.

Trin 3: Start med en tom regel ved hjælp af guiden Regler ved at vælge Anvend regler for meddelelser, jeg modtager. Klik på Næste.

Trin 4: Vælg en betingelse. Den bedste måde er at gå med specifikke ord i emnet. Du kan vælge at have flere betingelser.

Trin 5: Klik på specifikke ord i den nederste rude i det samme vindue. Tilføj en søgestreng som Ja: Afgiv din stemme. Klik på Næste.

Trin 6: Vælg en handling. Den ønskede hensigt med et indgående svar er at flytte den til en specificeret mappe.

Trin 7: Klik på specificeret i den nederste rude i det samme vindue. Vælg nu mappen Stemmet Ja, og klik på Ok.

Trin 8: Tilbage til guiden Regler, klik på Udfør. Følg trin 2 til trin 7 igen. Denne gang med søgestrengen (trin 5) som Nej: Afgiv din stemme og mappe (Trin 7) som afstemt nr.

Det er det. Gå tilbage til den e-mail, der er under udkast, tilføj din liste over modtagere og Send. Når svarene er ankommet, skal du bare kontrollere tællingen i hver mappe.

Bemærk: Som nævnt tidligere er reglen baseret på e-mailemnet. Svaret præfikser det aftalte svar på emnelinjen. Og derfor er reglerne tilpasset på den måde. Med de valgmuligheder, du bruger, varierer dine regler.

Lyder det interessant? Betyder det også meget reduceret arbejde? Prøv det, og lad os vide, hvor godt det fungerede.