Hvorfor det burde begynde at smide data væk

Det kan være et lager mareridt: I betragtning af udvidende lovkrav og den centrale rolle, som elektroniske optegnelser nu spiller i retssager, gemmer nogle virksomheder hver eneste data, de har, for at være sikker. Som et mål for oplagringsefterspørgsel siger IDC, at den samlede mængde disklager, der blev afsendt sidste år voksede 40,5 procent fra 2007.

Visst bliver lagermedierne billigere. Omkostningerne til en gigabyte diskopbevaring faldt mere end 27 procent fra 2007 til 2008, ifølge IDC. Men med oplagringskravene til de gennemsnitlige virksomheder, der hurtigt vokser, kan det hele for altid opretholde langsigtede ledelsesudfordringer og føre til hovedpine, når der skal findes noget. Analytikere, advokater og leverandører siger, at virksomhederne er bedre at slippe af med nogle data - men gør det dårligt. For IT-afdelinger betyder det planlægning, omhyggeligt udførelse og ikke alene.

"Flere virksomheder er følsomme over for, at vi ikke bare kan kaste lagring i spørgsmålet," siger IDC-analytiker Rick Villars. At lade hurtigvoksende datalager opbygge år efter år er ikke bæredygtig, siger han. Virksomheder der redder alt er ofte de, der ikke er sikre på, hvad der skal gemmes eller slettes, tilføjer han - et tegn på, at de sætter sig op for problemer.

[Yderligere læsning: Bedste NAS-kasser til streaming af medier og backup]

På toppen af ​​prisen på diske, bånd, netværk og ledelse kan der opstå for meget data for at sprænge et selskab i tilfælde af en retssag. Det kan koste $ 1 million for at finde og kompilere de data, der anmodes om i "e-discovery", processen med at indsamle elektroniske data som bevis, siger Andrew Cohen, vicepræsident for e-discovery og compliance på EMC.

Dem, der har studerede dette dilemma anbefaler en række trin for at sikre, at en virksomhed hverken redder for meget eller truer sig selv ved forkert at slette oplysninger. Der er teknologier derude til at hjælpe, men det kræver også menneskelig input, bemærker de.

Datalagringsproblemet Hver organisation skal gemme oplysninger til eget formål, såsom institutionel hukommelse, transaktionsopslag og analyse, og så videre. Endvidere kræver regler som Sarbanes-Oxley Act og Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) virksomheder, at de skal gemme visse former for indhold i en fastsat periode. Og flere sådanne regler er i værkerne, bemærker Enterprise Strategy Group analytiker Brian Babineau. "Hvis du er i erhvervslivet, vil du blive reguleret på en eller anden måde," siger han.

Men opbevaring af oplysninger sætter dig op for en risiko: E-discovery anmodninger i retssager udsætter virksomhedens data og data management for at lukke kontrol. Jo mere du gemmer, jo mere de kan bede om, og øger oddsene for skadelige resultater. Men hvis dine oplysnings- og sletningspolitikker ikke er strenge og konsekvente, kan du tabe fordelen ved tvivl i retten, hvorfor nogle oplysninger ikke er tilgængelige.

I nogle tilfælde fortæller reglerne, hvad du skal gøre, men ofte de fortæller dig bare det minimum, du skal gøre, eller, når det gælder de forbundne regler for civilproces, giver retningslinjer for, hvordan du træffer opbevaringsbeslutninger, men ikke foreskriver dem.

Nogle virksomheder, som i mange år har været nødt til at overholde databestemmelserne har afdelinger, der specialiserer sig i registrehåndtering, som begyndte med arkiverede stykker papir. Fordi lovene har tendens til at være komplicerede og varierer mellem lande, har disse eksperter ofte en tykk manuelle krav til forskellige typer data, som ikke let kan oversættes til et sæt procedurer af it-afdelingen.

Start med lagringsanalyse, ikke lagringsteknologien eller -procedurerne Det første skridt er at bestemme, hvilke data der skal opbevares, hvornår er midlerne til at bevare det. Det kan spille en vigtig rolle her, ved hjælp af data analyse software, siger Babineau. Virksomheder som Exterro, Vivisimo, Autonomy og Digital Reef sælger software, der hjælper med at identificere, hvilke data et firma har, og hvordan dets medarbejdere typisk bruger disse data. Disse oplysninger kan hjælpe med at beslutte, hvad der skal indsamles og bevares, både for juridiske og erhvervsmæssige formål.

IT-afdelinger kan og bør finjustere deres retentionspolitikker for at minimere, hvor meget de skal gemme, siger Forrester Research analytiker Andrew Reichman. Det er f.eks. Muligt at segmentere brugerpopulationen i kategorier som ledere, backofficeansatte og personer, der beskæftiger sig med virksomhedens immaterielle rettigheder og behandle deres e-mail anderledes. Men det skal gøres med en præcis og konsekvent politik, der er retligt forsvarlig, siger han.

"Jo mere du kan adskille det lille stykke data, der virkelig er følsomt ud fra resten af ​​de data, der ikke er følsomme, omkostningerne vil være langt lavere, "siger Reichman.

Men i sidste ende kan teknologien ikke skrive politikker for dig. "Der skal være et møde mellem IT og compliance officerne," siger Babineau.

Denne proces kan være svært, fordi de to grupper i det væsentlige taler forskellige sprog. IT-administratorer har en tendens til at se på en smule data baseret på hvilken applikation eller afdeling det er forbundet med, mens registreringschefer kan tænke på det med hensyn til intellektuel ejendomsret eller andre begreber. At få dem til at arbejde sammen er en organisatorisk udfordring, som nogle har løst ved at slå sammen grupperne, mens andre virksomheder har registre eksperter rådgiver blot IT-teamet, siger IDCs Villars.

Sikkerhedskopiering og arkivering bør ikke forveksles Når først Hold er kommet sammen for at udforme politikker, det er en god ide at adskille backup fra arkivering, siger ESGs Babineau. Formålet med backup er at lave en kopi af alt, så virksomheden kan komme tilbage på fødderne efter et uventet tab af data. "På en eller anden måde har vi morphed det til" Det er en fantastisk måde at gemme data på, "siger han.

Et backup-system har ikke den granulære kontrol, der er nødvendig for at gemme nogle typer oplysninger i kort tid og andre i længere tid, han siger. For eksempel, hvis en bestemt forretningspost skal gemmes i syv år, er det forkerte sted at gemme det på et backupbånd med 55.000 andre filer.

"Hvis du vil gemme forretningsfortegnelsen i syv år, har du at redde de 55.000 filer i syv år, "siger Babineau. Og ved at bruge separate backupprocesser til datatyper med forskellige retentionskrav er det dyrt og kompliceret, tilføjer han.

Arkivering bør kun bruges til selektivt at bevare information i bestemte tidsperioder. Separeret fra backup og færdig med specialiserede værktøjer, kører processen mere glat og forhindrer at spare for meget eller for lidt information, siger Babineau. IBM, Symantec og andre tilbyder separate applikationer, der analyserer data til sikkerhedskopiering og arkivering baseret på politikker, og CommVault tilbyder et enkelt værktøj, der kan adskille kandidater til sikkerhedskopiering og arkivering.

Adressering af e-discovery udfordringen er hård The udsigten til e-discovery kan frembringe et sværere problem at løse. E-discovery involverer en part i en retssag, der søger elektroniske optegnelser fra den anden om ethvert antal ting, som den mener er relevante for sagen. Typisk er den største del af en e-discovery-anmodning e-mail, der involverer medarbejdere, der kan være forbundet med sagen, men anmodningen kan også indeholde tekstbehandlingsdokumenter, kildekode eller andre typer data, siger Wendy Curtis, specialrådgiver til e-opdagelse hos Orrick Harrington & Sutcliffe.

Så snart et selskab med rimelighed kan forudse det, vil det blive sagsøgt, det er forpligtet til at holde fast ved eventuelle optegnelser, der involverer personer eller projekter relateret til påstanden om sagen. Det betyder, at alt udrensning af disse data skal stoppe, selvom det er rutinemæssigt og automatisk, siger Curtis.

Hvorfor? Fordi hvis sagsøger søger information via e-discovery og lærer det, blev det renset efter den dato, hvor det ikke burde have været, kan det føre til komplikationer, der unødigt øger omkostningerne ved tvister eller endda gør skade på virksomhedens tilfælde, siger Curtis.

Frygt for denne slags scenario er, hvad der driver nogle organisationer for at gemme alle deres data. Men det er ikke nødvendigvis en god ide, siger Curtis og andre. Hvis alt er gemt, bliver det at finde de relevante stykker hårdere og dyrere.

Domstolene vil normalt ikke rive ved sletning af optegnelser, hvis det blev gjort i henhold til en veletableret politik og tidsplan - og hvis virksomheden ikke havde nogen grund til at tro, ville det blive sagsøgt over noget relateret til disse optegnelser. "Loven og domstole anerkender en sikker havn til destruktion af optegnelser i henhold til veletablerede politikker, så længe virksomheden ikke var involveret i eller forudset retssager," siger Curtis.

Denne politik skal imidlertid være præcis og efterfølges til brevet, tilføjer hun. Hvis IT-afdelingen bliver spurgt, hvor ofte det rydder en persons gamle e-mail, er generaliseringer ikke nok, siger hun. "Det skal være nøjagtigt." I virksomheder, der ofte bliver sagsøgt, som f.eks. Finansielle servicefirmaer, kan det være nødvendigt at udarbejde sine opbevaringspolitikker i samarbejde med selskabets advokater, siger hun.

E-discovery er hvor de bedst planlagte at holde fast til data, overholdelse af forskrifter og gradvist udrensning af det kan alle blive strejket, siger EMCs Cohen. For eksempel kan et firma have en treårig rensningscyklus for at overholde love, der kræver tre års tilbageholdelse. Hvis en retssag følger med, og nogle dokumenter skal holdes lovlige - som varer på ubestemt tid - skal en virksomhed adskille dem fra resten, så den kan fortsætte med sin udrensningspolitik. "Hvis du ikke kan adskille, hvad der er lovligt, vil du aldrig komme til tre år," siger Cohen.

Alle større arkiveringsleverandører tilbyder værktøjer, der lover at håndtere sådan adskillelse, så du kan holde rensende oplysninger, der ikke er underlagt e-opdagelse. De er ikke ufejlbare, men de fleste kan kontrollere deres eget arbejde, siger ESGs Babineau. For eksempel kan en administrator køre analysen mere end én gang, og softwaren vil levere en rapport om eventuelle uoverensstemmelser blandt resultaterne.

Sådan tænker du på hardware og software til opbevaring Når virksomheder har fundet ud af deres backup, opbevaring, og e-discovery strategier og politikker, kan de begynde at undersøge produkter, siger Ovum analytiker Tim Stammers. Ved at lave disse produktvurderinger skal de først finde ud af, hvor hurtigt deres egne opbevaringsbehov faktisk vokser. Derudover bør de huske på, at lagerpriserne falder, så det er ikke fornuftigt at købe mere, end de for øjeblikket har brug for.

De bør også se på en strategi, der involverer data deduplikation, hvilket eliminerer fælles elementer af dokumenter, der har mange kopier og kan dramatisk reducere den kapacitet, de har brug for, Stammers noter. Og de bør overveje alternativer til intern opbevaring, som f.eks. Skylagring, der kan være mere økonomisk. Skønt disketter bliver billigere over tid, vil interne medarbejdere til at styre dem ikke, påpeger Stammers.

Virksomheder, der ikke har gravet igennem disse typer spørgsmål eller undersøgt deres retentionspolitikker, kan lave de forkerte valg og afslutte op investerer i mere lagerplads end de har brug for, siger Babineau.