Tidshåndteringstips til mobile professionelle

Som et emne, tid ledelsen er lige så spændende som at se fluer buzz omkring en no-pest strimmel. Men ville du være interesseret i at lære om tidsledelse fra en person med kun få måneder til at leve?

Tidsledelseseksperten i dette tilfælde var Randy Pausch, en computervidenskabsprofessor hos Carnegie Mellon, som døde den 25. juli i alder 47 fra pancreas Kræft. Sammen med hans nu berømte "sidste foredrag" om at opnå dine barndomsdrømme, leverede Pausch også en livlig og inspirerende tale om tidsledelse til University of Virginia School of Engineering og Applied Science i november 2007. Du kan se en video af forelæsningen eller læs transkriptet. Pauschs kommentarer var ikke revolutionerende, og han indrømmede at tilpasse nogle af hans punkter fra Stephen Coveys 7 Habits of High Effective People og Kenneth Blanchard og Spencer Johnson's One Minute Manager.

Men Pausch s tale kombineret praktisk, medfølelse og selvudslettende humor, pisket med visdom og tapperhed hos en mand, hvis dage blev nummereret. Jeg anbefaler stærkt sin tale til enhver, der føler sig sultet - og hvem gør det ikke i disse dage?

På nuværende tidspunkt spekulerer du sikkert på, hvorfor jeg skriver om Pausch og hans tale i en kolonne kaldet "Mobile Computing. " Årsagen: Effektiv tidsstyring er specielt udfordrende for mobile fagfolk. Du bruger meget tid på lufthavne, i luften, eller kører lange afstande. Ud over disse tidsbegrænsninger har du de konstante bølger af e-mail, telefonsvarer og andre afbrydelser, som alle andre har. Så det er mere udfordrende - og derfor vigtigere - for mobile fagfolk at maksimere deres tid. Hvis du ikke gør det, mister du tid, du kunne have brugt med folk, du elsker, noget Pausch forstod alt for godt.

Her er nogle tips, som Pausch tilbød i sin samtale sammen med et par af mine egne. Flere skærme

Konfigurer flere computerskærme på dit skrivebord, anbefales Pausch. Han havde tre skærme forbundet til sin computer. Man viste sin To-Do liste; på den midterste skærm var hans e-mail-program; og på den tredje viste han sin kalender. Pausch hævdede, at du sparer tid ved ikke at skulle skifte mellem flere programmer hele dagen på en skærm. At have alt den skærm ejendom er som "forskellen mellem at arbejde på et skrivebord … og forsøge at få arbejde udført på den lille bakke på et fly," sagde Pausch.

De fleste bærbare brugere kan nemt forbinde en eller flere eksterne skærme til opnå denne effekt. Læs "Step-by-Step: En tre-skærm arbejdsstation til $ 230 eller mindre" for tips og vejledning. Læs også den medfølgende PCW-bidragende redaktør Steve Basss blog, "Dual Monitors - Den eneste vej at gå."

Opmuntre opkald til at forlade e-mail

Pauschs udgående telefonsvarer besked plejede at sige "Hej, dette er Randy, send mig e-mail. " Ideen var at minimere frekvensen og længden af ​​de daglige afbrydelser.

Det er gode råd. Jeg vil gerne tilføje, at opmuntrende opkaldere til at forlade e-mail i stedet for telefonsvarer, kan gemme mobilprofessionelle tid på vejen. I stedet for at skulle tjekke både talepost og e-mail, kan du ofte bare tjekke e-mail (forudsat at du har en e-mail-kompatibel telefon). Det er også meget hurtigere at læse den typiske e-mail end at lytte til den typiske telefonsvarer.

Tjenester som GotVoice og Vonage Visual Voicemail konverterer talemails til transkriberet e-mail. Jeg har testet disse to tjenester, og jeg anbefaler dem for det meste.

Reclaim 'Down Time'

Pauschs onkolog anbefalede at opretholde en øvelsesrutine. Så Pausch tilbragte en time om dagen på cyklen, så ofte som muligt. Kendigt opmærksom på, at dette ville være tid væk fra sin familie, brugte Pausch ofte den time på sin mobiltelefon og fik arbejde. Faktisk gjorde Pausch meget af arbejdet på sin bog, The Last Lesson, under de timelange cykelture.

Pauschs cykelture rejser et interessant spørgsmål, vi bør alle overveje: Hvordan kan vi genvinde tid, som ellers ville være uproduktiv? Der er mange måder at gøre dette på, og lige så mange værktøjer.

For eksempel er et værktøj, jeg er kommet til at stole på, en Sony digital voice recorder. Jeg vil undertiden diktere dele af denne kolonne i min Sony ICD-MX20, mens du tager en rask 45 minutters gåtur. Når jeg er tilbage på mit kontor, forbinder jeg optageren til min pc og starter Dragon NaturallySpeaking talegenkendelse software. Softwaren gør et godt stykke arbejde med at transkribere mine optagelser til tekst (medmindre der var meget baggrundsstøj, mens jeg dikterede). Teksten tilføjes til en Microsoft Word-fil.

Bliv fokuseret på, hvad der er vigtigt

Jeg vil forlade dig med Pauschs konklusion i hans tidshåndteringstale.

"Det sidste er … noter for 30 dage fra i dag … og spørg "Hvad har jeg ændret?" Hvis du ikke har ændret noget, så havde vi stadig en behagelig time sammen. Hvis du har ændret ting, så har du sikkert mere tid til at bruge sammen med dem, du elsker. Og det er vigtigt. Tiden er alle vi har. Og du kan finde en dag, du har mindre end du tror. "

Dine tips?

Hvordan holder du produktiv og organiseret på farten? Hvilke værktøjer eller strategier hjælper dig mest? Hvis du har fået tips eller historier til at dele, kan du sende mig en e-mail.

Nyheder, anmeldelser og tips til mobilcomputere

Ultraportable Best Buy:

Lenovo ThinkPad X200 landede oven på vores nyligt opdaterede Top 10 Ultraportable Laptops diagram. Den bærbare computer, som har opnået en PCW Rating på 83 (Very Good), er nødt til at imponere mange mobile fagfolk. Ved hjælp af alternativet med 9 celle batterier varede den bærbare computer næsten 9 timer på en opladning. Her er en anden grund til at elske det: tastaturet er stort. Vi mener, at det er verdens bedste bærbare til rejse, lige nu. Enheden, vi testede, sælger til 1947 $.

Sådan opgraderer du din bærbare computer:

Nogle bærbare computere har ikke-udskiftelige CPU'er. Men hvis din kan opgraderes, og du er ligeglad med tinkering under emhætten, kan du få et betydeligt fartforhøjelse. Se vores illustrerede vejledning, "Udskift din bærbare computer CPU." En netbook med et stort tastatur:

Acer's Aspire One, en konkurrent til Asus Eee, er en værdig tilføjelse til det voksende område af mini-notebooks (også kaldet netbooks). Acer's contender vejer kun 2 pund og er temmelig godt konstrueret. Klaviaturet føles rummeligt nok til berøringstastning - vi tror faktisk, at det er et af de få netbooks, der skal være ægte voksne. Den version, vi har testet, med en 80 GB harddisk og 1 GB RAM, skal være omkring $ 600, når den er tilgængelig i efteråret. Bidragende redaktør James A. Martin tilbyder værktøjer, tips og produktrekommendationer, der hjælper dig med at få det bedste ud af computeren på vejen. Martin er også forfatter til Traveler 2.0 bloggen. Tilmeld dig for at få nyhedsbrevet Mobile Computing sendt til dig hver uge.

Forslagskasse Er der et særligt køligt mobilcomputingprodukt eller -service, jeg har savnet? Har du fået en reservehistorie idé i din baglomme? Fortæl mig om det. Jeg beklager dog, at jeg ikke kan svare på tekniske support spørgsmål på grund af mængden af ​​e-mail, jeg modtager.