MS Office-kampe Google i skyen

Når Microsoft frigiver den næste version af produktivitetspakken Office 2010, kommer den til et meget andet konkurrencepræget landskab end den ene Office 2007 står over for i slutningen af ​​2006.

Tilbage derefter Google Apps havde begrænset tilgængelighed, og næppe nogen havde hørt om hostede applikationsudbyder Zoho. IBM havde endnu ikke udgivet sin software til fri produktivitet, Symphony, og mens mange mennesker kunne lide ideen om OpenOffice.org, holdt kompatibilitetsproblemer med andre programmer det på marginerne i de fleste almindelige kontormiljøer.

Ting er ændret siden da Google mere end noget andet selskab udgør en reel trussel mod Microsofts Office-højborg. I løbet af lidt over to år har Google Apps gjort fremskridt på erhvervsmarkedet, især blandt små virksomheder, som ikke har brug for alle de avancerede funktionalitets Office-tilbud, og som foretrækker Googles US $ 50 pr. Bruger pr. Års pris.

[Yderligere læsning: De bedste tv-streamingtjenester]

Google Apps - som har meget af den funktionalitet, som de fleste erhvervsbrugere har brug for i Office, men tilføjer dokumentdeling og samarbejdsfunktioner Office har ikke - bruges nu af hundredvis af tusindvis af erhvervsbrugere, sagde Google talsmand Andrew Kovacs.

Og små virksomheder er ikke de eneste, der bruger Google Apps; Virksomheden tæller nogle større virksomheder som Motorola, Genentech og Sabic (tidligere GE Plastics) som kunder, som alle har titusindvis af medarbejdere, der bruger den hostede tjeneste.

Microsoft er opmærksom på den voksende trussel og vil modsætte sig det i Office 2010, som for første gang vil indeholde web-baserede versioner af de mest anvendte produktivitetsapplikationer, Word, Excel, PowerPoint og OneNote.

Virksomheden mener, at ved at tilbyde valg til sine kunder, kan den beholde Office-desktopbrugere, der måske tænker på en switch til en web-baseret applikation eller vinder nogle kunder tilbage, som måske allerede bruger Google Apps.

I et nylig interview sagde Stephen Elop, formand for Microsoft Business Division mens tilstrømningen af ​​alle disse nye web-baserede konkurrenter til Office er ny, er selve pakken ikke noget fremmed for konkurrence.

Før Office konkurrerede med Google Apps og andre konkurrerede den med sig selv i form af piratkopierede eksemplarer, som folk var Gett ind fra hinanden, sagde han. Faktisk bruger flere mennesker gratis Office-versioner end brug af Google Apps, som skal give et vis perspektiv på virksomhedens nuværende dominans på produktivitetsmarkedet.

"Vi har måde, måde, måde, hvor flere mennesker bruger gratis versioner af Word, Excel, PowerPoint, Outlook, hvad har du - langt mere end Google har eller vil i lang tid bruge Google-applikationerne, "sagde Elop. "Af de 500 millioner eksemplarer af Office, der er i brug i dag, er halvdelen af ​​dem betalt. Den anden halvdel har været gratis. Det er klart, at jeg tipper en hat til folk, der kan låne software."

Elop sagde inklusion af Office Web Apps vil give Office-brugere mulighed for at samarbejde og dele applikationer via internettet, hvilket er en af ​​grundene til, at nogle Google Apps-forretningsbrugere har sagt, at de foretrækker at bruge de web-baserede applikationer i stedet for skrivebordssuppen.

"Når du bruger Office 2010, evnen til at arbejde inden for Word 2010 og sige," Hej, gemmer jeg dokumentet lokalt eller sætter jeg det op i et cloud-baseret miljø i SharePoint, eller sender jeg det til internettet?' - alle disse typer ting bringes sammen på en måde, der giver mening for brugeren og giver virksomheden mulighed for at udnytte nogle af disse produkter, "sagde Elop.

Googles Kovacs sagde, at Microsoft mangler punktet, Men når det taler om Office Web Apps som "lette" versioner af mere robuste Office-applikationer.

I stedet for at forsøge at tage desktopoplevelsen af ​​at bruge Office til internettet med Google Apps, sagde Kovacs, at Google forsøger at "genoverveje måde folk samarbejder på, "giver dem et sted, hvor de kan redigere og dele dokumenter og kommunikere med hinanden, da de arbejder sammen med dem.

"Vi ser ikke [Google Apps] som lette versioner - vi ser dem som mere magtfulde, som gør det muligt for folk at være meget mere produktive," sagde han.

Tidlige Google Apps-brugere har en tendens til at være enige om Kovacs; de fleste af dem bruger suite sammen med en version af Office som supplement til det, ikke erstatter det, og det er de samarbejdsfunktioner, de finder mest attraktive.

"Vi bruger stadig Microsoft Word og Excel, når der oprettes dokumenter, men hvis der er en dokument der produceres, der har brug for samarbejde eller formidling over hele virksomheden, går det normalt gennem Google Docs, "siger Andrew Johnson, CIO for SF Bay Pediatrics, en læge praksis med kontorer i San Francisco og Mill Valley, Californien. praksis har endda et Google Apps-regneark, som receptionister på begge kontorer bruger som en del af deres daglige arbejdsproces for at besvare spørgsmål eller give planlægningsoplysninger til patienter. Det er evnen til øjeblikkelig at beskrive hinanden inden for applikationen, der gør det så nyttigt, siger Johnson.

Kari Barlow, assisterende vicepræsident for University Technology Office på Arizona State University, sagde, at Microsoft Office altid vil blive foretrukket af nogle brugere der har brug for sine mest avancerede funktioner. "Der vil altid være high-end [Office] -brugere, der har brug for mail-fletning eller regnearks drejebord, men det er ikke alle," sagde hun.

For flere år siden erstattede ASU et homegrown e-mail-system til sine studerende med Google Apps, og nogle af fakultetet har siden overgået fra universitetets Exchange-e-mail-e-mail-system til at bruge Gmail og samarbejdsfunktionerne i Google Apps.

Barlow præsterer også real-time samarbejde. "Synkron redigering af et enkelt dokument, hvor flere personer samtidig redigerer dokumentet, evnen til at dele det med en person, en gruppe mennesker, et domæne, verden - det er meget enkelt og ligetil," sagde hun.

Fra disse tidlige brugssager er Elop sandsynligvis ret ikke at være for bekymret over, at Google Apps vil banke Office ud af sin dominerende stilling, da mange organisationer stadig er afhængige af Microsoft-pakken til tunge løft. Mere end 80 procent bruger det stadig mere end nogen anden produktivitetssuite, ifølge de seneste tal fra Forrester Research.

Men da virksomhederne nærmere undersøger omkostningerne ved IT og indser, at funktionaliteten i en webbaseret samarbejdssuite som Google Apps passer til mange af deres brugere, Office vil blive mindre end et must-have-program over hele verden, siger Forrester-analytikeren Sheri McLeish.

Da virksomheder sorterer deres brugere i henhold til produktiviteten og samarbejdsfunktionaliteten, de har brug for, betyder det i sidste ende færre Office-licenser og kan føre til nogle virksomheder, der ikke har brug for Office's robuste funktionalitet, så de i sidste ende kan overlade det helt, tilføjede hun.

Microsofts Elop ville hævde, at Office Web Apps forhindrer folk i at gøre det. Han sagde, at eksisterende Office-brugere sandsynligvis vil gå til Microsofts Office Web Apps før en konkurrerende tjeneste på grund af den fælles brugergrænseflade og mærke.

Men McLeish sagde, at Office Web Apps faktisk kan være mindre intuitivt for kontorbrugere end nogle af konkurrenterne, og at det faktisk kan være lettere for nogen at bruge Google Apps eller Zoho, hvis de allerede er bekendt med Office.

"Med hensyn til Web Apps, for at få adgang til dem skal du tilmelde dig til Windows Live Spaces," sagde hun, som i øjeblikket har mere end 100 millioner brugere. "For folk, der er bekendt med dette miljø og Windows Live SkyDrive … kan adgang til Office Web Apps ikke synes at være komplekst at navigere. Men for folk uden erfaring på dette websted vil der helt sikkert være lidt af en læringskurve."

Google og Zoho, på den anden side er "meget nemme at komme i gang i dag", sagde hun, og kræver kun et skridt til at registrere, før nogen kan arbejde på et dokument eller regneark.

Den aktuelle situation sætter bestemt scenen for en konkurrencedygtig showdown, når Office 2010 og Office Web Apps slog markedet tidligt næste år, sagde McLeish. "Alternativerne modnes, bliver meget mere levedygtige muligheder for organisationer, der søger at spare penge," sagde hun. "Det vil være meget mere konkurrencedygtig for Office 2010."