Sådan spores ændringer, brug kommentarer i et delt ms word-dokument

På kontoret har vi sommetider brug for at oprette et delt dokument, nemlig. et dokument, der skal bruges af flere personer. Når dette er tilfældet, er det også indlysende, at de privilegerede foretager ændringer i dokumentet; og til tider foretage ændringer, som andre ikke kan finde ud af.

Derfor er det en god ide at holde styr på de ændringer, der er foretaget i et delt dokument. Den grundlæggende måde at gøre det på er at tilføje en kommentar efter en ændring, du foretager, eller underrette samarbejdspartnerne, når du har gjort redigeringen. Men det er ikke altid for praktisk, især hvis dokumentet er stort. Heldigvis har MS Word din ryg her.

MS Word leverer to fremragende værktøjer kaldet Kommentar og spor ændringer under fanen Gennemgang. Selvom jeg har set meget få mennesker bruge dem, ved de, der bruger, hvor lette ting kan få, når du får fat i disse to fremragende funktioner. Og i dag vil vi guide dig gennem det grundlæggende i at øve dem.

Brug af kommentarer i MS Word

Denne funktion hjælper dig med at lade andre brugere (dem, der har adgang til dokumentet) kende din feedback eller forslag til visse ting. Vælg f.eks. Noget tekst (som jeg laver på min artikel) og tryk på ikonet Ny kommentar. Noter etiketten (s1) og den tilhørende kommentar, der er tilføjet mod den i venstre rude.

Når andre brugere åbner dokumentet, kan de nu se kommentaren, acceptere din feedback eller give deres egne kommentarer. Fra båndværktøjet kan du slette kommentarer eller endda springe til Forrige / Næste kommentar.

Brug af sporændringer i MS Word til at spore dokumentredigeringer

Som navnet antyder, hjælper dette sæt dig med at spore ændringer, der foretages på dokumentet. I det øjeblik, du rammer Sporændringer, vises uanset hvad du skriver nyt i rødt og bliver understreget. Og uanset hvad du sletter bliver slået igennem (som dette) snarere end at blive slettet.

Den lodrette linje til venstre strækker sig gennem hele længden, der indeholder ændringer. Sammen med dette viser gennemgangsruden (kan bringes op fra båndet) detaljer om ændringerne. På denne måde får ejeren et grundigt kendskab til de redigeringer, der er foretaget til dokumentet.

Disse ændringer kan nu accepteres eller afvises ved at tage højreklik-indstillingen.

Derudover kan du vælge at se revisionerne i ballonformat (billede nedenfor) eller tjekke de forskellige revisioner af dokumentet (skift valgmuligheder i rullemenuen, der siger Endelig viser markering; vist i det første billede).

Der er mange andre formaterings- og farveændringsaktiviteter, som du muligvis overholder. Og jeg er sikker på, at du vil udforske disse muligheder, når du mestrer det grundlæggende.

Konklusion

Formålet med denne artikel var at dække det grundlæggende for dig at hjælpe dig med at komme i gang med disse to vidunderlige værktøjer i MS Word. Hvis du har brugt dem før, vil du måske dele nogle tricks og tip, som du kender til, med vores andre læsere. For dem, der vil starte, fortæl os om dine oplevelser med at bruge det for første gang.