Adgangskodebeskyttede ms office (2007) -dokumenter uden tredjepartsværktøjer

Alle af os er muligvis ikke i vane med at opretholde låse på mapper eller kryptere hele drev for at beskytte data eller begrænse filvisninger. Men der er tidspunkter, hvor vi har brug for et vist sikkerhedsniveau i forhold til nogle dokumenter. Jeg har brug for mange af dem på mine Word-, Excel- og PowerPoint-dokumenter, og det gør jeg ved at beskytte dem med en adgangskode.

Den ekstra fordel er, at jeg nemt kan dele filerne med samme grad af opbevaring. Så folk, der ikke kender de respektive adgangskoder, kunne ikke se og / eller ændre de beskyttede filer. Trinene er temmelig enkle, og det behøver ingen bundling med tredjepartsværktøjer.

Trin til anvendelse af adgangskode på MS Office 2007-dokumenter

Der kan være flere måder at anvende adgangskoder på dokumenter på, men processen, der er udarbejdet her, kan ikke blive enklere. Det gælder kun for MS Office-dokumenter.

Trin 1: Åbn et eksisterende dokument, eller opret et nyt. Klik på MS office-knappen (øverst til venstre) og vælg Gem som dokumentet.

Trin 2: I vinduet Gem som skal du udvide listen over værktøjer (placeret ved siden af ​​knappen Gem) og vælge Generelle indstillinger.

Trin 3: Du får lov til at oprette og adgangskode beskytte dit dokument med to typer adgangskode. Den ene er adgangskode til at åbne dokumentet og den anden, adgangskode til at ændre dokumentet.

• Tag den første, hvis du ønsker, at folk kun skal kunne åbne dokumentet ved hjælp af et kodeord. Som standard bruger den avanceret krypteringsmetode for at gøre dokumentet mere sikkert.
• Tag den anden, hvis du vil have et åbent seerskab, men vil beskytte det mod ondsindede redigeringer. Der er ingen sikkerhed i dette undtagen skrivebegrænsning.
• Selvfølgelig kan du tage begge dele på samme tid. Og jeg vil anbefale, at du bruger to forskellige adgangskoder, ellers går betydningen tabt.

Bemærk: Hvis du mister adgangskoden, er der ingen måde at få det tilbage på. Så vær forsigtig med at vælge en. Sørg også for at tage sikkerhedskopi af ting.

Trin 4: Når du går videre efter indtastning af et eller begge adgangskoder, bliver du bedt om at indtaste og bekræfte de respektive adgangskoder. Så der er en dobbeltkontrol for at forhindre dig i at begå fejl.

Trin 5: Glem ikke at navngive dit dokument og gemme det på et kendt sted. Endelig vil du muligvis ende med at lede efter selve filen:).

Anmelderens oplevelse

Når en bruger prøver at åbne et adgangskodebeskyttet dokument, bliver han bedt om at indtaste adgangskoden, og dokumentet vil ikke være tilgængeligt, før det er korrekt leveret.

Det samme er tilfældet med ændringsadgangskode. Enten skal brugeren kende det, eller det ville være tilladt at se det i read-read-tilstand.

Konklusion

Jeg foretrækker at holde mine vigtige dokumenter og data beskyttet på denne måde. Selvom jeg også vedligeholder nogle låste mapper, giver dette mig et ekstra beskyttelsesniveau. Ikke desto mindre er det ganske vanskeligt at dele låste mapper, og det er her filbeskyttelse tæller.