Sådan oprettes og administreres regler i Outlook 365 webmail

Håndtering af e-mails er en besværlig opgave. Fra at svare på e-mails til tiden og tilføje påmindelser til væsentlige e-mails, er der masser af ting, der kæmper for vores opmærksomhed. En horde spam-e-mails, der kaster indbakken, tilføjer også hovedpinen. I sidste ende gør en uorganiseret postkasse det vanskeligt at finde vigtige e-mails.

Ja, e-mailadministration er en hård forretning, men heldigvis kan den gøres enklere via regler. Outlook 365 Webmail understøtter en række regler, der giver dig mulighed for at videresende e-mails til en bestemt mappe. Du kan straks slette e-mails fra en bestemt afsender. Lyder fedt, ikke?

Før vi begynder, lad os hurtigt gennemgå, hvordan e-mail-regler fungerer.

Sådan fungerer regler

Regler er måden at opnå en ren og organiseret indbakke på. En typisk regel består af en trigger, en handling og en undtagelse. Når reglen er udløst, udløser den en handling som at slette e-mailen, tilføje den til en mappe eller videresende den til en anden konto.

Når det kommer til regler, har Outlook 365 masser af muligheder, både handlinger og betingelser. Du kan enten matche emnet eller vælge en bestemt adresse eller håndplukke en afsenders navn.

Og det bedste er, at du kan tilføje så mange betingelser, som du vil. Alt hvad du skal gøre er at vælge de rigtige betingelser.

Det samme gælder handlingerne - valgene er mange. Så alt hvad du skal gøre er at lave reglen, vælge betingelsen for at behandle flere regler og derefter bingo!

Nu hvor vi har fastlagt, hvordan regler fungerer, lad os se, hvordan vi opretter dem.

Også på

Sådan stopper du med at få e-mails fra Twitter

Sådan opretter du regler i Outlook 365

Trin 1: Åbn Outlook, og klik på ikonet Indstillinger i øverste højre hjørne. Klik derefter på Vis alle Outlook-indstillinger i bunden.

Trin 2: Vælg E-mail fra venstre panel, og vælg derefter Regler. Nu skal du trykke på indstillingen Tilføj nye regler og give et navn til din nye regel.

Hvis du vælger People-betingelserne, skal du indtaste de rigtige adresser. Med hensyn til emner skal du tilføje de nøjagtige nøgleord.

Trin 3: Når du er nulstillet på betingelsen, er det tid til at tilføje handlingen. Handlingen udgør, hvad du gerne vil gøre med de e-mails, der matcher ovenstående betingelser.

Lige nu giver Outlook 365 webmail dig mulighed for at videresende, slette, fastlægge e-mails blandt mange andre.

Trin 4: Vil du, at e-mail-reglen ikke udløses til tider? Hvis ja, skal du klikke på Tilføj en undtagelse og indtaste den krævede betingelse.

Klik derefter på Gem. Der har du oprettet en e-mail-regel.

Bemærk: I modsætning til andre e-mail-klienter som Gmail, gælder en ny e-mail-regel for meddelelser, der modtages efter oprettelsen af ​​reglen. Det fungerer ikke på gamle beskeder.

Også på

#email

Klik her for at se vores e-mail-artikelside

Hvornår skal man stoppe med at behandle mere regel?

Du skal have bemærket afkrydsningsfeltet Stop behandle mere regel, mens du opretter regler. Denne indstilling gælder, hvis du har flere regler på din indbakke, der kan gælde for en enkelt meddelelse.

Lad os for eksempel sige, at du har en regel A, der flytter alle nyhedsbreve fra til en mappe ved navn GT NL, og en anden regel B, der videresender alle e-mails med nøgleordet 'Android' til din sekundære e-mail-konto.

I dette scenarie ønsker du ikke, at regel B skal køre efter, at regel A blev udført med succes. Det er når indstillingen Stop behandling af flere regler kommer til billedet. Når det opfylder en bestemt betingelse, forhindrer det, at flere regler udføres.

Derfor skal du sørge for, at reglerne prioriteres i overensstemmelse hermed, hvilket vi vil se i det følgende punkt.

Redigering og styring af regler i Outlook 365

På Outlook 365 kører reglerne pr. Rækkefølge i tabellen. Heldigvis er ordren ikke permanent, og du kan ændre prioriteten.

For at gøre det skal du klikke på pil op og ned. For at redigere en regel skal du klikke på ikonet Rediger og foretage dine ændringer. Glem ikke at redde dem!

Bonustips: Håndtering af e-mails smart

1. Fej e-mails

Fejning er en anden måde til en renere indbakke. Meget som regler, denne lader dig automatisk slette al e-mail fra en bestemt afsender.

Det sletter ikke blot e-mails. Du kan vælge at fjerne e-mails eller opbevare den seneste e-mail i kæden.

Det er super let at feje en e-mail. Bare åbn den e-mail, der generer dig, og tryk på Sweep-ikonet øverst.

Vælg derefter indstillingerne i rullemenuen. Den anden er den bedste, da den opretter en regel automatisk. Når du er færdig, skal du trykke på Gem.

Bemærk: Sweep option i mapperne Sendte emner, kladder, uønsket e-mail og slettede varer.

Også på

Top 15 Cool Outlook til iOS-tip til at bruge det som en professionel

2. Bloker afsendere og domæner

Bortset fra ovenstående kan du helt blokere bestemte afsendere og domæner. Bare gå over til afsnittet Uønsket e-mail, klik på Tilføj og indtast e-mail-adresserne eller domænenavnet.

På samme tid kan du også tilføje sikre afsendere og domæner. Denne mulighed sikrer, at vigtige e-mails (eller e-mails fra vigtige personer) ikke ender i papirkurven.

Tryk bare på Tilføj og tilføj domænenavnet eller e-mail-adresserne.

Hej, smartere indbakke!

Det er sådan, du kan oprette og administrere regler og holde din indbakke ren fra al den meningsløse rod. Vi har jo ikke råd til at gå glip af de vigtige e-mails, kan vi ikke?

Hvis du bruger interessante regler, du vil dele, skal du nævne dem i kommentarfeltet nedenfor.

Next up: Vil du slippe af med uønskede nyhedsbreve fra din postkasse? Følgende indlæg viser dig, hvordan du gør netop det.