Sådan oprettes e-mail-skabeloner i gmail og outlook

Mine sidste par måneder med Microsoft Outlook og Lotus Notes har været ret interessante. Jeg var aldrig tilhænger af desktop-e-mail-klienter, men da jeg begyndte at bruge disse apps, kunne jeg aldrig gå tilbage. En af de mest nyttige funktioner, disse klienter leverer, er muligheden for at oprette e-mail-skabeloner, også kendt som brevpapir, der kan sende daglige e-mails, hvor det meste af e-mail-kroppen er på samme måde for hurtig. Uanset om det er en daglig rapport eller bare en bekræftelses-e-mail, kan en foruddannet skabelon spare en masse tid.

Jeg har set folk søge gennem deres Sendte mappe efter en e-mail og derefter videresende den efter at have gjort redigeringen. Praktisk set fungerer dette bedre end omkomponering af hele e-mailen fra hukommelsen, men det kan tage nogen tid at ændre emnelinjen og redigere adressen.

Derudover øges chancerne for fejl, når manuelt arbejde involveres. Så for at gøre tingene bedre foreslår jeg, at du bruger en udvidelse til Chrome kaldet Gorgias e-mail-skabeloner, der kan hjælpe dig med at oprette og bruge e-mail-skabeloner i Gmail, Yahoo, Outlook og andre populære e-mail-klienter.

Kom godt i gang med Gorgias

Når du har installeret udvidelsen, skal du klikke på ikonet på udvidelseslinjen for at åbne konfigurationssiden.

Gorgias kommer med 4 standardskabeloner, der giver dig en grundlæggende idé om, hvad du kan gøre med udvidelsen. For at oprette en ny skabelon skal du klikke på knappen Ny skabelon og starte med at give den et navn. Derefter kan du begynde at skrive kroppen på e-mailen i feltet Skabelonindhold. Hvis du ønsker at tilføje emnefeltet også i skabelonen, skal du klikke på konfigurationsfelterne og kontrollere indstillingen Emne.

Funktioner ved Gorgias e-mail-skabeloner

Udvidelsens reelle kraft ligger i evnen til at bruge variabler, mens du udfylder skabelonen. Antag, at du skal udfylde personens navn automatisk. I dette tilfælde skal du klikke på knappen Indsæt variabel og vælge indstillingen Til: Fornavn. Når du indsætter skabelonen, vil udvidelsen automatisk udfylde disse variabelnavne fra kontaktoplysningerne i e-mailen og gøre det lettere at komponere lignende e-mails til forskellige kontakter.

En anden interessant funktion er Tekstgenvej, og ved hjælp af denne bestemte mulighed kan du udløse færdiggørelsen af ​​en skabelon ved hjælp af fanen tasten.

Når du har oprettet et par skabeloner, er det tid til at indsætte en i en e-mail. Åbn Gmail Compose-vinduet, og du vil se en Gorgias-knap i højre side. Udvidelsen viser alle de skabeloner, du har gemt, og et enkelt klik indsætter dem i e-mail-kroppen. Du kan også bruge tekstgenvejen og trykke på faneknappen for at lette tingene.

Cool tip: Videresend en sendt e-mail og højreklik på skrivevinduet for at oprette en skabelon fra de eksisterende e-mails. Er det ikke cool?

Den gratis version af udvidelsen begrænser skabeloner til en enkelt enhed, og der er ingen mulighed for at synkronisere skabelonerne ved hjælp af en online-konto.

Så hvis du har to eller flere enheder, du arbejder på, bliver du nødt til at oprette skabeloner individuelt på hvert system, medmindre du køber den betalte app. Du lever også med risikoen for at miste dataene, hvis du afinstallerer Chrome eller udvidelsen eller geninstallerer Windows. Men for $ 4, 99 om måneden kan du få synkroniseringsfunktionen med deling af teamskabelon.

Konklusion

Gorgias er en fantastisk app, hvis du arbejder på lignende slags e-mails dagligt. Jeg har allerede givet den en 5-stjerne på Chrome Webstore. Jeg har også kontaktet udviklerne for at tilføje nogle yderligere variabler i skabeloner som tid og dato. Prøv det i dag, og del dine synspunkter med os.