E-mail-etikette: Tips til hjemme og arbejde

Reglerne for håndtering af e-mail-meddelelser korrekt og omhyggeligt kan være gamle hat til dig, men det gør ikke ondt at undersøge nogle af de nyere og mindre kendte principper for høflig e-mailing. spam.

Distributionslister er en gave for at få ordet ud om noget, men du skal ikke sørge for at spamme dine modtagere. Et problem kan opstå, hvis du har flere lister og sender den samme meddelelse til dem alle: Hvis en person vises i hver af dine "San Francisco", "California", "Amerika" og "Global", og hvis du e -Mail den samme besked til alle fire lister, den pågældende vil modtage fire kopier. Vær opmærksom på medlemskab af dine forskellige lister, og overvej nøje, hvordan du planlægger at bruge listerne. Overvej nøje hvem der får svar. "

Svar til alle" er en kraftfuld, men almindelig misbrugt e-mail-funktion. Når mere end fire eller fem modtagere er involveret, skal du kun bruge "svar på alle", hvis meddelelsen er af afgørende betydning for langt de fleste af de nævnte. Misbrug af "svar til alle" -funktionen er en primær skyldig i miljøer, hvor oversvømmelsen af ​​e-mail er ude af kontrol. [Yderligere læsning: De bedste tv-streamingtjenester]

Ud af kontormeddelelser er mere nyttige end du tror.

At arrangere at sende et automatiseret "out of office" e-mail-svar til alle, der sender dig en besked, kan være en stor tidsbesparende for folk, der forsøger at komme i kontakt med dig. Sørg dog for at du ved, hvordan systemet fungerer uden for kontoret, så svaret kun udløber en gang pr. Afsender og ikke som et "svar på alle" (se ovenfor). Monique forsøger at kalde en flok unicorns tilbage til corral så hun kan lukke porten korrekt denne gang. Held og lykke, Monique!

Tilbagekaldelse af besked virker ikke

. Undtagen i nogle få e-mail-systemer, når du trykker på Send, er din besked væk. Ved at udsende en "Joe Smith vil gerne tilbagekalde denne meddelelse" -meddelelse, fortæller du dine modtagere ikke kun, at du ikke ved, hvordan du komponerer en e-mail korrekt, men at du ikke forstår, hvordan e-mail-systemer arbejde. Glem ikke penens magt.

I disse dage, uanset om du sender en taknemmelig notat eller en simpel hilsen, vil en håndskrevet note få meget større indflydelse end en dashed-off-mail besked. Fra 11. maj 2009 koster porto til en første klasse brev 44 cent.