13 Bedste måder at bruge dropbox-papir på

Det har været et godt par år siden Dropbox Paper gik ud af betafasen. Samarbejdsværktøjet giver dig mulighed for at oprette delbare noter og organisere pænt dokumenter og filer i mapper eller projekter. Dropbox Paper accepterer alle former for indhold og medieformat, hvilket gør det utroligt nemt at kortlægge dokumenter.

Dropbox-papir er i stand til mere end det. Hvis du vil udforske det fulde potentiale i Dropbox-papir, kan du kigge på de hack og tricks, der er nævnt nedenfor.

1. Opret mapper, der kun inviterer

Når du opretter en mappe i Dropbox Paper, kan alle medlemmer af teamet som standard se den. Hvis du imidlertid vil oprette en mappe til bestemte personer i teamet, er den bedste løsning at oprette en mappe, der kun er inviteret.

For at gøre dette skal du klikke på knappen Opret en ny mappe i højre panel, og når det nye vindue vises, tilføj navnet. Klik derefter på det bygningslignende ikon i det nederste bånd, og vælg Inviter-kun.

Vælg navnene på dine teammedlemmer, og tryk på knappen Opret.

Cool tip: Du kan også vælge at oprette en åben-til-alle-mappe stille. For at gøre dette skal du fjerne markeringen af ​​medlemmernes navn, inden du trykker på knappen Opret.

Også på

Dropbox-papir vs Google Keep: dybde-sammenligning

2. Tjek søgningens magt

Brug for at søge efter et dokument, der har et specifikt ord? Strømforsøg gør det muligt. Alt hvad du skal gøre er at indtaste nøgleordet på søgefeltet, og den relevante fil eller mappe vises med det samme.

F.eks. Vises Ransomware-artiklen inde i GT> Android> Indlæg> AI-mappen til min konto. Så jeg behøver ikke at gå helt til den mappe.

Tilsvarende kan du bare søge efter dokumentets titel, og værktøjet vil passe på resten.

3. Tag genvejen

I denne tidsalder, hvor alt er næsten øjeblikkeligt, er det vigtigt, at du også følger den samme mantra, mens du administrerer dit team på papir, især når det kommer til formatering af dine dokumenter.

Dropbox Paper leveres med et udvalg af tastaturgenveje. Bortset fra de generelle genveje som Ctrl + B for Fed og Ctrl + U for Underline, understøtter dette samarbejdsværktøj et væld af alternativer.

• Nummereret liste: 1. efterfulgt af et mellemrum
• Opgaveliste: efterfulgt af et mellemrum
• Header: Ctrl + Alt + 1
• Dato: / dato efterfulgt af mellemrum

Så hvis du skal tilføje en række opgaver, skal du tilføje * efterfulgt af plads, og en kugle tilføjes med det samme.

Med disse sparer du meget tid på at gå frem og tilbage mellem værktøjslinjen i et dokument. De gør også din arbejdsgang mere sømløs.

For at kende den fulde liste skal du blot klikke på tastaturikonet i nederste højre hjørne.

4. Opret To-Dos som en chef

Som du muligvis allerede ved, for at tilføje en tjekliste over poster, alt hvad du skal gøre, er at skrive efterfulgt af et mellemrum. Nu er den gode nyhed, at du kan tildele disse tjekliste / opgaver på farten ved blot at tilføje et @-tegn efterfulgt af teammedlemets navn.

Så hvis du har brug for at oprette en opgave med navnet 'Tilføj kommentarer på Facebook' og tildele den til Sylvia med en forfaldsdato den 11. marts 2020, skal du bare indtaste følgende kommando.

Tilføj kommentarer på Facebook @Sylvia / 11/03/2020

Det er det. Ingen forretning med at lege med værktøjslinjen eller på det øverste bånd.

Cool tip: Brug det nuværende ikon øverst til at præsentere dit dokument som et lysbilledshow.

Også på

# to-do-liste

Klik her for at se vores to-do listeartikleside

5. Føj dokumenter til mappen

Åbner du en bestemt mappe for at placere et dokument ofte i det? Det er et forfærdeligt spild af tid.

Den bedste måde er at oprette dokumentet på hjemmesiden. Når du først har navngivet det, skal du klikke på linket Tilføj til mappe under dokumentnavnet, og værktøjet tager sig af resten.

Vidste du: Dokumenter uden mappestruktur vises som ikke-udfyldt på startsiden.

6. For mange emojier? Tæl dem!

Tror du, at du brugte alt for mange emojier på dit dokument? I stedet for at sidde ned for at tælle dem manuelt, hvad med at lade Dropbox Paper udføre jobbet?

Jeh, du læser det rigtigt. Bortset fra standardtællinger som ordtælling og tegntælling, tæller Dropbox Paper også antallet af emojier.

Så hvis du føler, at 29 emojier er en smule for meget, kan du bare gå tilbage til dokumentet og fjerne dem.

For at kontrollere ordtællingen skal du trykke på knappen med tre punkter i øverste højre hjørne og trykke på muligheden for Word Count.

7. Indsæt skærmbilleder som en Pro

Et andet cool trick, som Dropbox Paper lader dig gøre, er at du ikke behøver at uploade skærmbilleder og billeder på den konventionelle måde. Alt hvad du skal gøre er at kopiere billederne fra kilden og indsætte dem på dit dokument.

Omarrangering af billeder på Dropbox-papir er også så let som et træk og slip. Vælg det billede, du vil flytte, og flyt musemarkøren til den valgte position. Nifty, ikke?

Også på

Sådan tager du rulle-skærmbilleder i Windows 10

8. Link til forskellige medieelementer

Det være sig en lydfil eller en YouTube-video, Dropbox Paper giver dig mulighed for at vise dem temmelig let. Mantraet? Kopiere og indsætte. Ja, du behøver ikke tilføje integreret link.

Her skal du blot kopiere video- (eller sang) -linket fra adresselinjen og indsætte det på dit dokument - Jepp, svarende til billeder og skærmbilleder.

9. Integrer med din kalender

Sidst men ikke mindst kan du integrere papir i Google Kalender (eller MS Outlook). For at gøre det skal du klikke på dokumentnavnet, og du vil se en lille nedtonet prompt til Link en kalenderbegivenhed.

Vælg den valgte kalender, og tilføj datoen og mødemeddelelserne, når installationen er afsluttet.

Den gode nyhed er, når du har integreret din kalender, alle de kommende møder vises på Papiers hjemmeside.

10. Link som en Ninja

Jepp, jeg ved, at der er et nyttigt ikon udover Inviter, der giver dig mulighed for at tilføje eksterne links. Men det er besværligt at klikke på det og derefter tilføje linket, hver gang du skal tilføje et link.

Den smarte ting at gøre er at vælge den tekst, du vil linke, trykke på Ctrl + K og derefter tilføje linket. Nifty, ikke sandt!

11. Eksporter dine dokumenter

Dropbox giver dig også mulighed for at eksportere dine dokumenter i PDF-, Word- eller Markup-formater. Det er især nyttigt, hvis du skal sende nogle dokumenter til klienter eller forretningspartnere, der ikke har adgang til dit teams Dropbox-papir.

For at eksportere skal du vælge dokumentet fra startsiden og trykke på knappen Eksporter, som vist på skærmbilledet nedenfor.

Vælg derefter dit format, og downloadet starter inden for et par sekunder.

Sæt pennen på papir

Bortset fra al den ovenstående funktion, giver Dropbox Paper dig nemt at integrere med tredjeparts apps, der udvider værktøjets rækkevidde med flere grader. Frem for alt kan du linke til dine Dropbox-filer og dokumenter lige så let, som du ville tilføje et afkrydsningsfelt eller en kugleliste.

Next up: Leder du efter måder at bruge Dropbox fra i Gmail? Tjek den næste artikel for at finde ud af hvordan.