Virtualisering genopretter små virksomheder

Clarkdale Volkswagen, en førende bilforhandler i Vancouver, er ved at fejre sit 50. år i erhvervslivet. Det siger sig selv, at en it-strategi ikke var på plads, da forhandleren åbnede sine døre i 1960, og virksomhedens teknologinlæg har vokset ad hoc i adskillige år. For at bringe orden til kaoset og strømline operationerne, kaldte Clarkdale Computer Troubleshooters Canada.

Clarkdale VWs sidste store it-eftersyn var i 2003, men det forældede POP3-e-mail og decentraliserede netværk af stationære pc'er gav lidt kommunikation mellem afdelingerne 65 medarbejdere, lavede sikkerhedskopier et sporadisk besvær og holdt IT-omkostningerne højt ved at kræve for stort arbejde at vedligeholde. Clarkdale var klar til at ansætte en fuldtids IT-person til at klare dette rod, men vidste det ville betyde at tage et stort hit på lønningsbudgettet. Computer Troubleshooters anbefalede en virtualiseringskonfiguration for at forenkle virksomhedens tekniske infrastruktur og eliminere behovet for fuldtids IT-personale.

[Yderligere læsning: Bedste NAS-kasser til streaming og backup af medier]

Aging Infrastructure

Før Computer Fejlfinding trådte ind, forhandleren havde lille datacenter at tale om. En enkelt Linux-server kørte virksomhedens Enterprise Resource Planning-software, og seks printerservere sluttede ti printere til netværket. E-mail blev serveret direkte til skrivebordene ved hjælp af en ekstern POP3-konto fra en lokal internetudbyder.

Med ingen domæne på netværket blev brugerne administreret individuelt på hver stationære pc. I mellemtiden var virksomhedens LAN forbundet med flere forskellige trådløse netværk, herunder et offentligt trådløst netværk for kunder, der efterlod netværket med risiko for indtrængen. Dette var særlig problematisk, da der ikke var nogen sikkerhed på plads for at forhindre angreb. I mellemtiden havde fjernarbejdere ingen adgang til data på netværket og intet centralt lagringssystem til vigtige filer.

For at bringe dette netværk op til dato, måtte vi rette op på hvert enkelt element i IT-infrastrukturen. Målet var at skabe et miljø, der kan understøttes uden IT-personale på stedet, kun ekstern support og on-call support. Netværket skulle have en lav langsigtet supportomkostninger uden at gå på kompromis med funktionalitet eller pålidelighed. Tabet af et enkelt salg eller en ulykkelig kunde på grund af systemets nedetid eller tabt kommunikation ville ikke være acceptabelt.

Virtualization Revamp

Vi startede ved at erstatte POP3-e-mailen med en hostet Exchange-tjeneste fra Canadas Radiant Communications. Denne løsning giver klienten en hel forekomst af Exchange hostet på en virtuel server i et sikkert off-site datacenter. Der er ingen hardware til støtte, ingen licenser til at vedligeholde, ingen sikkerhedskopier til overvågning, ingen bekymringer med opgraderinger nogensinde igen og et team af højt certificerede teknikere, der opretholder serveren. Plus, Exchange tilføjer planlægning og delte kontakter på tværs af hele virksomheden.

Efter afslutningen af ​​en fuld tech-revision var det klart, at hver afdeling i forhandleren havde et fast sæt softwarebehov med ringe variation fra bruger til bruger, men hver Afdelingen havde nogle meget specifikke krav. Med det for øje fastslog vi, at en virtualiseringsserver, der var tilsluttet til stationære terminaler, ville opfylde brugernes behov og samtidig minimere de langsigtede supportomkostninger. En succesfuld terminalserverimplementering ville kræve strenge gruppepolitikker, som giver hver afdeling adgang til kun den software, den krævede. Vi implementerede en Windows Server 2008, der kører VMWare for at oprette de virtuelle servere. I første omgang brugte vi virksomhedens eksisterende arbejdsstationer som terminaler, men med tiden erstattes hver arbejdsstation med Wyse-terminaler, der kører Embedded XP.

For at tilføje funktionalitet til infrastrukturen blev SharePoint inkluderet i opsætningen. SharePoint har mulighed for brugerdefinerede lister, som f.eks. Leveringsplaner for køretøjer og et salgsliste. SharePoint har dramatisk forbedret interoffice kommunikation.

Tidligere havde alle 10 salgsfolk bærbare computere. Dette betød også at støtte 10 bærbare computere omkostninger og tid, der var involveret i hyppige ændringer i medarbejderne. I vores nye opsætning skabte vi seks salgsstationer. Da kun seks salgsfolk arbejder på et givet skift, forbedrede salgsstederne dramatisk adgangen til de oplysninger, som salgspersonale havde brug for, samtidig med at de var fleksible til at arbejde fra flere steder i showroom.

De samlede omkostninger ved denne tech makeover handlede om CDN $ 10.000, med månedlige vedligeholdelses- og administrationsomkostninger på ca. CDN $ 3.000.

Udbetalingen

Bevægelsen til virtualisering har tilføjet en enorm mængde sikkerhed og kontrol til et miljø, der tidligere havde lidt af enten. En udfordring var behovet for et domæne, mens de ikke havde brugernes fjernbetjening til en domænecontroller. Vi løst dette ved at oprette en virtuel maskine, der kører inde i terminalserveren, der fungerer som domænecontroller. Dette sparer omkostningerne ved at købe og understøtte en anden server, samtidig med at man sikrer maksimal udnyttelse af tilgængelige ressourcer. En af fordelene ved at have terminalserveren var etableringen af ​​salgsstationerne.

Den anden store forbedring med virtualiseringsløsningen var evnen til forvaltning og udvalgte brugere til at arbejde fjernt, hvilket dramatisk forbedrede produktiviteten. Fordi mange af brugerne interagerer med kundekreds, var produktivitetsforbedringer meget vigtige for kundeservice.

Clarkdale forventer at spare mere end CDN $ 15.000 om året på it-lønninger og fordele, der vil blive elimineret på grund af tredjepartsstøtte på en fast månedlig koste. Til langsigtede besparelser behøver tynde kunder ikke at blive udskiftet og mindre tilbøjelige til at få reparationer. På grund af den tunge klients forlængede levetid sammenlignet med en stationær computer, plus den lavere indledende købspris, forventer Clarkdale løbende besparelser på $ 9000 CDN om året på hardwareomkostninger plus et ekstra potentiale på CDN $ 4000 om året på besparelser på strømforbruget.

Chris Aconley bringer 10 års erhvervserfaring og 15 års IT-erfaring til opgave at forbedre teknologiløsninger til sine erhvervskunder.

Mød Pro

Computer Fejlfinding er en verdensomspændende computer support franchise. De løser klientens tekniske problemer, styrer deres it-infrastruktur og finder løsninger, der forbedrer deres forretning. Chris Aconley, som direktør for Computer Troubleshooters Canada, bringer 10 års erhvervserfaring og 15 års IT-erfaring til opgave at forbedre teknologiløsninger til sine erhvervskunder. Computer Fejlfinding Canada er en Microsoft Gold Partner. Dens placering i Vancouver fokuserer udelukkende på Managed Services og forbedrede forretningsløsninger. Chris Aconley kan nås på 604-639-2667.

Hvis du er en leverandør af it-løsninger, der serverer det lille til mellemstore forretningsmarked, og du gerne vil lære, hvordan du kan bidrage til PC World Tech Audit, send mail til [email protected]. Vi søger altid mere talentfulde fordele.

Tech Audit er skrevet og produceret i samarbejde med IT-fagfolk på området. Alle anbefalinger og udtalelser udtrykt repræsenterer authors selvstændige vurdering og afspejler ikke nødvendigvis de af PC World eller dets redaktionelle medarbejdere.