Deling og samarbejde med Microsoft Office Web Apps

Microsoft har startet den tekniske forhåndsvisning af Office Web Apps, og jeg har testet værktøjerne for at se, hvad Microsoft er kommet op med. En af de primære fordele ved at arbejde med Microsoft Office-applikationer i skyen er evnen til at få adgang til og arbejde med dokumenter, regneark, præsentationer og notesbøger fra enhver web-aktiveret pc, hvor som helst i verden. Så længe du gemmer dine filer på SkyDrive, kan du rejse uden en bærbar computer og stadig have adgang til dine data.

Mere mulighed giver dig mulighed for at vælge Kopier, Omdøb eller Del.

En endnu større fordel ved at arbejde gennem skyen er det, at du kan dele filer og samarbejde med andre i verden. Weben er trods alt, og internettet er en platform til deling af information - generelt i form af websider. Det faktum, at filer og data opholder sig i skyen snarere end indenfor et firewalled netværk eller på en brugers lokale harddisk betyder, at alle kan dele og få adgang til filerne.

[Yderligere læsning: De bedste tv-streamingtjenester]

Standardmappestrukturen på SkyDrive svarer til, hvad brugere ser i Windows Vista og Windows 7. Du får en My Documents-mappe, som sandsynligvis vil holde de fleste af dine data sammen med en offentlig mappe, hvor du gemmer de filer, du vil dele.

Du kan klikke for at e-maile et link eller kopiér koden for at indlejre filen på en webside.

Som standard giver den offentlige mappe alle mulighed for at se filer, men begrænser brugere fra at ændre eller slette filer. Fordi det er den offentlige mappe, kan du ikke ændre disse tilladelser.

Du kan dele en fil i den offentlige mappe ved at vælge filen og derefter klikke på

Mere for at lave en rullemenu med Kopier, Omdøb eller aktieoptioner. Når du vælger Del, kan du vælge enten at e-maile et invitationskæde til bestemte brugere eller indlejre kode på en webside, der viser den delte fil. Hvis du beslutter dig for at e-maile et link, kan du derefter vælg fra kontakter, der er knyttet til din Windows Live-konto, eller tilføj manuelt e-mail-adresser. Invitations-e-mailen sendt til de udpegede brugere indeholder et link til dem for at se filen.

Valg af 'Vælg personer' giver dig en række muligheder for at angive adgang.

Brug af HTML-koden til at indlejre filen i et websted vil vise et ikon for filen på websiden, hvilke brugere kan klikke på for at få adgang til filen fra dens placering i SkyDrive Public-mappen. En fordel ved at indlejre dataene herpå er, at du kan ændre eller opdatere filen, og besøgende på webstedet vil altid se den aktuelle version.

I mappen Mine dokumenter eller i mapper, du opretter, kan du tilpasse adgangen gennem muligheder mærket Just Me, Everyone, My Network (som inkluderer alle kontakter, du har i Windows Live), eller Vælg personer. Hvis du vælger Vælg folk, kan du se et bredere udvalg af muligheder, herunder evnen til at angive adgang baseret på Grupper, du har oprettet i dine kontakter, eller evnen til at tilføje brugere en ad gangen ved at indtaste deres e-mail-adresse. Bemærk, at den pågældende e-mail-adresse skal tilknyttes en Windows Live-konto, så brugeren får adgang til dataene.

Brugere, som du giver adgang til mapper på din SkyDrive, modtager en e-mail-invitation som denne.

For hver gruppe eller individ, du vælger, kan du kun tillade dem at se filer, eller du kan give mere kraftfuld adgang såsom evnen til at tilføje, redigere og slette filer. Du kan have en e-mail-invitation sendt til dem, der er angivet med adgang.

Muligheden for at få adgang til filer i skyen og dele denne adgang med andre er ikke ny: Disse funktioner er en funktion af SkyDrive og har været tilgængelig for nogle tid. Hvad der er nyt, er imidlertid, at brugerne vil kunne se filerne, uanset om de har de tilknyttede Microsoft Office-programmer installeret, og hver fil vil gengive nøjagtigt som brugeren ville se det, hvis de åbner filen i sin native applikation.

Hvor Office Web Apps virkelig ændrer deling og samarbejde, er det muligt for flere brugere at få adgang til og arbejde med samme fil på samme tid i Excel eller OneNote. OneNote-applikationen er endnu ikke tilgængelig i den tekniske forhåndsvisning, men jeg kunne arbejde sammen med funktionen i realtid i Excel.

Min redaktør (den person, jeg delte filen med), og jeg kunne få adgang til Excel-regneark samtidigt. Hver af os redigerede felter og kunne se, hvad den anden person skrev i realtid. Evnen til at arbejde med Excel-regneark og OneNote-notesbøger på denne måde - samarbejde med jævnaldrende eller kunder i realtid via skyen - er en konkret produktivitetsforbedring.

At arbejde gennem tilladelserne og give adgang til inviterede deltagere var ikke som intuitiv eller brugervenlig som jeg gerne vil. I sidste ende er det dog ikke evnen til at dele data i skyen, der er imponerende, men evnen til at interagere med disse data via Office Web Apps-applikationerne.

Vil du se flere af Microsoft Office Web Apps? Se nærmere på Excel Web App og PowerPoint Web App. På pressetid var Word og OneNote endnu ikke fuldt funktionelle.

Tony Bradley er en informationssikkerhed og en samlet kommunikationsekspert med mere end et årti af virksomhedens it-oplevelse. Han tweets som

@PCSecurityNews og giver tips, råd og anmeldelser om informationssikkerhed og enheds kommunikationsteknologier på hans websted på tonybradley.com.