HyLighter hjælper grupper med at samarbejde om dokumenter

Samarbejde med andre medlemmer af dit team At oprette og ændre dokumenter er et fælles forretningsbehov. Men hvad er den bedste måde at håndtere denne opgave på? En ny online dokumentsamarbejdstjeneste kaldet HyLighter giver dig mulighed for at bruge farvekodning til at fremhæve annoteringer, som tjenesten sporer adskilt fra originaldokumentet.

Produkter, der er designet til at imødekomme behovene hos personer, der samarbejder om dokumenter, har eksisteret i et stykke tid. Et kendt eksempel er Microsoft Words Track Changes-evne; introduceret for flere år siden, giver denne funktion brugere mulighed for at markere et Word-dokument med kommentarer og foreslåede ændringer, som andre samarbejdspartnere kan acceptere eller afvise.

Mange kendte webtjenester giver meget fleksible muligheder for dokumentsamarbejde, herunder adgang til delte dokumenter. Microsoft Office Live og WebEx WebOffice kan f.eks. Uploade dokumenter til et privat websted for at dele, gennemgå og ændre. Basecamp tilbyder et online skriftligt dokumentsamarbejde samt enkle projektledelsestjenester.

HyLighter, der i øjeblikket er i beta-test, specialiserer sig udelukkende i dokumentsamarbejde. Det giver fordele utilgængelige i mere generiske online delingstjenester - især et intuitivt farvekodningssystem, der fremhæver områder af interesse for forretningsteamet.

HyLighter sporer kommentarer og foreslår ændringer separat, så de ikke skjuler originaldokumentet. Faktisk kan du ikke ændre selve dokumentet inden for HyLighter, hvilket kan gøre det uegnet for nogle brugere. Men i situationer, hvor sporing af samarbejdspartners bekymringer er vigtig, kan det være ret praktisk.

HyLighter har forkert gengivet den lille bogstav c i hele dette importerede PDF-dokument.

HyLighter er et igangværende arbejde, så jeg vil ikke anbefale at stole på udelukkende når du arbejder med vigtige dokumenter vær forberedt på at bruge noget andet, hvis du løber ind i diificulties med det. Tjenesten siger f.eks., At den understøtter dokumenter i Word, PDF og HTML-formater, men nogle PDF-filer, som jeg uploadede til tjenesten, blev ikke fuldstændigt trofaste. (HyLighter erkender, at nogle multikolonne PDF-filer med indlejret grafik, som den i skærmbilledet vist til venstre, muligvis ikke vises korrekt.)

På den anden side vises Word-dokumenter fejlfrit. HyLighter siger, at det planlægger at understøtte annotation om grafik-, lyd- og videofiler i sidste ende.

Hvordan HyLighter Works

HyLighter genkender to typer brugere: dokumentets originator og invitereren - den person, som ophavsmanden beder om at deltage i samarbejdet. Kort animerede tutorials på HyLighter's websted forklarer begge brugerroller mere detaljeret.

Oprinderen starter processen ved at tilmelde sig tjenesten og uploade et dokument. Jeg løb ind i et mindre problem første gang, jeg forsøgte at tilmelde mig: Jeg modtog ikke en bekræftelse via e-mail. Men i et andet forsøg den følgende dag var jeg vellykket.

Når du er logget ind, ser du en ekstra grænseflade. Øverst på toppen er menupunkter for adgang til dokumenter, du stammer fra, og dokumenter, du er inviteret til at samarbejde om. En højre side indeholder links til ændring af din profil og til import af dokumenter, som du vil arbejde på i HyLighter.

Import af dokumenter er ligetil. Du angiver en dokumenttitel, finder filen på din pc, tildeler den en ophavsretlig status (sikker, ventende eller ikke relevant) valgt fra en rullemenu, indtast en beskrivelse, hvis du ønsker det, og angiv e-mailadresserne på de personer, du vil invitere som samarbejdspartnere.

Hver inviterende modtager en e-mail-meddelelse, der anmoder om input på dokumentet. Inden du arbejder på et dokument, skal invitereren oprette en HyLighter-konto.

Kommentarer, ikke ændringer

Når du har uploadet et dokument fra din pc til onlinetjenesten (som tager et par sekunder), kan du starte annotere det.

HyLights farvebøjler ligner virkeligheds højdepunkter anvendt med farvede markørpenne: De dækker ikke teksten. De gule søjler fremhæver passager, hvor du har lavet en kommentar, de blå indikerer kommentarer fra andre og grønne signaler af fælles interesse. Mørkere nuancer af blå eller grøn vises, når samarbejdspartnere viser særlig stor interesse for et segment - for eksempel når flere deltagere giver kommentarer om samme tekst.

Kommentarer vises i en rude til højre for dokumentet. Hver kommentar vises under forfatterens navn, og ved at klikke på et lille boksformet ikon til højre for forfatterens navn bliver den relevante fremhævning rød. Andre små ikoner giver dig mulighed for at erstatte, føje til eller fjerne kommentarer.

Når du tilføjer eller erstatter kommentarer, vises en simpel tekstredigeringsboks, der tilbyder nogle almindelige formateringsindstillinger, f.eks. For fed og kursiv. Du kan indsætte links til websteder eller data på en ekstern server - videoer fra YouTube, for eksempel - men du kan ikke uploade de eksterne data til HyLighter selv.

Knapper placeret over kommentarkolonnen gør yderligere dokumentbredde funktioner tilgængelige. Man lader dig oprette en G-note - en generel kommentar, der ikke er knyttet til et bestemt område af dokumentet. En Sammenlign-knap giver dig mulighed for at angive, hvilke kommentarer du ser - din egen, siger eller kun kolleger.

Når samarbejdet er afsluttet, kan du trykke på en Export-knap for at eksportere dokumentet og kommentarer til en HTML-fil, tilsyneladende Begrænsning af servicenes brugbarhed. (HyLighter planlægger at inkludere støtte til eksport til RTF, PDF og muligvis Word-formater i fremtiden.)

I mellemtiden foreslår HyLights hjælpefil en løsning, der bruger Easy View-knappen: Klik på den for at generere et smallere vindue hvor det fremhævede dokument vises i øverste rude og kommentarerne i nederste rude. Medmindre du har en meget lille skærm, har du nok plads til at åbne din dokumentoprettelsesapp (Word, for eksempel) i et andet smalt vindue sammen med vinduet Easy View. så kan du foretage ændringerne manuelt. Det er selvfølgelig ikke en effektiv måde at arbejde på.

Er HyLighter Worth It?

Jeg kan godt lide den måde, som HyLighter adskiller kommentarerne fra dokumentet. De fleste web-baserede samarbejdsværktøjer ændrer selve dokumentet, og som følge heraf kan den oprindelige teksts intention og tone gå tabt.

Hvis kun en eller to personer gennemgår dit dokument, Faren for at drukne i kommentarer kan være meget lille. I mellemtiden kan det ekstra arbejde med at overføre kommentarer og ændringer i originaldokumentet være en stor ulempe.

HyLighter er gratis at bruge i sin beta periode, og tjenesten viser et ægte løfte. Hvis du har brug for at samarbejde om dokumenter, anbefaler jeg, at du prøver det for at se, om det passer til din stil.

Når den endelige version af HyLighter vises, vil den være tilgængelig som et program, som brugerne kan installere på deres server, som såvel som værende en vært tjeneste. Prissætning er ikke sat.

Richard Morochove er en it-konsulent og forfatter. Send ham spørgsmål om brugen af ​​teknologi i din tilsluttede lille til mellemstore virksomhed via e-mail. PC World kan redigere din forespørgsel og kan ikke garantere, at alle spørgsmål vil blive besvaret.