Samarbejde i realtid med Google Dokumenter

Google Docs giver små og mellemstore virksomheder en overkommelig, webbaseret kontorproduktivitetsplatform. Bortset fra at give individuelle brugere mulighed for at oprette, gemme og arbejde med dokumenter fra overalt i verden med en levende internetforbindelse, gør det muligt for Google Dokumenter, at teams, jævnaldrende og partnere samarbejder online i realtid på samme fil.

Med den nylige lancering af Microsoft Office 2010 og de ledsagende Office Web Apps kan Microsoft nu lade dig arbejde med dokumenter i skyen. Men mens Microsoft kan være den dominerende udbyder af software til kontorproduktivitet, har Google den fordel, når det kommer til at arbejde med og samarbejde om dokumenter i skyen.

Her er et kort overblik over Google Docs-programmer og deres nyligt opdaterede, real-time samarbejdsfunktioner.

• Dokumenter

Når nogen har lavet et dokument, kan andre brugere, der får adgang, også se og redigere det. Du kan dele et dokument med op til 200 personer, og så mange som 50 brugere kan samtidigt arbejde på samme dokument. Hvis to brugere redigerer det samme dokument, vil en boks øverst på skærmen liste de nuværende samarbejdspartnere.

Brugere, der ser eller arbejder med dokumentet, vil kunne se alle redigeringer og tilføjelser i realtid, da de er skrevet. Det er naturligvis muligt for to samarbejdspartnere at redigere den nøjagtige samme tekst på samme tid. Google overvåger nøje tidsstemplet for hver redigering for at anvende det i den rigtige rækkefølge.

Heldigvis tilbyder Google også chatter, så brugerne kan sende øjeblikkelige meddelelser, mens de samarbejder i realtid. Klik på pilen til højre for navnene øverst på skærmen for at åbne en rude for at chatte med andre brugere, der aktuelt redigerer det samme dokument. Chatting giver samarbejdspartnere mulighed for at koordinere indsatsen og forhindre konflikter, og det giver mulighed for øjeblikkelig feedback.

• Regneark

Som med Docs kan du dele en regnearkfil med op til 200 brugere og så mange som 50 kan samtidigt redigere. Navne på aktive samarbejdspartnere vises øverst på skærmen, og ved at klikke på en pil afslører en rute for chat i realtid.

En lille farvet firkant ved siden af ​​hvert navn repræsenterer den udpegede farve til den pågældende bruger. Uanset hvilken celle denne person for øjeblikket fokuserer på eller redigerer, fremgår det af den brugeres tildelte farve, hvilket gør det nemt at identificere, hvem der redigerer hvilken celle på ethvert tidspunkt.

• Præsentationer

Filer i præsentationer, en diasshow-app, der ligner PowerPoint, kan også deles med op til 200 forskellige brugere, men er begrænset til ti samtidige redaktører. Andre funktioner - som viser ændringer i realtid og en pil ud for online-samarbejdspartnere, der åbner et chatvindue - er de samme som i de andre programmer.

• Tegninger

Google Tegninger er nybegynder til Google Dokumenter lineup, der giver funktioner svarende til dem i Microsoft Visio. Tegninger kan have op til 50 samtidige samarbejdspartnere, der arbejder på samme fil, og det giver mulighed for at chatte.

Tegninger har dog en lidt anden definition af "real-time", da online-samarbejdspartnere kun ser hinandens gennemførte ændringer. Hvis nogen tilføjer en ny form eller redigerer former eller linjer i den delte tegning, vises disse ændringer ikke til andre brugere, da de bliver tegnet. Hvis handlingen annulleres inden færdiggørelsen, vil ingen af ​​de andre redaktører nogensinde se det.

Google Docs er ikke så tæt på at være robust og funktionsrige som Microsoft Office til skrivebordet, men mange anser Office for at blive oppustet med unødvendige funktioner. For enkle dokumenter, regneark, præsentationer og tegninger er Google Docs mere end tilstrækkeligt. Og for real-time online samarbejde sætter Google linjen.

Du kan følge Tony på hans Facebook side, eller kontakt ham via e-mail på [email protected]. Han tweets også som @Tony_BradleyPCW.