Sådan vælges en hostet e-mail-løsning

Af alle de teknologier, der driver din virksomhed, er chancerne gode, at ingen påvirker din virksomhed så meget som god e-mail. Mens større organisationer har hardware, infrastruktur og menneskelig kapital til at styre e-mail internt, har små virksomheder med små til ikke-eksisterende IT-afdelinger ikke den luksus. Sådan får du effektivitet i big-business e-mail på et budget for små virksomheder.

For virksomheder med fem til 25 brugere er det ikke værd at investere i din egen mailserver, og det kan faktisk føre til mere nedetid end at gå med en ekstern service. Selvom det kan friste for meget små virksomheder at bare stole på gratis e-mail-tjenester som Gmail, Yahoo eller Hotmail, er der noget om at have dit eget domænenavn, der gør din virksomhed mere legitim. Brug af en gratis e-mail-konto er en død giveaway, som din organisation kører på en shoestring. Heldigvis tilbyder både Google og Microsoft overkommelige og robuste hostede e-mail-løsninger.

For kun nogle få uger siden havde Google en stor ledelse som den mest omkostningseffektive hostede løsning, men Microsoft for nylig skarpt sine priser for at give Google nogle rigtige konkurrence. Alligevel er Microsoft Exchange Online på $ 60 pr. Bruger pr. År et par pennier mere end Google Apps Premiere Edition (GAPE) på $ 50. Både Google og Microsoft tilbyder 25 GB lagerplads med deres konti.

En stor faktor ved valg af hostet Exchange over Gmail er, om du skal bruge Outlook. Selvfølgelig understøtter Outlook Gmail ved hjælp af IMAP, men da det er en mail-only-protokol, kan du ikke dele din kalender med kolleger uden at oprette forbindelse til internettet. Dette er en make-or-break-funktion for mange mennesker.

En anden grund til at overveje Exchange er, hvis du er afhængig af tredjeparts apps, der binder tæt sammen med Outlook. Xobni er for eksempel et godt værktøj til kontaktstyring og sociale netværk, der udelukkende virker med Outlook.

Google Apps Premiere Edition har også nogle stærke fordele. Hvis du er en Gmail-bruger, ved du allerede, hvor nyttige etiketter kan være, og du finder dem ikke i Outlook. Google har også den fordel at være browser agnostiker, du får den samme oplevelse, uanset om du foretrækker Firefox, IE eller Chrome. Indtil Exchange Online migrerer til Exchange 2010 i begyndelsen af ​​2010, er du begrænset til Outlook Web Access Light, når du bruger andre browsere end Internet Explorer.

Mens Outlook ikke understøtter den fulde funktion af Google Apps Premiere Edition, er Outlook-brugere kan stadig få adgang til Google Apps Premiere Edition med en plugin.

Hvis du allerede er en Google Docs-bruger, kan du lide at have et enkelt tilmelde for e-mail, Google Docs og andre Google-tjenester. Selvfølgelig tilbyder Microsoft også en overflod af ekstra onlinefunktioner som SharePoint, Office Live Meeting og Office Communications Live, men du skal opgradere til Business Productivity Online til $ 120 pr. Bruger om året for at bruge dem.

Både Google Apps Premiere Edition og Exchange Online kan synkronisere med organisationens Active Directory domænecontrollere. Dette reducerer antallet af adgangskoder, som dine brugere skal huske og muliggør en enkelt tilmelding.

Google Apps Premiere Edition giver små virksomheder det bedste bang for pengene, med en smal margin. Da begge tilbud garanterer 99,9 procent uptime, skal pålideligheden være sammenlignelig mellem tjenesterne. Hvis dine e-mail-behov er enkle, har du taget dig af Google. Hvis du skal bruge Outlook, skal du vælge Exchange Online.

BEMÆRK: Denne artikel er blevet opdateret for at præcisere fakta vedrørende Microsofts opbevaringsgodtgørelse og Googles støtte til Active Directory og Microsoft Outlook.

Michael Scalisi er en IT-chef baseret i Alameda, Californien.