Find hurtigt gamle e-mails i MS Outlook ved hjælp af e-mail-grupper

Mens vi er på arbejde, har e-mails en tendens til at forbruge meget tid. Og en af ​​grundene hertil er, at vi ikke kender tricks til at se e-mails hurtigt. Som når det kommer til at trække en gammel e-mail ud, begynder vi normalt at rulle først. Næppe en effektiv måde at finde gamle e-mails på. Jeg taler hovedsageligt om at bruge MS Outlook (fordi det er det, de fleste af os bruger på arbejdet) og tilhørende funktioner.

Tidligere fortalte vi dig om at se vedhæftede filer på Reading Rude. Det er en måde at gribe e-mails ved deres hals. Men i dag vil vi tale om at se e-mails i grupper og se, hvordan det yderligere kan hjælpe dig med at finde gamle e-mails hurtigt.

Cool tip: Du ønsker måske at lære at aktivere og tilpasse læsefeltet, navigationsruden og opgavelinjen. Her er GT's guide til det.

Trin til at se e-mails i grupper

Den største fordel ved at følge dette trick er, at det virkelig hjælper og fremskynder processen med at trække gamle e-mails ud i nødens time.

Trin 1: Først skal du sørge for, at funktionen Vis i grupper er aktiveret på din interface. Så naviger til Vis -> Arranger efter og kontroller det samme.

Når du markerer Vis i grupper som til, arrangeres e-mails som standard i grupper af dato (I dag, går, sidste uge osv.). Denne ordning tjener som en anstændig afgrænsning.

Trin 2: Hvis du ikke kan lide standard eller gerne vil ændre grupperingsreglen, skal du højreklikke på overskriften på meddelelsesruden, hvor den står Arrangeret af … Så kan du vælge de nye kriterier for gruppering.

Bemærk, at reglen kun gælder for den aktuelt valgte mappe. Jeg grupperer generelt efter Fra- klausul, når jeg har brug for en tidligere besked.

Trin 3: Hvis du har en lang liste over kontakter og et antal meddelelser til hver enkelt, har du brug for en hurtig måde at nå ud til det. Denne gang skal du højreklikke på gruppehovedet og sige Skjul alle.

Trin 4: Når du gør dette, vil alle grupper kollapse listen over meddelelser, de har. Klik på plustegnet for den krævede tråd, og alle meddelelser i denne gruppe vil være tilgængelige med et øjeblik.

De andre grupperingsindstillinger, som jeg ofte finder nyttige og har brug for, er Til, Emne, Kategorier og Betydning. Du kan finde dine egne eller oprette en brugerdefineret visning ved at navigere til Vis -> Arranger efter -> Brugerdefineret.

Konklusion

Trinene beskrevet ovenfor er bare et forsøg på at bruge og udnytte de tilgængelige funktioner i MS Outlook. Jeg følger disse i mit daglige liv. Prøv det, og du kan få et par sekunder hver dag. Selv det går langt i at gøre dit arbejdsliv bedre, er det ikke?