Sådan låses zoho-forfatter under samarbejde og mere seje tricks

Hvis du ofte arbejder på tekstbehandlere som Google Docs eller Zoho Writer, skal du vide, at oprettelse af et perfekt dokument normalt indebærer en masse omskrivning fra bunden af. Det være sig tilføjelsen af ​​nye sætninger eller korrigering af tidligere mangler. Situationen er relativt let, hvis du arbejder alene på et dokument.

Men hvis du samarbejder med dine teammedlemmer, er det vigtigt, at du ved, hvordan du strømline oplevelsen. Når alt kommer til alt ville du ikke have lyst til, at dine kolleger arbejder og omarbejder i samme blok uendeligt.

Heldigvis kommer Zoho Docs (forfatter) med en smuk mulighed, der giver dig mulighed for at låse en bestemt del af dokumentet, mens du samarbejder med andre. Derfor i dette indlæg i dag vil vi undersøge, hvordan du kan låse Zoho Writer under samarbejde og andre avancerede funktioner.

Også på

Sådan scannes og tilføjes et dokument til Google Dokumenter

Sådan låses det valgte indhold til samarbejde

Trin 1: Når du har afsluttet din del af dokumentet, skal du klikke på knappen Gennemgang øverst.

Trin 2: Vælg derefter det tekstuddrag, du vil låse. Klik på det lille Lås-ikon øverst, og vælg Lås valgt indhold, og det er alt.

Hver gang nogen i din delte gruppe klikker på den tekstblok, vil de se et lille Lock-ikon og en meddelelse, der siger: "Indholdet er blevet låst af …" til redigering.

Bemærk: Samarbejdsfunktionerne er kun tilgængelige for dokumentsejere. For at oprette medejere skal du klikke på Del og give medejerrettighederne til brugerne.

Sådan tillades redigering for et specifikt folk

Vi ved dog alle, at det ikke nødvendigvis er et sort / hvidt job at arbejde på det samme dokument med andre. Der er tidspunkter, hvor du kun ønsker at en tekstblok redigeres af et bestemt medlem af dit team. I situationer som dette, vil du bestemt ikke ønske at udarbejde en anden e-mail med oplysninger om, hvem der redigerer hvilket afsnit og lignende.

Det er når de avancerede funktioner i Zoho Writer kommer i brug. For at aktivere det, gå til gennemgangstilstand og klik på låseikonet. Vælg derefter på Avancerede indstillinger.

Tilføj nu e-mail-adressen på den person, du vil give den eksklusive tilladelse og tryk på Lås-knappen. Det er alt!

Cool tip: Det låste ikke-valgte indhold fungerer som et værktøj til omvendt valg. Du vælger en del af teksten, som du ikke ønsker at blive redigeret, og vælger derefter den anden mulighed. Resten vil blive taget hånd om af Zoho Writer.

Sådan maskeres tekst

Igen, hvis du er ejeren af ​​et dokument, og du gerne vil redaktere eller maskere en bestemt tekstblok, giver Zoho Writer dig mulighed for at gøre det. Det er praktisk, når du skal tilføje følsomme data og ikke ønsker, at alle i dit team skal læse dem.

Mask fungerer imidlertid ikke som de fleste værktøjer, hvilket betyder, at du ikke kan vælge et tekstuddrag og derefter maske det. I stedet skal du klikke på ikonet og derefter indtaste dataene.

Trin 1: Værktøjet til denne opgave er Mask, betegnet med det lille øjeikon øverst. Placer din markør, hvor du vil tilføje teksten, og klik på den. Det tilføjer en tekstboks, der er angivet med stiplede linjer.

Trin 2: Tilføj nu teksten, og det handler om det.

Mens du vil kunne se teksten farvet grå, vil andre samarbejdspartnere se de linjer, der er betegnet med stjerner. Jepp, ligesom de gamle FBI-film.

Sådan stoppes samarbejde med Zoho Writer

Heldigvis er processen for at pause samarbejdet en tur i parken. Skift blot til gennemgangstilstand og klik på at skifte til Pausesamarbejde øverst.

Når du er færdig, ser du en advarsel øverst om, at ingen af ​​dine samarbejdspartnere vil være i stand til at redigere dokumentet. På den anden side vil samarbejdspartnere se, at dokumentet er tjekket ud af et af dine teammedlemmer.

Så næste gang du ser dokumentet er tjekket ud, ved du hvad du skal gøre i stedet for at klikke på forskellige knapper og værktøjer.

Bonus Zoho Writer Tips og tricks

1. Sådan vises dokumenthistorik

Når du ofte samarbejder om et enkelt dokument, er det vigtigt, at du ved, hvem der har foretaget ændringerne, og hvornår. Heldigvis for os kommer Zoho Writer med en fin View History-funktion. Med det kan du ikke kun se, hvem der har foretaget ændringerne, men du kan også se de nyeste tilføjelser til en version. Derudover kan du også sammenligne de forskellige versioner, hvis behovet opstår.

Trin 1: Klik på ikonet Vis historik øverst (betegnet med sandtimeren). Igen finder du det i gennemgangstilstand.

Trin 2: Nu viser dette de forskellige versioner på højre panel. Klik på knappen Sammenlign versioner øverst for at sammenligne versionerne.

For at se de nyeste tilføjelser skal du klikke på knappen Se hvad der er ændret og vælge timingen. Alle de nye teksttilsætninger sammen med linjeskift fremhæves.

Også på

Sådan kan du stoppe trackere fra at spore din Gmail

2. Hold styr på ændringer

Skønt Writer har nogle seriøse sporingsfunktioner, til tider bliver det for tungvint til at gennemgå alle dem. Hvis du er nogen, der har brug for at gennemgå ændringer på en meget presserende måde, er den bedste mulighed at aktivere funktionen Sporændringer.

Som du måske allerede har gættet, fremhæver det alle de nylige ændringer. Og det er op til ejeren at acceptere eller afvise disse ændringer.

For at aktivere sporændringer skal du skifte til knappen øverst. Holdmedlemmer vil se den grønne knap lyse øverst.

Du vil se navnet og tidspunktet for ændringer. Selv den mindste linjeskift spores i denne tilstand. Som ejer er alt hvad du skal gøre at klikke på højdepunkterne og acceptere / afvise ændringerne.

Når teksten er færdig, optager teksten standardtekstfarve.

3. Brug de indbyggede e-mail-meddelelser

Ønsker du at annoncere nogle nye ændringer vedrørende dit delte dokument? Ingen grund til at skrive en separat e-mail. I stedet giver Zoho Writer dig besked via e-mailindstillingen fra værktøjet.

Klik på det lille brevikon øverst. Navnene på samarbejdspartnerne tilføjes automatisk. Alt hvad du skal gøre er at tilføje emnet og kroppen og trykke på knappen Send.

Også på

#online værktøjer

Klik her for at se vores side om online-værktøjsartikler

Samarbejd smart

Borte er de dage, hvor du er nødt til at stole på e-mail-videresendelser for at samarbejde om et dokument. Ordbehandlingsservices som Google Docs og Zoho Writer fjerner frustrationen via deres smarte samarbejdsfunktioner. De hjælper dig med at holde styr på ændringerne og giver dig mulighed for at strømline dit arbejde og spare tid i processen.

Næste op: Apropos tidsstyring, hvis du tilfældigvis ejer en Android-telefon med Android Pie, så gå gennem posten nedenfor for at blive et produktivitetsmonster.