Opret mapperegler i ms outlook for indgående mails - vejledende teknik

Mange af jer mennesker skal bruge MS Outlook som e-mail-klient. Chancerne er også, at du har integreret flere e-mail-konti til at levere mails til din desktop-klient. I et sådant scenario, når du modtager en masse mails, bliver det vigtigt at vide, hvordan man adskiller dem og kontrollere de vigtige først.

I stedet for at gøre dette manuelt, kan det være en god idé at have dedikerede mapper til forskellige typer e-mails, så de indgående meddelelser stables i deres respektive mapper. For sådan automatisering giver Outlook dig mulighed for at oprette regler og anvende det samme på hver indgående e-mail. I overensstemmelse hermed skubber det meddelelserne til deres specificerede mappe. Konceptet ligner filtre og etiketter i Gmail.

For eksempel vil jeg have, at alle mails fra “Sandeep Agarwal” skal nå frem til en mappe med navnet Self. Her er, hvordan jeg definerede reglerne for det.

Trin til at oprette en e-mail-regel

Den samme proces gælder for alle former for e-mail-regler. Dette er et detaljeret eksempel, der viser den nævnte proces. Du får dig til at vælge / definere parametre alt efter hvad du ønsker.

Trin 1: Naviger til fanen Værktøjer, og vælg indstillingen Regler og advarsler.

Trin 2: Fokus på fanen E-mail-regler og tryk på knappen, der læser Ny regel (Skift regel, hvis du ændrer en eksisterende).

Trin 3: Under afsnittet Bliv organiseret fremhæv dit grundlæggende krav (jeg valgte, Flyt beskeder fra nogen til en mappe).

Bemærk: I bunden af ​​den samme dialog finder du et afsnit, der siger trin 2. Du skal klikke på hvert link, der vises efter “ Anvend denne regel, når meddelelsen er ankommet ” og redigere dine krav. I min sammenhæng var det:

Trin 3 (a): Vælg de personer, du vil anvende reglen til (dvs. e-mails, der kommer fra de valgte personer). Listen viser kun personer, der er føjet til dine kontakter. Så skal du sørge for, at du har tilføjet den ønskede kontakt, inden du starter.

Trin 3 (b): Vælg den mappe, du vil have, at mails skal flyttes / leveres til. Du kan også oprette en ny mappe her.

Trin 4: Dernæst kan du forfine din regel ved at tilføje flere begrænsninger eller parametre til den grundlæggende regel. For eksempel meddelelser med et specifikt emne. Du skal også kontrollere den foretrukne indstilling og klikke på dens link for at forfine reglen eller tilføje beskrivelser.

Trin 5: Hvis der er nogle undtagelser fra reglen, som du ikke kunne konfigurere i ovenstående trin, kan du gøre det her.

Trin 6: Du er nu færdig og kan vælge at afslutte. Dog foreslår jeg, at du markerer Kør denne regel nu … sammen med Tænd for denne regel. Dette sikrer, at nye og eksisterende meddelelser, der opfylder reglen, flyttes til den respektive mappe.

Et hurtigere alternativ

Hvis du vil forkorte processen (dog muligvis er du muligvis ikke i stand til at indstille en detaljeret regel på denne måde), gå til din indbakke og følg nedenstående trin: -

Trin 1: Højreklik på en meddelelse (fra personen til din regel til mappekortlægning) og vælg Opret regel.

Trin 2: Marker afkrydsningsfelterne for de parametre, du vil anvende, vælg din mappe og klik på Ok.

Konklusion

Dette er en simpel måde at holde dine e-mails i Outlook mere organiserede. Du vil også være i stand til let at fokusere på vigtige mails. Kom i gang, så kender du fordelene!