Hvad er MS Outlook-søgemapper, og hvordan oprettes en brugerdefineret

Tidligere har vi uddybet, hvordan en MS Outlook-bruger kunne oprette regler for at kontrollere de indgående e-mails og filtrere dem eller dirigere dem til specifikke mapper (baseret på de tilpassede regler). Du har dog muligvis nogle specifikke krav, der ikke er dækket af mappelegler. Eller du ønsker måske ikke at flytte en gruppe (eller type meddelelse) til en helt anden mappe, men alligevel ønsker en separat visning for dem.

MS Outlook dækker intelligent sådanne krav under en funktion kaldet Søgemapper. Sådanne mapper er virtuelle mapper og indeholder eller gemmer ikke dine e-mails. De opretter bare en visning i henhold til de definerede regler og viser de meddelelser, der matcher denne regel.

Som standard indeholder en søgemappe altid visninger som kategoriseret mail, stor post og ulæst mail. Det kan være en god ide at oprette mere som Til Opfølgning, Vedhæftning osv. Lad os se, hvordan vi gør det.

Trin til at oprette en visning under søgemappe

Du kan vælge en visning fra en liste over standardregler eller endda tilpasse slut-til-slut-regler eller brugerbaserede standarder.

Trin 1: Højreklik på søgemappen for en e-mail-boks, og klik på Ny søgemappe.

Trin 2: Vælg den type søgemappe, du vil oprette. Mappetyper, der er anført under de første tre sektioner, har interne standardregler (deres navne definerer dem stort set).

I denne vejledning vil vi udvide med at oprette en brugerdefineret mappe (sidste mulighed). Så vælg det, og klik på Vælg for at specificere regler og se kriterier.

Trin 3: Giv visningen et relevant navn. Du kan ændre den mappe, der kontrolleres for e-mails, der vises under visningen. Klik derefter på knappen for kriterier for at definere de valgte regler.

Trin 4: I fanen Meddelelser kan du indtaste nogle nøgleord, som systemet søger i e-mails og i det felt, du vælger. Som du ser på billedet (nedenfor) kan du også definere Fra og Send til felter, definere tidsplaner og mere.

Trin 5: Du kan nu navigere til Flere valg og inkludere flere regler som kategori, læse / ulæste e-mails, med / uden vedhæftede filer, betydning, størrelse og mere.

Trin 6: Brug for flere valg? Naviger til Avanceret og klik på Felt. Vælg et kriterium, definer en betingelse og en værdi.

Til sidst skal du klikke på Tilføj til liste for at se din post vises. Du kan tilføje flere sådanne poster.

Trin 7: Klik på Ok og gem dine indstillinger. Prøv at sende en test-e-mail og kontrollere, om den fungerer. Hvis det ikke gør, skal du have rodet med reglerne. Så det kan være nødvendigt at du tager dem igen.

Bemærk: Husk, at hvis du sletter e-mails i søgemapperne, fjernes de også fra deres oprindelige placering. Men hvis du fjerner en søgemappe, er de tilknyttede e-mails stadig intakte på deres originale placeringer.

Konklusion

Hvor nyttig synes du, at søgemapper er for dig? Vil du bruge dem i kombination med andre regler, du allerede har?

Jeg har skabt ganske mange for mig selv. De hjælper mig virkelig med at organisere ting et skridt videre og holde hurtig opmærksom på forskellige typer e-mails, som jeg har brug for.