Windows

E-signaturer: Den komplette vejledning til papirfri underskrift

The Complete London 2012 Opening Ceremony | London 2012 Olympic Games

The Complete London 2012 Opening Ceremony | London 2012 Olympic Games

Indholdsfortegnelse:

Anonim

Dine bedst planlagte planer om at gå papirløse kommer til en skørhed, når du skal få en persons underskrift på et dokument. Denne proces indebærer typisk at udskrive dokumentet, underskrive det selv, faxe det til den anden part og vente på, at de udskriver, underskriver og faxer det tilbage, hvor det er trykt endnu en tredje gang og indgivet i et skab for evigt.

Det er et forældet regime. Det er travlt arbejde. Men der er en bedre måde.

Elektroniske signaturordninger er blevet store forretninger. Faktisk er e-signeringssektoren på vej til at vokse nord for 5 milliarder dollar i slutningen af ​​tiåret, ifølge DocuSign CMO Dustin Grosse. E-signaturværktøjer repræsenterer et højteknologisk og tiltrængt svar på de store ineffektiviteter ved håndtering af fysiske signaturer.

[Yderligere læsning: Sådan fjernes malware fra din Windows-pc]

Mens systemer varierer fra udbyder til udbyder, den generelle ide bag dem er den samme. Du uploader et dokument-Word, PDF eller endda en billedfil til en onlinetjeneste, og tag den derefter med specielle annoteringer, hvor underskrifterne til sidst skal gå. Tjenesten sender denne markerede fil til dine angivne modtagere, som derefter "signerer" den med et par klik, enten med stock-kursive skrifttyper eller med et skrabe, tegner de med deres mus (eller en finger ved hjælp af en tablet) på farten. Når du er færdig, sendes den underskrevne fil tilbage til dig, missionen fuldført.

Brugere underskriver e-kontrakter i krammer. EchoSign siger, at det nu behandler 1,5 millioner dokumenter om måneden, og dette nummer går op.

Er dette faktisk lovligt?

Det lyder helt sikkert hurtigt og bekvemt - og det slår hån ud af at behandle registreret mail-men Er e-underskrevne kontrakter lovlige? Vil de holde op i retten på samme måde som et blækfarvet stykke papir vil? For det meste, om du er en virksomhed, der genererer digitale dokumenter, der skal underskrives, eller en forbruger underskriver dem med et klik med musen, er svaret en endelig ja.

EchoSign-opsætningen kan registrere din faktiske signatur med enten en mus eller en stylus.

Den amerikanske regering tog faktisk det største skridt til at løse de juridiske spørgsmål om e-signaturer i 2000 med ESIGN-loven, der gav elektroniske signaturer samme juridiske vægt som håndskrevne. Staten lov har for det meste fulgt med i anerkendelsen af ​​deres gyldighed. Som Louisiana-advokat Andrew Legrand bemærker i den tilstand "for at udgøre en elektronisk underskrift skal det elektroniske mærke være 1) af den person med 2) hensigten om at underskrive posten. Det er ikke meget forskellig fra en håndskrevet signatur. Det er i virkeligheden ikke det egentlige mærke, men betydningen bag mærket, der er vigtigt. "

Er e-signaturer gode nok til alting? Næsten. Legrand siger, "De eneste dokumenter, jeg beholder originaler af, er testamente og promessante noter. Det er de eneste to dokumenter, som jeg ville være bekymret over, at de kun havde digitale kopier. De er bare for vigtige."

Hvor alvorligt har domstolene tage elektroniske signaturer? Legrand siger: "Det er vigtigt at anerkende, at føderale dommere bruger digitale signaturer på alle deres ordrer. Som du måske eller måske ikke er opmærksom på, er disse domstole papirløse. Når en dommer 'underskriver' en ordre, bruger de PDF-software til at placere en elektronisk Frimærker af deres underskrift på ordren. Vil de føderale domstole bruge elektroniske signaturer, hvis de troede, at de havde mindre vægt end en håndskrevet underskrift? "

De fleste domstole har faktisk støttet det med afgørelser om, at e-signaturer er lige som

DocuSign-opsætningen.

Bortset fra nogle få vigtige juridiske dokumenter - hvis du færdiggør din prenup vil du sikkert have det gjort på papir-de fleste Kontrakter kan håndteres sikkert via elektroniske midler. Undtagelsen er noget, der kræver notarisering.

Faktisk er en underskrift ikke bare et mærke, der siger, at du accepterer vilkårene for en kontrakt eller en økonomisk transaktion. Det tjener også til at verificere din identitet. Det er derfor, du skal underskrive kreditkortkvitteringer. Men i mange af disse tilfælde er identiteten ikke så stor af en aftale. I tilfælde hvor det er - store finansielle transaktioner, forretninger eller juridiske arkiver - er en notar forpligtet til at sikre, at du, den person, der underskriver dokumentet, faktisk er den, du hævder at være.

Det er et problem med e-signering. Til dato er elektroniske signaturtjenester ikke kommet med et godt alternativ til notaren, som stadig er en arkaisk og tidskrævende tilbagekaldelse, der sandsynligvis vil være hos os i årtier, der kommer. I mange transaktioner med høj dollar har e-signaturer nu eksisteret sammen med fysiske - og i nogle tilfælde finder du, at du skal underskrive et dokument på begge måder. Prøv at få et nyt boliglån, og du vil se hvad jeg mener.

E-signatur muligheder

DocuSign lader dig vælge hvilken signatur der skal bruges.

E-signaturer finder et hjem på alle former for forretningsdokumenter. Fra simple servicekontrakter til komplekse ejendomsforretninger bliver de elektronisk underskrevne dokumenter nu standardoperative.

Cheronn Collins, der driver et fotohusudlejningsfirma i Washington, DC, siger, at hun har brugt elektroniske aftaler til at lukke 30 plus huslejer til dato. "Hidtil," siger hun, "jeg har ikke modtaget nogen negativ feedback fra mine kunder."

Hvis du har et dokument, der skal underskrive, behøver du ikke at cobble det sammen alene. Mens du teknisk set kan sende nogen en PDF- eller Word-fil og bede dem om at annotere den med en musetegnet signatur, kan det være lovligt, men det er en klumpet måde at få jobbet på.

En række skybaserede tjenester har dukket op for at hjælpe dig med at udnytte stigningen i e-signering, gøre hele processen enkel og tilføje ekstra funktioner, der gør kontraktstyring lettere og helt online. Mange tjenester tilbyder endda mobilapps, der giver modtagere mulighed for at underskrive via fingerspidsen på deres smartphone eller tablet (især praktisk til personlige kontakter). Prissætning kan se ud som om den er overalt, men de fleste af disse tjenester tilbyder en plan på 20 dollar pr. Bruger pr. Måned, der er designet til at dække små virksomheder.

Her er de vigtigste spillere i e-signering, og her er hvordan deres værktøjer virker.

DocuSign

Docusign

En stor tjenesteudbyder til ejendomsbranchen, Google-backed DocuSign er en let og funktionsfyldt service, som enhver virksomhed skal finde enkel. Upload filer til DocuSign (DocuSign sætter dine filer i "konvolutter", som du kan sende som en gruppe), og træk og slip signaturbokse på de dokumenter, hvor du vil have disse autografer. DocuSign sender derefter dokumenterne til de modtagere du angiver. Du kan også indstille påmindelser, der giver dine modtagere til e-property, og indstille dokumenter, der udløber, hvis de ikke er blevet underskrevet rettidigt. Et dashboard giver dig mulighed for at holde styr på alle dine udestående og afsluttede kontrakter. IOS og Windows 8-tabletversioner er tilgængelige. Planer spænder fra gratis (meget grundlæggende service) til $ 20 pr. Bruger pr. Måned.

EchoSign

Signaturoptioner i EchoSign

EchoSign, der blev erhvervet af Adobe i 2011, ser ud og virker meget ligesom DocuSign og kan sammenlignes med det på de fleste måder. Du uploader dokumenter, sæt signatursteder (eller angiv kun en underskrift i slutningen), og send kontrakter via e-mail. Et simpelt dashboard giver dig mulighed for at spore status for alle udgående og indgående kontrakter.

Et par interessante funktioner i EchoSign inkluderer evnen til at inkorporere faxede signaturer til modtagere, der foretrækker at underskrive manuelt og et ekstra lag af verifikation, der lader dig kræve, at modtageren indtaster et kodeord, du angiver, eller andre personlige oplysninger, som f.eks. de sidste fire cifre i deres personnummer. Integration med forskellige Adobe-produkter gør det naturligvis en attraktiv mulighed for PDF-centreret butikker. IOS og Windows 8-tabletversioner er tilgængelige. Planer spænder fra gratis (meget grundlæggende service) til $ 399 pr. Måned.

Sertifi

Denne noget enklere tjeneste er ikke så smuk, men Sertifi har de fleste af de grundlæggende funktioner, du har brug for i et e-signeringssystem, hvis de to største spillere ovenfor ikke passer til dig. Dokumenter kan underskrives helt elektronisk, eller udskrives, underskrives og faxes. Du finder ingen fancy dashboards her, men filer kan stadig spores gennem Sertifi og arkiveres på webstedet. Planer spænder fra gratis (meget grundlæggende service) til $ 199 pr. Måned.

RightSignature

Kan ses som et lidt billigere alternativ til ovenstående ($ 14 om måneden får dig ubegrænset afsendelse til en enkelt bruger i stedet for den sædvanlige $ 20), RightSignature har alle funktionerne i sine dyrere kolleger, så du kan angive feltsteder for underskrifter, initialer og datoer på komplekse kontrakter og angive, hvornår kontrakter udløber - dog skal alle signaturer trækkes manuelt i stedet for skrevet.

RightSignature inkluderer også en online formularbygger, som gør det muligt for modtagere at udfylde mere detaljerede kontraktoplysninger (telefonnummer, adresse osv.), hvis du vil bruge din e-signaturservice til at generere masser af boilerplate-dokumenter, der kræver signaturer, f.eks. medlemskab aftaler for et motionscenter eller leje skader dispensationer. Et dashboard er inkluderet. En iOS-version er tilgængelig. Planer spænder fra gratis (meget grundlæggende service) til $ 49 per måned (ubegrænset service til 10 afsendere).