8 Hemmeligheder til superproduktiv telekommunikation

Yahoo CEO Marissa Mayers seneste forbud mod telekommunikation sendte shockwaves over erhvervslivet. Pundits var hurtige til at tage sider, med tilhængere af job-til-hjem-indstillingen insistere på, at sådanne arrangementer "kan gøre dig mere produktiv", og naysayers fordømmer telekommunikation som "det værste af alt."

De har begge ret. Hvis du taler på den rigtige måde, sparer du utallige timer, som du ellers ville spilde i pendling. Du vil også nyde et mere stabilt liv og gøre et bedre arbejde. Men du gør det forkert, at arbejde hjemmefra kan ødelægge dig. Jeg ved, fordi jeg har brugt de sidste syv år til at arbejde hjemmefra - fire af dem, ironisk nok, på Yahoo.

For at gøre telearbejde til dig og din arbejdsgiver, følg dette råd. (Hvis du er chef, kan disse tips hjælpe dig med at styre fjernbetjeningen bedre.)

[Yderligere læsning: De bedste tv-streamingtjenester]

Kontroller, at forbindelsen er op til snus

Hvis dit netværksudstyr ikke er ' Det virker ikke godt, du er heller ikke.

Du må ikke tænke to gange om internetforbindelsen på dit kontor - men når du passer på dit hjem, er båndbredde en afgørende overvejelse. Kontakt din internetudbyder om opgraderinger, især hurtigere datatjeneste. Comcast tilbyder for eksempel 50 mbps og endda 100 mbps serviceniveau på forretningsplan, begge væsentligt hurtigere end de 10 mbps hastigheder, som de fleste forbrugere modtager med deres planer. Ellers skal du undersøge forskellige internetudbydere.

Det samme gælder for din mobiltelefon. Hvis en scratchy forbindelse irriterer alle på konferencen, skal du søge et alternativ: Tilføj en fastnet til dit hus, skift luftfartsselskaber eller brug en VoIP-service, sådan Skype (så længe dit netværk er hurtigt). Du kan også finjustere din router's QoS-indstillinger for at dedikere mere båndbredde til bestemte applikationer, såsom VoIP-opkald.

Hvis filoverførsler mellem computere kører langsomt, kan dit interne Wi-Fi-netværk kræve opgradering til en 802.11 n eller 802.11ac-systemet. Hvis du arbejder på virksomhedens netværk og væk fra dets sikkerhedstjenester, skal du sørge for, at du sikkerhedskopierer dine data regelmæssigt, ideelt i realtid. Tilføjelse af en NAS-enhed til dit hjemmenetværk kan være uvurderlig til dette formål, fordi det giver dig en centraliseret lagringsplads for filer og ofte et indbygget drev-spejlsystem eller andet backup-system.

Hvis du ikke kan klemme mere juice ud af din forbindelse eller opgradering, sørg for, at freeloading naboer eller chatty enheder ikke hopper på din router og bremser tingene ned. De fleste trådløse routere viser dig en liste over enheder, der er forbundet med dem. Næg adgang til enheder, der ser fishy ud, og sluk for enheder, der kan være svingende båndbredde i løbet af arbejdstiden.

Lav sikkerhedsnøgle

Flickr: cackhandedA Yahoo-medarbejderens VPN-sikkerhedstegn i naturen.

En stor klage over hjemmet arbejdstagere er, at arbejdsgiverne mister kontrollen over de data, de har adgang til. Lader du næste kvartals pengestrømsopgørelse åbne på din bærbare computer hos Starbucks, mens du tager en latte? En løsning er at forlade data på serverne på kontoret og få adgang til det eksternt. Sikkerhedsudfordringer tager selvfølgelig en anden retning her: Hvordan opretholder du en sikker forbindelse mellem hjem og kontor?

En af de mest effektive fremgangsmåder er at bruge et virtuelt privat netværk. Kompleks og vanskeligt at oprette i forgængede dage, giver VPN'er nu en sikker webtunnel til selv den mindste forretning. VPN'er findes i hardware- og softwareversioner til både pc'er og smartphones. Du skal arbejde sammen med din arbejdsgiver for at konfigurere et VPN, men opsætningen er generelt et spørgsmål om valg af indstillinger via en simpel web-baseret grænseflade.

Hvis arbejde tager dig væk fra hjemmet - og din virksomhed bruger ikke allerede noget som Google Drive eller Microsoft SkyDrive - overveje at bruge Dropbox, Box eller Evernote til at gemme filer inden for rækkevidde af enhver pc. Snagging et dokument fra disse tjenester er hurtigere end at hoppe på VPN for at få adgang til dit kontor harddisk. Bare sørg for, at lagring af virksomhedsdata på sådanne skybaserede tjenester ikke krænker virksomhedens sikkerhedspolitikker.

Gør din tilstedeværelse kendt.

Google Hangouts får et hold ansigt til ansigt på skærmen.

En kollegas mistanke om at du går afsted mens du arbejder hjemmefra vokser med hvert minut, der passerer, før du returnerer et telefonopkald eller en e-mail besked. Så hold øje med din indbakke, og lad ikke opkald spilde ind i voicemail, medmindre du allerede har et andet opkald. Du vil spilde tid på at hente meddelelser og forværre medarbejdere, som ellers ville have skubbet et spørgsmål over kabinemuren.

Instant Messaging sikrer, at medarbejdere altid kan nå dig. Google Talk er populær til kommunikation i realtid, og den integreres med Google Apps for Business-pakken. Microsofts Office 365-pakker til forretningsbudskaber chatter med Lync-klienten. Hvis du arbejder sammen med kolleger eller klienter på forskellige tjenester, kan et multiprotocol-system som Digsby eller Trillian spare dig fra at skulle installere og administrere flere applikationer. Bare sørg for at sætte din out-of-office status korrekt og svare straks på indgående chat.

Skype bliver stadig mere populært på arbejdspladser med flere kontorer og teleselskaber. Med Skypes Gruppep Chat for at betale brugere eller med en gratis tjeneste som Imo.im kan dit team konversere i et virtuelt rum. Videokonferencer, som WebEx og Adobe Connect, tilbyder det ekstra menneskelige element i ansigt til ansigt check-ins, der mangler almindelig tekst. De giver også mulighed for skærmdeling, så du kan vise præcis, hvad der er på skrivebordet.

Bestil tiden

Flickr: crisdiasEvenlige sovende babyer kræver en omsorgsperson, der ikke har skrivebordstid.

De fleste historier om telekommunikation rådgiver dig holde fast i specifikke "arbejdstider", så du ikke kan få dit hjem liv og arbejde til at fungere sammen. Desværre er dette råd næsten umuligt at adlyde. Arbejde derhjemme kan gøre det nemmere for nogle mennesker at glide ind i arbejdsløbet for uforholdsmæssigt lange timer - men på den anden side, når du har brug for arbejde lange timer, betaler telesalg. Atiling efter middagen eller op for et kl. 06.00 konferenceopkald er stadig en opgave, men det er langt mere bekvemt uden pendlen. Uanset om det er almindelig mistænkning eller forventning, er teleoperatørerne konstant slapende tøjvask, løber ærinder, napping, at lege med hunden - og for at overvinde denne fordomme, skal du sætte mere tid og gøre et bedre arbejde, end du ville have gjort på kontoret.

Find separat rum

Flickr: elkitLimit kæledyr og andre distraktioner til at bryde tiden.

Det er nemt at blive suget på sofaen med en bærbar computer på benene. Ditto køkkenbordet. Disse rummelige miljøer vil næppe være travlt med interlopers i løbet af dagen.

Undgå dog at forsøge at gøre et seriøst arbejde på disse områder. I stedet får du et dedikeret rum. Dette behøver ikke at betyde rydning af et rum til at producere et kontor i kontoret (selvom det gør det helt sikkert ikke gør ondt), men det betyder, at man sætter et veldefineret område til side. Området kan være et hjørne af soveværelset eller stuen, eller en alkove i en gang, der kan rumme et lille skrivebord. Hvis du skal arbejde ved køkkenbordet, skal du omdanne det til et faux kontor hver morgen ved at fjerne duge, avis og salt og peber shakers. Transformationsritualet etablerer starten på din arbejdsdag og giver en psykologisk overgang til dine produktive timer.

Mimic dit kontormiljø

Flickr: Jeremy Levine DesignHvis du ikke kan gøre dit hjemmekontor så smukt, gør det i det mindste funktionelle.

Du ville ikke komme til kontoret i sved eller uden at tænke tænderne, ikke? (Medmindre du er journalist, mener jeg.) Så hvorfor skulle du dukke op på dit hjemmekontor i sådan ufordelbar tilstand? Udover at trække dig sammen, inden du begynder at arbejde, skal du udstyre dit kontorlokal med trapperne på et traditionelt skrivebord: en kop fuld af kuglepenne, post-it notes, et rigtigt tastatur og en mus og en høj kvalitet skrivebordsstol. hjemme-baserede arbejdstagere har en tendens til ikke kun at arbejde, uanset hvor de er ved at sidde, men for at ignorere ergonomien i deres arbejdsopsætning. Brug rigtige kontormøbler, og få din computer opsætning til ergonomisk form. Hvis du er en bærbar computerbruger (som de fleste telecommuters plejer at være), stole på en dockingstation eller stå for at holde din skærm i passende højde, med toppen af ​​skærmen i øjenhøjde. Splurge på to skærme, hvis du kan. Brug også et behageligt tastatur og en mus.

Gå ud til frokost

Telekommuting kan gøre dit hjem til et fængsel. Du vågner op, får påklædt, arbejder, spiser, bruser og sover - nogle gange uden at have åbnet hoveddøren. Du kan være yderst produktiv i et stykke tid, men kahyt feber vil i sidste ende indhente dig.

Kuren er enkel: Tag din frokostpause og gå udenfor. Strek dine ben (telecommuters notorisk forsømmelse øvelse), og dække nogle hurtige ærinder. Du vender tilbage til dit skrivebord fornyet og vil sandsynligvis ikke have gået glip af noget vigtigt. Men tag din smartphone med dig, bare i tilfælde.

Kom ud af Facebook

Alvorligt.