10 Tips til mastering af Microsoft Outlook 2013

Ved at holde øje med e-mails, kalendere og kontaktpersoner kan man sørge for unødig tid uden for hver arbejdsdag. Alt, der fremskynder dit arbejde i Outlook, kan øge din produktivitet måleligt. Forestil dig, om din indbakke kun viste de beskeder, du ønskede at se. Overvej, om du kunne finde vigtige kontaktoplysninger om få sekunder. Hvad hvis du endelig vidste, hvorfor nogle af de hyped Outlook-funktioner ikke fungerer som annonceret?

Disse 10 tips hjælper dig med at lynlåse gennem dine meddelelser og dagsorden og arbejde mere effektivt generelt.

1. Se din indbakke din vej

Når du har organiseret skærmen, som du vil se den, skal du gemme visningsindstillingerne, så du kan komme tilbage til dem når som helst.

Når du åbner din indbakke, vises en standardvisning, men det behøver ikke at se på denne måde. For at se Oulooks mange tilpasningsmuligheder, skal du klikke på fanen Vis på værktøjslinjen i båndet og vælge Skift visning. Der er flere forudindstillede visninger, du kan vælge, som en, der kun viser de seneste e-mails.

Også på fanen Vis kan du vælge Meddelelsesvisning og vælge Fra for at vende Forhåndsvisning af. Eller vælg enten 1, 2 eller 3 for at se det antal linjer i meddelelsesteksten under overskriften. Du kan konfigurere en af ​​disse valgmuligheder enten for den aktuelle mappe eller for alle postkasser.

Klik på Vis indstillinger for muligheder for at tilpasse en visning, f.eks. Tilføjelse af kolonner eller omarrangering af deres ordre. Arrangement mulighederne giver dig mulighed for at sortere e-mails efter dato, emne og så videre. Layoutindstillingerne giver dig mulighed for at tilpasse mappepanelet og læsepanelet.

Når du har indrettet indbakken efter eget valg, skal du klikke på Skift visning> Gem nuværende visning som nyt billede. Indtast derefter et navn for visningen, og angiv hvilke mapper den kan bruges til og af hvem. I fremtiden skal du vende tilbage til denne visning ved at vælge Skift visning og vælge din gemte visning.

2. Definer, hvad der markerer en e-mail som allerede "læs"

Marker automatisk meddelelser som skrivebeskyttet, hvis de vises i læsepanelet i længere tid end en forudindstillet tid.

Outlook farver ulæste e-mails forskelligt fra meddelelser, du allerede har Læs. Men det er alt for nemt, at en e-mail bliver markeret som læst, når du næsten ikke har fået et forbigående blik, hvilket kan gøre dig overset noget vigtigt.

For at forhindre dette skal du vælge Fil> Valg> Mail, og klik derefter på knappen Læsepane. Marker afkrydsningsfeltet "Marker elementer som læst, når de ses i læsepanelet". Juster det antal sekunder, du vil have, at meddelelsen skal vises i læsepanelet, før Outlook markerer det som læst. Standard er 5 sekunder. Lad os sige, at du indstiller det til 30 sekunder.

Derefter markeres de e-mails, der vises der længere end 30 sekunder, automatisk, mens de læses i læsepanelet.

3. Skriv dine egne regler for, hvordan meddelelser vises.

Ulæste meddelelser markeres som standard blå, men du kan ændre dette.

Outlook 2013 har en ny måde at angive ulæste beskeder på. Der er en blå bjælke til venstre for meddelelsen i din indbakke, og meddelelsesoverskriften vises også blå.

Denne blå anvendes ved hjælp af betinget formatering. Du kan dog ændre både farve og skrifttype. Endnu bedre kan du skrive dine egne regler og formatere dine e-mails ved hjælp af farver efter eget valg.

Du kan tildele en bestemt farve til e-mails baseret på, hvem der sendte dem, eller på hvilke ord der vises i emnelinjen. For at gøre dette skal du vælge Vis> Vis indstillinger> Betinget formatering. Du vil se reglen ulæste meddelelser og den blå farve. Her kan du ændre skrifttype eller farve som du ønsker.

Du kan også klikke på Tilføj for at tilføje en ny regel. Start med at skrive et navn til reglen i feltet Navn. Klik derefter på Skrifttype, og vælg en skrifttype og skriftfarve, der skal gælde for e-mail-overskriften. Endelig skal du klikke på Betingelse -knappen. Når dialogboksen Filter åbnes, skal du vælge de indstillinger, der beskriver hvilke typer e-mails, der skal formateres med dine nye indstillinger. Klik OK tre gange for at gemme dine indstillinger.

4. Genstart værktøjslinjen

Du kan vise værktøjslinjen To-Do i Outlook 2013, men den fungerer ikke så effektivt som tidligere.

Outlook 2013 deaktiverer værktøjslinjen To-Do som standard, men det er let at bringe tilbage. Klik på fanen Vis, vælg Gør værktøjslinje, og vælg fra listen, hvilke elementer der skal vises på værktøjslinjen. Indstillingerne er at aktivere værktøjslinjen Fra (standard) eller for at få vist en kombination af Opgaver, Personer og Kalender. Den rækkefølge, i hvilken du vælger disse indstillinger, bestemmer den rækkefølge, de vises i værktøjslinjen. For eksempel er Opgave, valgt først, øverst. Den anden genstand, Folk, vises under den, og den tredje Kalender vises nederst i baren.

Funktionen To-Do-funktionen fungerer ikke længere som den gjorde i tidligere versioner af Outlook. Uanset hvor bred linjen er, ser du kun en kalendermåned. Desuden, hvis du ikke har aftaler planlagt til i dag, så vises ingen aftaler, selvom du har planlagt i morgen.

5. Opret forbindelse til dine sociale medier-konti

Brug dialogen Social Network Accounts til at forbinde Outlook med LinkedIn og Facebook, så dine kontaktoplysninger vil være tilgængelige fra Outlook.

Når du tilslutter Outlook til dine sociale medier, kan People-modulet vis data om dine kontakter og deres aktiviteter.

For at forbinde en social netværkskonto til Outlook 2013 skal du vælge Filer> Info> Kontoindstillinger > Sociale netværkskontoer. Opret forbindelse til LinkedIn og Facebook ved at vælge den ønskede tjeneste, indtaste dine kontooplysninger og give Outlook tilladelse til at få adgang til din konto. Nu er detaljer fra personer i din kontaktliste, der bruger det sociale websted, du har tilføjet, vist i People-området i Outlook.

6. Oprydning af kontaktoplysninger

Brug funktionen Linkkontakter til at linke flere kontaktposter til en person sammen, så oplysningerne er lettere tilgængelige.

Nye funktioner i Outlook's People-modul giver dig adgang til oplysninger om kontakter fra steder, herunder Facebook og LinkedIn.I nogle tilfælde vil du have flere kontaktposter i kontaktlisten for en enkeltperson med forskellige detaljer på hvert sted.

Du kan linke disse flere poster til en enkelt kontakt for at forene dataene på ét sted. Klik på den kontakt, du er interesseret i, og se deres oplysninger ved at vælge Hjem> Personer.

Til højre på skærmen skal du klikke på Link kontakter,, og der vises en dialogboks kontaktindtastningen eller indtastningen for den pågældende person. Indtast nogle identificerende oplysninger for den pågældende person i feltet Søg personer, og Outlook returnerer andre kontaktindgange, som kan være en kamp for den pågældende person. Hvis de er den samme person, skal du klikke på den pågældende post for at forbinde detaljerne.

7. Kontrol, hvor Outlook søger som standard

Du kan konfigurere Outlook 2013, så det er normalt at søge i de valgte mapper.

Når du søger efter e-mails i Outlook, er standardplaceringen din nuværende postkasse. Dette er dog ofte for begrænset. Hvis du vil have en søgning til at returnere alle matchende poster i alle postkasser, skal du for eksempel vælge denne indstilling fra listen i søgefeltet for hver søgning, du laver.

Alternativt kan du ændre standardplaceringen Outlook bruger til søgning. For at gøre dette skal du vælge Fil> Valg> Søg. I området Resultater kan du vælge at inkludere resultater, vælge et af disse fire valgmuligheder: Aktuel mappe; Aktuel mappe, Aktuel postkasse, når du søger fra indbakken; Nuværende postkasse; eller alle postkasser. Vælg den indstilling, du vil bruge, og klik på OK. Dette bliver derefter standard for Outlook-søgninger, selvom du selvfølgelig kan ændre det på en søgning efter søgebasis, når det er nødvendigt.

8. Beslut, om du vil bruge Quick Steps eller Rules

Quick Steps og Rules udføre lignende opgaver, men der er et klart valg, der skal laves til at bruge til hvilket formål.

Hurtige trin blev introduceret i Outlook 2010 for at give dig en metode til hurtigt at udføre opgaver i Outlook. Du kan dog undre sig over, hvorfor du ville bruge et hurtigt skridt i stedet for en regel? Hurtige trin er fleksible, så du kan vælge at anvende dem, når du vil bruge dem - Reglerne er mindre fleksible, og når de er oprettet, bliver de automatisk anvendt.

Svaret på hvilke af disse du skal bruge afhænger af din opgave. Brug regler, for eksempel, når du kan identificere en besked, der altid skal håndteres på en bestemt måde hver gang. Så du ville bruge en regel, hvis du vil flytte alle indgående meddelelser fra din chef til en bestemt mappe. En regel vil fungere godt her, fordi din chefs e-mails bliver nemme at identificere ved den unikke e-mail-adresse.

På den anden side, hvis du gemmer indgående pressemeddelelser i en særlig mappe, kan det være en opgave for et hurtigt trin, hvis du ved ikke, hvornår disse e-mails kommer fra. Uden en måde at identificere en e-mail unikt som en pressemeddelelse, kan du ikke skrive en regel til automatisk at behandle meddelelsen. Du kan dog oprette et hurtigt trin, som du kan klikke for at flytte en valgt besked til en bestemt mappe. Quick Step kan ikke identificere, at en email indeholder en pressemeddelelse - det skal du gøre - men det vil fremskynde processen med at flytte e-mailen, hvis du beslutter dig for at blive flyttet. Du kan oprette Quick Steps og Rules i Mail-området i Outlook ved hjælp af værktøjerne på fanen Startside.

9. Gør brug af Favoritter

Lav enhver mappe til en favorit, så den vises øverst i mappepanelet, og den er nem at finde og bruge.

Hvis du har et par email-konti, kan mappens rude blive overfyldt med mapper, der gør Det er tidskrævende at navigere for at finde de mapper, du bruger mest af tiden. Du kan forenkle at finde disse mapper, hvis du tilføjer dem som favoritter. Favoritter vises øverst i mappelisten, når du er i Mail-modulet.

Hvis området Foretrukne ikke vises, skal du skifte til Mail og vælge Vis> Mappepanel og klik for at aktivere Foretrukne. Nu kan du tilføje en mappe til Favoritter ved at højreklikke på den i mappepanelet og vælge Vis i favoritter. Du kan endda indstille en søgemappe til at være en favorit, så det er let at finde og bruge.

10. Forstå konsekvenserne af at bruge IMAP

Hvis din e-mail-tjeneste bruger IMAP-protokollen, vil nogle af funktionerne i Outlook ikke være tilgængelige, herunder detaljeret beskedflagging.

Hvis din e-mail-konto bruger IMAP-protokollen, vil visse fælles funktioner ikke arbejde i Outlook 2013. Dette vil være et problem for et stigende antal brugere, da IMAP giver dig adgang til e-mail fra en hvilken som helst enhed. Tjenester som f.eks. Hotmail og Gmail, bruger IMAP til e-mail.

Når du bruger IMAP-e-mail, kan du ikke længere downloade meddelelsesoverskrifterne i Outlook, og derefter afgøre, hvilke meddelelser der skal downloades. I stedet downloades alle e-mails automatisk automatisk. Derudover kan du med IMAP ikke tilføje detaljerede flag til meddelelser. Flag er enten til eller fra, og kan ikke indstilles til at betyde forskellige ting. Du vil ikke være i stand til at allokere meddelelser til kategorier enten, undtagen Hotmail-kontobeskeder.