Hvad NAS kan gøre for små virksomheder

Enhver virksomhed af enhver størrelse kører på information, om det følger regnskabsdata eller styrer strømmen af ​​forslag og ordrer. I løbet af de sidste 25 år har computere omdannet den måde, små virksomheder opererer på, hvilket gør det muligt at organisere og styre information på måder, der simpelthen ikke var muligt i dagene for papirbøger og indekskort.

Men når en virksomhed vokser større end en enkelt medarbejder, står du over for et problem med disse oplysninger. Hvordan opretholder du oplysningerne, men gør det stadig tilgængeligt for de forskellige personer i virksomheden, der skal arbejde med det? Store virksomheder har virksomhedens it-afdelinger, der kan gøre det tunge løft af design og vedligeholdelse af komplekse computernetværk, men de fleste små virksomheder er hårdt presset til at få alt deres arbejde udført uden at lægge byrden af ​​at passe på komplicerede computersystemer.

[Yderligere læsning: Bedste NAS-kasser til streaming og backup af medier]

Heldigvis er computernetværk blevet meget nemmere at installere og bruge. Du behøver ikke en dedikeret server, og mange virksomheder finder, at et lokalt netværk kan være værd at investere, hvis det kun er at dele ressourcer som en internetforbindelse eller en hurtig printer. Og nu er det nemmere end nogensinde at dele data på et netværk.

Du kan nemt dele data ved at tillade andre computere på netværket at se en del af computerens harddisk, men dataene er kun tilgængelige for andre, når din computer kører. Et separat opbevaringssystem end nogen kan få adgang til når som helst kommer omkring det problem. Sådanne produkter, kendt som Network Attached Storage - eller NAS - gør det til en overkommelig og sofistikeret løsning for små virksomheder. (De er også meget praktiske hjemme, hvor de kan lave digitale medier som MP3-lydfiler til alle computere i hjemmenetværket.)

Kom godt i gang d med en NAS-enhed

Som navnet antyder, en NAS-enhed er knyttet direkte til dit netværk. Tilslut det ved hjælp af et Ethernet-kabel; Du kan tilslutte den direkte til en hvilken som helst switch eller router. Tilslut derefter netledningen til en stikkontakt. Hvis det vil være en missionskritisk komponent, skal du overveje at få en standby-strømforsyning til den.

Når du tænder for det, starter enheden op, kommunikerer med dit netværk og får en netværksadresse. På det tidspunkt er det klar til at gå.

Konfiguration af enheden er generelt også let. Hvis du vil ændre standardindstillingerne - som f.eks. Definere grupper eller begrænse adgangen til bestemte mapper (mere om disse muligheder nedenfor) - vil enhedens hjælpeprogrammer lede dig igennem det. I næsten alle tilfælde har enheden en webside indeholdt i sin controller, som du kan få adgang til ved hjælp af en hvilken som helst browser. Indtast IP-adressen i din browser, og du vil typisk blive præsenteret med en login-skærm, hvor du bliver bedt om et navn og en adgangskode. Derefter kan du konfigurere brugere og grupper, sikkerhedskopieringsindstillinger og aktivere funktioner som webadgang.

For den nemmeste adgang vil du have enheden til at kigge på din computer som en anden lokal harddisk. Sådan gør du det i Windows XP:

Åbn Windows Stifinder, og vælg Værktøjer, kortnetværksdrev. Vinduet Kortnetværksdrev giver dig mulighed for at angive det drevbogstav, der skal bruges til drevet. Du kan vælge ethvert brev, der ikke allerede er tildelt til din computer. I dette tilfælde har vi valgt at få det til at være Drive Y, men du kan vælge et hvilket som helst bogstav, du vil have, f.eks. Drive N for "Network".

Klik derefter på knappen Gennemse for at finde NAS-enheden på din netværk. Vinduet Gennemse efter mappe lader dig finde enheder på dit Windows-netværk og derefter oprette forbindelse til den delte mappe på NAS'en.

(I denne figur er "Ts-xlb66" navnet på NAS-enheden som det fremgår af vores netværk. Du kan ændre det, hvis du vil, men vi brugte standardindstillingen.)

Når du har valgt mappen, skal du vælge OK for at vende tilbage til vinduet Kortnetværksdrev. Bemærk, at der er en afkrydsningsfelt nederst i vinduet: "Opret forbindelse ved logon". Hvis du lægger en check her, vil din computer automatisk genoprette forbindelse til NAS-enheden, når den starter, så du behøver aldrig at gøre disse trin igen.

Bemærk at trinene næsten er identiske med Vista. I vinduet Windows Stifinderens mapper skal du vælge Computer, og derefter klikke på Kortnetværksdrev -muligheden øverst i vinduet. Dialogboksen Kortnetværksdrev har de samme muligheder og valg som XP-versionen beskrevet ovenfor.

Og Browse for Folder fungerer på samme måde som med XP.

Vi har forklaret, hvordan du opretter forbindelse til NAS-enhed til at vise, hvor nemt det er at bruge. Du behøver ikke at vide noget fancy netværksspor. Du behøver ikke at vide om IP-adresser eller filsystemer eller Linux. Bare to vinduer, og du er færdig. NAS-enheden vises som en anden harddisk på din computer. Vi håber at det ser ud til at det er nemt nok at lære om, hvor nemt det er at installere en NAS-enhed på dit netværk, og hvad det kan gøre for dig.

Er dette et RAID?

Før vi dækker nogle detaljer om NAS-enheder, lad os tale om lagerpladsen. Hele punktet ved at bruge en NAS-enhed er at gøre det lettere at bruge dine værdifulde forretningsoplysninger. Fokus et øjeblik på ordet værdifuldt. Formentlig gør du for øjeblikket dit regnskab på en enkelt computer, og dataene gemmes på computerens harddisk. Og forhåbentlig har du nogle procedurer på plads, der sikrer, at disse data bliver sikkerhedskopieret, så du kan gendanne det, hvis der sker noget med harddisken eller computeren. (I alt for mange tilfælde føler folk, der driver små virksomheder, at de ikke har tid til at sikkerhedskopiere deres data, og de sætter deres firma i fare for alvorlige tab.)

Men hvis harddisken på det computer dør, vil dit regnskab stoppe så længe det tager at genoprette den sidste backup. Og du vil stadig miste data, der blev indtastet siden den sidste sikkerhedskopiering, hvilket kan kræve en tidskrævende rekonstruktion fra papirarkivet.

Hvad nu hvis der var noget, der lader dig holde dig i gang med at arbejde, hvis en harddisk fejler? Hvis du har flere harddiske, der deler dataene, kan du bare gøre det.

De billigste NAS-enheder har kun en enkelt harddisk, som slet ikke indeholder nogen databeskyttelse. Hvis din NAS-enhed har tre eller flere harddiske, er det dog muligt at have alle dine data gemt på en måde, at ingen af ​​det går tabt, hvis en af ​​drevene skulle mislykkes, og du kan stadig fortsætte med at arbejde mens det drev bliver udskiftet. Denne teknologi hedder RAID, som står for Redundant Array of Cheap Disks.

RAID-systemer kommer på forskellige niveauer, men den eneste der virkelig lever op til den "overflødige" del af navnet er RAID 5. I dette system, alle data er spredt over alle drev i enheden sammen med paritetsdata. Dette betyder, at hvis et drev fejler, kan dataene på de andre drev bruges til at rekonstruere alle sine data ved hjælp af paritetsinformationen for at udfylde de manglende dele. Dette tillader de andre drev at fortsætte med at arbejde. Udskift det mislykkede drev, og de resterende drev vil rekonstruere de manglende data på det nye drev.

Paritetsoplysningerne for de andre drev optager lagerplads, så den samlede kapacitet på NAS-enheden reduceres med størrelsen på en køre. I mange tilfælde er RAID 5 NAS-enheder konfigureret med fire harddiske. Til dette stykke brugte vi en 2 TB-version af TeraStation III fra Buffalo Technology (www.buffalotech.com), som har en anslået streetpris på $ 1.300. Denne enhed er konfigureret med fire 0,5 TB harddiske. Som følge heraf er den samlede tilgængelige kapacitet på enheden 1,5 TB, når RAID 5-konfigurationen anvendes.

RAID 5 gør datalagring langt mere pålidelig, men det er ikke en erstatning for sikkerhedskopier. For eksempel, hvis en vigtig fil slettes ved et uheld, slettes det fra alle drev. Og hvis en tyveri stjæler NAS-enheden, har du mistet alt. Den eneste måde at genoprette data tabt i en af ​​disse muligheder er at have backupkopier. Så tror ikke du kan springe over sikkerhedskopierne, bare fordi du har et RAID 5-system.

Bemærk, at der er andre RAID-niveauer, der ikke giver den samme slags beskyttelse. RAID 1 afspejler simpelthen dataene på to drev; Når data er skrevet til en, er de samme data også skrevet til den anden. Dette er mindre sofistikeret og har ikke fejlkontrollen, som paritetsdataene kan give. RAID 0 er designet til hastighed og ikke beskyttelse. Ved striping - spredning af en fils data på tværs af flere drev - og dermed tillader drevene at hente deres dele samtidigt, kan det forbedre ydeevnen, når de arbejder med store filer. Dette øger faktisk risikoen, fordi flere drev betyder mere sandsynlighed for fejl, og hvis du mister et drev, taber du indholdet af alle drev.

RAID 5 giver dig det bedste af RAID 1 og 0, da det giver redundans til beskyttelse og stribning for forbedret ydelse. Derfor skal du sikre dig, at du får en NAS-enhed, der har en RAID 5-konfiguration.

Hvad kan NAS gøre?

Sammen med harddiske indeholder NAS-enhedsboksen en computer dedikeret til at køre NAS opgaver. Det kører sikkert Linux, men alt hvad du behøver at vide er, at du kan få adgang til dens funktioner ved at bruge systemadministrationssoftwaren, der fulgte med enheden. Forskellige enheder kan tilbyde forskellige funktioner, men nogle er af særlig interesse for små virksomheder. Bemærk, at ikke alle enheder kan have alle disse funktioner. Og det er også vigtigt at indse, at mens disse funktioner kan være tilgængelige, behøver du ikke bruge dem, hvis du ikke vil have dem.

Selvom hele NAS-enhedens punkt er at lade enkelte computere få adgang til et netværk filer, kan du ikke give alle i virksomheden adgang til alle de delte oplysninger. De fleste systemer giver dig mulighed for at definere, hvem der har adgang til hvilke mapper på drevet . Du kan tildele adgangsrettigheder til enkeltpersoner eller grupper. Således kan alle i en salgsgruppe få adgang til alle forslag og bud, men de vil ikke kunne få adgang til medarbejderoplysninger. Du kan også give enkeltpersoner deres egne mapper, så de kan holde private filer på enheden.

Nogle NAS-enheder kan også være vært for en printer, så du kan bruge den til at dele en printer.

Nogle NAS-enheder kan Du kan også automatisk kopiere data fra et USB-drev, og placere dataene i en delt mappe.

De fleste NAS-enheder leveres med backup-software, men da du kan kortlægge en delt mappe til din computer, kan du generelt bruge alle de sikkerhedskopieringssoftware, du ønsker. Dette kan gøre det lettere for alle i virksomheden at sikkerhedskopiere alle kritiske filer, der gemmes lokalt på deres computer til NAS-enheden. (Du skal stadig have procedurer, der opretter sikkerhedskopier, der kan gemmes på stedet, men det er meget bedre end slet ingen sikkerhedskopier.) Ved at bruge en automatisk funktion, der gør det muligt at sikkerhedskopiere bestemte mapper på bestemte tidspunkter, kan du lave det er lettere for folk at kopiere deres værdifulde data og dermed gøre det mere sandsynligt, at de vil gøre det.

Hvis dit virksomhedsnetværk er forbundet til internettet, har nogle NAS-enheder adgang til de delte data på afstand. For eksempel ankommer du på et prospektkontor og opdager, at du ikke har medtaget nogen dokumentation, som du har brug for for et bud. Bare log på NAS-enheden og kopier den fil, du har brug for. Du kan også uploade filer, du har oprettet i feltet til NAS-enheden, så andre i firmaet også kan få adgang til dem.

Nogle NAS-enheder understøtter også Internet FTP (File Transfer Protocol), som giver brugere mulighed for at uploade eller Download filer til en bestemt del af NAS-enheden via internettet. Dette kan være særligt praktisk, hvis nogen forsøger at sende dig en fil, der er for stor til e-mail, eller når du har en sådan fil, du forsøger at sende til dem.

En NAS-enhed kan løse en masse små forretningsproblemer og gøre din adgang til vigtige data langt mere effektiv, så der er lidt grund til ikke at begynde at bruge en på dit system med det samme.