Brug Microsoft FindTime til at planlægge møder hurtigere på Outlook

Det er ofte ikke nemt at finde frem til den bedste tid til mødet med kontorkollegiet. Du skal først spørge dem om deres bekvemme tid og derefter matche det samme med din tidsplan for at nå frem til den bedst egnede tid for alle. Arbejdet med at afgøre, hvornår man skal mødes, er relativt simpelt, hvis de er mindre folk som deltagere, men hvad med om mødet kræver flere mennesker. Jobbet bliver bare svært med nogle ikke tilgængelige eller folk falder af på grund af forskellige årsager. Alt denne proces gør at du investerer masser af din produktive tid, er det ikke!

FindTime er et program, der kan hjælpe dig med at planlægge møder hurtigere. En tilføjelse til Microsoft Outlook hjælper FindTime dig med at beslutte en mødetid nemt med en systematisk tilgang og det også uden meget af dit engagement. Appen foreslår automatisk, hvilke dage og tider der fungerer bedst for folk, der skal deltage i mødet. Derfor hjælper du dig med at nå frem til konsensustiden temmelig let. Læs nedenfor for at finde ud af, hvordan du planlægger møder hurtigere.

FindTime for Outlook

FindTime reducerer organiseringstiden. Som arrangør foreslår du dine valgte tidspunkter for alle deltagere og giver alle mulighed for at stemme. Når der er opnået enighed ved stemmeafgivelse, sender FindTime mødeindkaldelsen på dine vegne og eliminerer dermed den tid, som du normalt skal investere i at koordinere med mennesker og ankomme til den bedste tid for alle.

For at begynde at bruge FindTime

Trin 1

Det første skridt er at installere FindTime og for at gøre det, er du forpligtet til at logge ind på Office 365-konti. Når du er logget ind, kan du installere FindTime fra Office Store. Når du har installeret, genstart Outlook, og du kan se FindTime-ikonet placeret øverst til højre på Outlook-skærmen. Bemærk forskellen i udseende i Outlook 2013, Outlook 2016 og Outlook på nettet vist nedenfor.

I Outlook 2013

I Outlook 2016

I Outlook på internettet

Bemærk: FindTime er kun tilgængelig på Outlook 2013, Outlook 2016 og Outlook på internettet.

Trin 2

Så du har konfigureret App`en, nu kan du sammensætte en ny e-mail eller svare på en eksisterende email til planlægning af et møde.

hvis du vil oprette et møde med de personer, der er angivet ved at besvare en eksisterende email. Klik på "Svar med mødeafstemning".

Et panel åbnes, hvorigennem du kan indstille varighedstiden for mødet. Den midterste og nederste del af panelet giver dig mulighed for at se tidsplanen for de personer, som du ønsker at invitere til et møde. Her kan du vælge flere tidsslots og sende dem til de involverede personer, der beder dem stemme.

Folkets status er repræsenteret af forskellige farver, og på samme måde kan du bestemme, hvilken mødeplads der passer bedst til alle.

Klik på "Næste", og du kan se de kortsluttede tidspor og faner som "mødeplads". Du er nu klar til at lave en invitation. Klik på "Indsæt til e-mail" for at lave en invitation.

Trin 3

Efter at have lavet en invitation, klik på "send" i dit indbakkevindue for at give folk mulighed for at stemme på de tidspunkter, du har valgt. Alle inviterede kan se onlineundersøgelsen om, hvem der stemmer, hvilken tid. Du kan endda vide, at andre kender til dit yndlingsspor.

Så snart stemmerne er ind, får invitationen tidsplaner, og dit møde er oprettet. Arrangøren får også en email om invitationsbekræftelsen.

Bemærk: På modtagernes side behøver de bare en e-mail-adresse for at modtage din invitation og internetadgang for at stemme på FindTimes hjemmeside. De kan også stemme fra enhver enhed, de ønsker fra. Modtagere behøver ikke at have FindTime installeret på deres pc eller håndtelefon eller i sagen en Office 365-konto.

Klik her for at begynde at bruge FindTime og fortæl os, om du kan lide denne nye app fra Microsoft.

Billedkilde: Microsoft.