Syv lektier, som SMB'er kan lære af Big IT

Bare fordi du ikke har en stor virksomhed betyder det ikke, at du ikke kan køre din it-operation som de store fyre. Her er syv måder at hjælpe din SMB - en lille eller mellemstore virksomhed - implementere nogle af de erfaringer, store IT-operationer har lært gennem årene. Ved hjælp af disse tips skal du kunne forbedre produktiviteten, reducere omkostningerne og holde din virksomhed i gang.

1. Standardiser på desktop og mobiltelefoner for at reducere supportforskelle

Dette er ikke så nemt som det lyder, fordi selvom du køber flere mængder af samme eksakte pc-model, kan systemerne stadig have subtile interne forskelle, der kan komme tilbage til hjemsøge dig, når du skal rette dem. Carey Holzman, en uafhængig forhandler baseret i Glendale, Arizona, løb ind i dette problem. Hans firma bestilte en bestemt model af computer, der indeholdt specifikke dele, der opfylder selskabets strenge krav. Men da han modtog pc'erne, fandt han, at systemerne indeholdt to revisioner af ATI-videokortet, hvoraf den ene forårsagede en uforenelighed med de mus, som virksomheden brugte.

[Yderligere læsning: Sådan fjernes malware fra din Windows-pc]

Og desværre for Holzman var pc-sælgeren af ​​ringe hjælp. "Leverandøren nægtede at anerkende ethvert ansvar for videokortets inkompatibilitet. Vi begyndte at bestille computere uden videokort efter det - indtil næste problem blev skåret op, og til sidst [vi] skiftede forhandlere helt," siger han.

For at holde uforenelighed til et minimum, bør du forsøge at lagre harddiske fra samme leverandør og at standardisere på samme model af eksterne enheder som printere, mus og tastaturer. Du kan også gøre brug af Windows Inspection Toolkit eller lignende hjælpeprogrammer for at holde styr på den specifikke konfiguration af dine systemer. Endelig skal du bruge drevbilledsoftware som Acronis True Image eller Norton Ghost til at lave kopier af din grundlæggende systeminstallation, så det nemt kan genoprettes i tilfælde af virusinfektioner eller andre problemer.

Mange it-butikker køber også ekstra pc'er og brug dem til udskiftninger. "Problemet er, at du er fristet til at bruge den som ny arbejdsstation, i stedet for som en erstatning, og så har du ikke længere et ekstraudstyr," siger Holzman. "Du skal lægge det i skabet og bruge det kun til at hjælpe dig gennem midlertidige it-nødsituationer." Udover at holde flere ekstra pc'er, er det også en god ide at købe en ekstra laserprinter og netværksnøgle, hvis dit er sydpå.

Holzman anbefaler også, at der opretholdes støtteaftaler med en lokal tekniker, så du behøver ikke at undersøge de fakturaer, der forsøger at fortolke det arbejde, der blev udført, og om teknologien var retfærdig og ærlig.

2. Udfør Off-Site Backups

Små virksomheder har stort set to metoder til at vælge imellem ved at lave sikkerhedskopier: Den ene er at kopiere kritiske data til en række eksterne harddiske og regelmæssigt rotere dem fra dit kontor til et fjernt sted (f.eks. En bank penge skab). Den anden er at bruge en af ​​en række online backup serviceudbydere som Box.net, Symantec Online Backup, Carbonite eller Mozy, der tilbyder lavpris gigabyte-niveau opbevaring. Big IT bruger typisk off-site tape storage på grund af mængden af ​​de involverede data, men for mindre outfits er onlinetjenester billigere og mere bekvem.

Tricket med en eller anden metode er at bruge dem religiøst og for at sikre, at Alle dine data kopieres regelmæssigt. Alternativet til online backup kan være særdeles praktisk på mere end en måde: Tidligere i sommer havde Damian Zikakis, en Michigan-baseret headhunter, sin bærbare computer stjålet, da nogen brød ind i hans kontorer. Han erstattede det et par dage senere; og fordi han havde brugt Mozy, troede han, at han var dækket med hensyn til at kunne bringe sine filer tilbage fra internettet.

Da Zikakis havde et øjeblik til at undersøge layoutet af sin nye maskine, "fandt han flere inkriminerende filer. De personer, der havde min computer, indså ikke, at Mozy-klienten blev installeret og kører i baggrunden. De havde også brugt PhotoBooth til at tage billeder af sig selv og havde downloadet en mobiltelefonregning, der havde deres navn på det, "siger han.

Zikakis gjorde en smule hovedjagt alene og kontaktede den relevante politi afdeling med disse oplysninger. De var i stand til at genoprette sin computer og har nu til opgave at finde ud af, hvem der faktisk tog den bærbare computer oprindeligt, og hvilke muligheder for retshåndhævelse at forfølge.

3. Brug hardware til at sikre din internetforbindelse

SMB'er er ofte ikke så opmærksomme på sikkerheden ved deres internetforbindelse som de burde være, og resultaterne af en sådan forsømmelse kan være katastrofale. Sidste år har hackere ramt salgsstedet (POS) af tøjdesignerfirmaet Nanette Lepore. Hackerne formåede at omkonfigurere de forældede firewalls og solgte nogle stjålne kreditkortnumre fra virksomhedens high-end kundekreds.

Dette skete, fordi selskabets butikskæde havde ringe eller ingen sikkerhedsforanstaltninger eller ordentlige procedurer. "Alle vores butiksklubber brugte samme adgangskode for at få adgang til POS'en," siger Jose Cruz, Nanette Lepores netværkschef. "Det var bredt åbent. Ingen havde nogensinde tænkt sig at ændre adgangskoder med jævne mellemrum eller endda bruge forskellige til hver bruger." Før jeg kom her var det ikke vigtigt at lægge vægt på POS-sikkerhed.

Cruz fik et opkald, som ingen nogensinde vil modtage - fra FBI, fortalte ham, at flere af deres kunder havde modtaget bedrageriske kreditkortafgifter. Dette førte til at finde ud af, at selskabets Netopia DSL routere var blevet hacket, og deres firmware var blevet ændret for at tillade hackere inden for deres netværk.

Butikkerne bruger nu SonicWall integrerede sikkerhedsenheder, og Cruz har implementeret kodeord for ændring af kodeord og anden sikkerhed procedurer for at sikre, at han ikke får en gentagelse af, hvad der skete før. En sådan tilgang kan hjælpe en SMB med at holde privat information sikker. En anden god politik: Sørg for, at al netværkstilgang er slukket, når en medarbejder forlader virksomheden.

4. Brug en VPN

Mange større it-butikker gør brug af virtuelle private netværk (VPN'er) for at sikre, at deres kommunikation holdes fortroligt, og at rejsende kan få adgang til hjemmekontorfiler og andre ressourcer, når de er på vej. Mange af disse VPN-produkter kan være ret dyre, men SMB-alternativerne behøver ikke at koste mange penge.

Nogle, som f.eks. Openvpn.org, er gratis, mens billige VPN-udbydere som LogMeIn. com's hamachi kan køre omkring $ 50 per person om året. "Hamachi giver os mulighed for at oprette forbindelse til hundredvis af vores kunder og overvåge levende videoer fra vores sikkerhedskameraer diskret og uden at skulle bekymre os om at blive ramt af uautoriserede brugere", siger Ben Molloy, vicepræsident for Pro-Vigil, San Antonio, Texas -baseret firma, der giver sikkerhed til off-timers byggepladser.

Og VPN'er kommer integreret i en række lavpris sikkerheds gatewayapparater. Nanette Lepore gør brug af SSL VPN'erne, der er inkluderet i SonicWall-apparaterne, til at forbinde deres butikker sammen og for at sikre, at ingen kan kompromittere deres kommunikation.

Lepore-firmaet opretter endog midlertidige konti for gæstearbejdere og vedligeholdelsespersonale, der er med vilje tidsbegrænset. At give konti til midlertidigt personale uden sådanne frister er en anden almindelig fejltagelse. Tidsbegrænsede konti betyder, at it-medarbejderne ikke behøver at huske at fjerne kontoen, når vedligeholdelsen er gennemført.

5. Kør personlige firewalls, især på Windows-pc'er

Windows er berygtet for at være et sikkerhedshuller, og de fleste større it-operationer kræver nu, at deres pc'er skal køre en slags personlig firewall for at forhindre infektioner og malware i at overtage. En bred vifte af produkter er til rådighed, men nøglen er at vælge en, gøre den til standard, og sørg for, at alle medarbejdere er uddannet om hvorfor det er nødvendigt at holde firewall'en kørende hele tiden, især når man rejser. Billige, men effektive firewalls omfatter AVG fra Grisoft.com, Online Armor og Kaspersky Labs.

Du kan imidlertid ikke altid styre hver enkelt maskine, og en uforsigtig bruger kan slukke for disse forsvar og lade virus komme ind. Det er her, hvor du har et drevbilledkopi, kan være til nytte.

En anden måde at håndhæve sikkerhedspolitikker og andre beskyttelsesforanstaltninger er at implementere et værktøj til endpoint sikkerhed, der vil blokere usunde pc'er fra at få adgang til netværket. Napera er et produkt, der specifikt er rettet mod SMB-installationer, og McAfee og Sophos har andre.

Matt Stevenson, som er direktør for informationsteknologi til Talyst, en apotekets automationsleverandør i Bellevue, Washington, har brugt $ 3500 Napera apparat på hans 120-nodes netværk i de sidste seks måneder. "Mange af vores medarbejdere er ude på banen, og de knytter sig til en lang række netværk. Når de kommer tilbage til vores kontor, tvinger Napera-boksen deres pc'er til at blive kompatible og for at sikre, at vores netværk ikke bliver smittet, "siger han.

6. Stol på VoIP PBX til dit telefonsystem

Da flere og flere store it-butikker kan attestere, har et VoIP PBX-telefonsystem enorme omkostninger. Den største er for dine fjernbetjeninger, der kan have udvidelser på dit hovedkvarters telefonsystem. Disse systemer er også meget fleksible med hensyn til opkaldshåndtering og tilbyder andre funktioner såsom viderekobling, flere samtidige ringe (hvor et indgående opkald kan besvares, hvor det er mere praktisk), såkaldt follow-me (hvor indgående opkald er routeret til bestemte numre på bestemte tidspunkter af dagen) og gør ikke forstyrre.

"Nu kan virksomheder få funktioner, der kan indstille reglerne for, hvordan de kontaktes, og være i stand til at drive mere forretning, når de er ikke på deres kontor ", siger Henry Kaestner, grundlægger og administrerende direktør for internetudbyderen Bandwidth.com, en af ​​de mange leverandører, der tilbyder denne form for service. CBeyond og Asterisk er andre virksomheder, der tilbyder VoIP PBX.

Disse systemer starter omkring $ 400 om måneden og har fordelen af ​​at kunne vokse eller indgå i kontrakt med dine bemandingsbehov. De kan også præsentere din virksomhed som mere professionel, med funktioner, der normalt findes på meget dyre telefonsystemer. Ulempen er, at du har brug for at sikre, at dit netværk er op til snus for at håndtere al stemme trafik; og for at få mest muligt ud af disse systemer vil du gerne finde en VAR eller konsulent, der er specialiseret i VoIP PBX-installationer.

7. Har en solid testplan for at tilføje ny teknologi

De store fyre sætter ikke ny teknologi i deres operationer uden først at lave en masse test først. Sammenlæg et testlaboratorium eller udpege et kontor, der vil være din "beta-bar", og opmuntre din mest tekniske medarbejder til at prøve nye ting, før de bliver implementeret.

Ramon Ray, ejeren af ​​webstedet Smallbiztechnology, råder over Ud over test, er det vigtigt at analysere en række forskellige muligheder. "Bare gå ikke til førstevalg, men tænk og gennemgå fordele og ulemper, og hvad der er mere tilgængeligt for dig. Under testen er det også vigtigt at overveje dine fremtidige behov. Mange mindre virksomheder tænker ikke på deres fremtidige vækst, som vil påvirke deres it-planer, "siger han.

David Strom er en veteranteknolog journalist, højttaler og tidligere IT-chef. Han har skrevet to bøger om computing og tusindvis af artikler. Hans blog kan findes på strominator.com.