Syv vigtige måder at reducere dine tekniske omkostninger

Teknologikostnader kan nemt spise ethvert budget - nogle softwareopgraderinger og nye systemer her, en anden IT-person til at administrere dit netværk der - og før du ved det har du helt ødelagt din fortjeneste.

Hvis din virksomhed kun har to personer eller to hundrede, kan disse tips hjælpe dig med at reducere omkostningerne, spare penge og lade dig fokusere på det, der virkelig er vigtigt: bundlinjen.

1. Brug Open Source og Free Software

Lad os se det - når du forsøger at holde din virksomhed bølgende, plukker du masser af kontanter til off-the-shelf software som ondt i at få et hulrum fyldt uden Novocain. Heldigvis kan freeware og billig software være en behagelig overraskelse med hensyn til robusthed og funktionalitet.

Selvom det ikke er så poleret som Microsofts Office Suite (men ikke så meget af en hukommelse eller ressource hog), er OpenOffice.org en gratis, open source-alternativ med en komplet række applikationer til tekstbehandling, regneark, præsentationer og databaser, der er kompatible med Microsoft Office. Selvom OpenOffice apps gør det muligt at gøre næsten alt hvad du kan gøre i Microsoft Office, er interoperabiliteten mellem de to suiter ikke sømløs. Hvis du f.eks. Bruger Words Track Changes-funktion, kan det være svært at senere slette eller ændre dine redigeringer, når du bruger dokumentet i OpenOffice og omvendt.

Google Docs er et andet rentabelt og gratis alternativ til Microsoft Office-- og har ingen software til at downloade eller installere. Selv om det ikke er så stort som Office eller OpenOffice, kan dets grundlæggende funktionalitet og strømlinet grænseflade være alt, hvad du nogensinde har brug for.

Oprettelse af PDF-filer kan være afgørende for erhvervslivet, men at bruge $ 450 på Adobes Acrobat Professional er ikke. CutePDF er et gratis program, der blot eksporterer filer til PDF. Bare download og installer det; fra målfilen skal du vælge File • Print, og vælge CutePDF fra printermenuen. (Hvis du bruger OpenOffice eller Google Docs, behøver du ikke engang at installere CutePDF - begge kan du eksportere til PDF direkte.)

2. Telecommute

Gartner Research forudsiger, at mere end 25 procent af den amerikanske arbejdsstyrke inden 2009 vil telecommute. Telecommuting giver dig mulighed for at spare på gasomkostninger, men du kan også forblive lige så produktiv, når du arbejder hjemme, takket være værktøjer, som gør det nemt at oprette forbindelse og samarbejde (næsten som om du var på kontoret).

Wikis gør det nemt at skrive tekst eller dokumenter, så en gruppe kan lave kommentarer eller ændringer. Nogle wikier er gratis og offentlige, mens andre er mere virksomhedsorienterede, med mere robuste sikkerhedsfunktioner. PBwiki tilbyder tre varianter: Business, Academic og Personal. Webstedet indeholder WSIWYG redigeringsværktøjer, lagerplads, SSL-kryptering, automatiske meddelelser via e-mail eller RSS og styrer adgangen. Det tilbyder også rimelige forretningspriser - det er gratis for en til tre brugere, $ 8 pr. Måned pr. Bruger for 4 til 99 brugere og $ 6 om måneden pr. Bruger for 1000 til 4 brugere.

De ovennævnte Google Docs er også telecommuter- venlig og tilbyder en overkommelig og nem måde at dele filer på (og holde tabs på ændringer). Når du først har oprettet en fil i Google Dokumenter, skal du blot invitere andre til at samarbejde online. Når du er færdig, kan du eksportere filen til Word, Excel, PDF eller PowerPoint.

Hvis du forventer at oprette et VPN (virtuelt privat netværk), kan tjenester som LogMeIn Hamachi bare være din billet til hovedpinefri fjern VPN-adgang. LogMeIn Hamachi lover let opsætning ved hjælp af peer-to-peer-teknologi for at lade medarbejdere fra lokalsamfundet få adgang til filer. Tjenesten fungerer inden for din firewall og koster kun $ 5 om måneden for en brugerlicens.

Hvis din virksomhed ikke har og behøver ikke en centraliseret server, er Central Desktop en måde at dele dokumenter online med næsten ingen Opsætning. På webstedet kan store eller små grupper nemt dele filer, holde styr på, hvem der har tjekket ud hvilke filer (eller ændret dem) og oprette separate desktops til flere grupper af brugere.

Den gratis plan giver dig 25 MB plads og understøtter to arbejdsområder med fem brugere hver. Den lavest betalte plan er $ 25 pr. Måned for tre arbejdsområder, 10 brugere hver og 500 MB arkivering. I den høje ende får $ 249 om måneden dig 100 arbejdsområder, 100 interne brugere (medarbejdere) og 100 eksterne brugere (leverandører, kunder eller partnere), 25 GB lagerplads og brugerdefineret branding. Et ekstra gebyr giver ekstra sikkerhed og webmøder.

For flere tip og casestudier, se PC World's Telecommuting Resource Guide.

3. Hold online møder

Hvorfor flyve ud for at se en klient, når du kan holde et møde i cyberspace? Brug af gratis videokonference-software, som f.eks. Skype, behøver du kun et webcam, en pc og en internetforbindelse - og sparer ikke kun penge på rejseudgifter, men også på langdistance. Skype dropper opkald nogle gange og kan være statisk, så hold et par møder, før du slipper din fastnet fuldstændigt.

Hvis du vil opgradere til en mere robust webkonferenceservice, kan Cisco's WebEx dele dokumenter, understøtte op til fire webkameraer og giver dig mulighed for at køre præsentationer fra dit skrivebord.

GoToMeeting er en anden løsning, der tilbyder VoIP, understøtter møder med op til 15 deltagere, og giver dig mulighed for at præsentere, samarbejde eller give træning fra dit skrivebord, hvor du sparer penge på rejse omkostninger og mødelokaler. Hvem ønsker ikke at lave præsentationer i deres pyjamas?

For det mere eventyrlystne giver Second Life dig mulighed for at oprette en avatar gratis og møde "i verden", lave video præsentationer og holde virtuelle møder eller træningssessioner. Du kan også købe kontorlokaler i Second Life, hvis du vil oprette et mere permanent sted for medarbejdere til at mødes og samarbejde.

4. Køb istandsat hardware

Mens du åbner en boks, der indeholder en skinnende ny computer, er en uovertruffen spænding. Besparelsen af ​​din virksomhed, et bundt er et nært sekund. At købe renoveret (næsten ny) hardware er en god måde at få en aftale på.

Hvis du har øje med et bestemt mærke computer, skal du gå til den pågældende fabrikants websted for at finde tilbud på renoverede systemer. Men bemærk at hver leverandør definerer renoveret lidt anderledes. Dell sælger f.eks. Tre typer renoverede computere, som alle testes og gendannes til fabriksspecifikationer: Certified Refurbished omfatter bærbare computere og stationære computere, der blev returneret til Dell og kan have mindre kosmetiske dæk eller pletter; Tidligere bestilt Ny betyder en pc, der blev afsendt ny, men kunden besluttede at returnere systemet uden så meget som at starte det; Scratch and Dent-produkter kan virke lidt mere "slidte" på ydersiden, men fungerer stadig godt, og de indeholder ikke dings eller ridser på håndledsstøtten eller skærmen.

Dell Outlet Store lader dig søge efter renoverede Dell-desktops, tilbehør og bærbare computere pr. prisklasse; de fleste af de varer koster op til 35 procent under detailhandel. For eksempel var en Flamingo Pink Certified Renoveret Inspiron 1720 bærbar computer med en Intel Core 2 Duo CPU, en 17 tommer LCD og en 120 GB SATA harddisk $ 879 på Dell Outlet-webstedet. Prisen afhænger af om varen har ridser og buler, hvad enten det er bestilt nyt og andre faktorer. Og hvis du ikke er tilfreds med dit køb, kan du returnere produkter inden for 21 dage fra afsendelsesdatoen, med mindre et restockeringsgebyr, hvis produktet ikke er defekt.

Apple sælger renoverede produkter, hvis du er en Mac-devotee. gennem sin online butik. Men forvent ikke store besparelser - nogle af de nyere produkter er kun $ 200 mindre end detailprisen. Men i nogle tilfælde kan du spare meget mere. Et nyligt kig på Apple Store afslørede en renoveret MacBook Air (med en 1,6 GHz Intel Core 2 Duo CPU, en 13,3 tommers blank skærm, 2 GB hukommelse, en 80 GB PATA harddisk og en indbygget iSight kamera) opført på $ 1499, mod $ 1799 detailhandel. En istandsat iMac (med en 2,8 GHz Intel Core 2 Extreme CPU, 24-tommers blank skærm, 2 GB hukommelse, en 500 GB harddisk og et indbygget iSight-kamera) blev noteret til $ 1599, sammenlignet med $ 2299 detailhandel.

Apples renoverede produkter er dækket af et års garanti, og du kan også købe en udvidet garanti. Apples renoverede produkter er "forejede", men Apples websted hævder, at hver vare gennemgår en "streng renoveringsproces, før den udbydes til salg." Nogle produkter blev returneret, mens andre blev bragt tilbage på grund af tekniske problemer. For at læse hele listen over renoverede tests og kvalifikationer, besøg Apples websted.

Amazon.com har en lang liste over istandsatte computerforhandlere, og webstedets sælgerbedømmelser giver dig straks besked om, hvilken slags du har at gøre med. Sælgerne rapporterer også udstyrets tilstand med et ratingsystem: God, Ligesom Ny, Renoveret, og så videre. Under Amazon's A-Z Safe Buying-garanti, vil sælgere lade dig returnere varer, hvis de er defekte.

eBay tilbyder også et væld af tilbud. Som køber vil du straks vide, om sælgeren er skyggefulde eller hæderlige ud fra brugeranmeldelser. Kig efter en sælger med en stor mængde positiv feedback, mindst 95 procent. Sørg for at tommelfinger gennem købers tilbagemelding for at se kommentarerne, før du dykker ind og byder på. Ligesom Amazon tilbageholder eBay købere, og samfundet vil starte nogen ud, hvis de ikke er på niveau.

Renoverede systemer må ikke være under nogen form for garanti, og sælgeren kan sælge den til dig "som det er". Dette kan være et mareridt, hvis operativsystemet simpelthen installeres på en ny harddisk, og drevet sidder fast i computeren. Sørg for at stille spørgsmål fra sælgeren, før du køber.

5. Skære ned på udskrivningskostnader

Ifølge GreenBiz.com behøver du ikke bruge penge til at være grøn. Du kan spare på papiromkostninger, hvis du blot kopierer sider på begge sider eller bruger forældet brevpapir til interne memoer. Hvis dit kontor i øjeblikket udsender papirnotater til medarbejdere, skal du prøve at sende notaterne i stedet på en central placering (f.eks. Et kort nær vandkøleren), hvor folk normalt samles og vil se det.

Et andet pengebesparende tip er at bruge din printerens udkaststilstand for at reducere blækforbruget og udskifte blækpatroner oftere. Draft mode er meget hurtigere og bruger mindre blæk. Når du udskriver e-mail og websider, skal du se efter en "printervenlig" mulighed.

Farvepatroner koster typisk mere, så udskrivning i gråtoner ved kun at bruge den sorte patron kan spare penge, og du vil erstatte din farvepatron mindre tit. De fleste printere tilbyder masser af indstillinger, så kontroller printerens software for at se, hvilke funktioner der kan spare penge.

Hvis du sjældent udskriver, men dit blæk er lavt, kan det skyldes, at printeren automatisk renser skrivehovederne. For at undgå dette skal du udskrive jævnligt (mindst en gang om ugen) for at undgå blækopbygning.

Se PC World Video, "Sådan sparer du penge ved udskrivning", for flere ideer.

6. Outsource Work

Mange virksomheder mangler en fuldtids IT-professionel eller har en meget overbeskattet person, som styrer netværket og systemerne. Eller måske har du et webprojekt, der skal færdiggøres eller en simpel pressemeddelelse, du gerne vil have skrevet, men har ikke personalet.

I stedet for at ansætte en headhunter (hvis gebyrer kan løbe 10 til 40 procent af en ny lejers første års løn) eller et midlertidigt bureau, brug en af ​​mange freelance sites, der adresserer alle mulige jobfunktioner og ikke koster en krone. eLance.com er en slags freelancer markedsplads, hvor entreprenører sender resuméer, porteføljer, referencer og detaljer om deres arbejde. Arbejdsgivere kan sende job eller invitere frilansere til at byde direkte. eLance tester freelancere på webstedet i deres givne fagområder for at certificere deres færdigheder og lader kunderne sende feedback, når job er afsluttet.

Guru.com er en lignende tjeneste, som lader dig søge gennem en ledig liste over freelancere efter kategori, modtage bud, tildele arbejde, se porteføljer og derefter betale for arbejde, når det er afsluttet. Hver professionel er gennemgået af tidligere arbejdsgivere og rangeret efter feedback. Webstedet tilbyder en bred vifte af jobkategorier - lovlig, programmering, markedsføring, CAD, fotografi - og er gratis for arbejdsgivere.

7. Brug Virtualiseringssoftware

Virtualiseringssoftware giver mange omkostningsbesparende fordele, som f.eks. Konsolidering af servere og reducering af backup og genopretningstid. Og fordi du kører færre servere, sparer du penge på din energiregning.

Industristandard VMware's tilbud løber gamuten fra suiter til styring af store datacentre til VMware Workstation til at køre flere operativsystemer på en enkelt computer. Ved at bruge VMware kan du teste nye operativsystemer eller prøve nye software uden risiko. VMware Player er tilgængelig gratis, så du kan importere backupbilleder eller dele data.

Microsofts gratis virtuelle server og virtuelle pc (søgning på microsoft.com) giver dig mulighed for at teste virtualisering og prøve firmaets Silverlight virtualiseringsværktøj.

Parallels er en af ​​de bedre kendte Mac-venlige løsninger. Parallels software kører på Windows og Linux værter, såvel som på Mac'er med dets Parallels Desktop til Mac produkt. (VMware har fulgt efter og tilbyder nu også en Mac-app.) Parallels tilbyder desktop-, server- og automations virtualiseringspakker med priser, der er mere overkommelige end VMware.

Hvis du hellere vil gå til open source-ruten, er FreeVPS et levedygtigt alternativ til den kommercielle software, der er nævnt ovenfor. Som med andre open source-softwareprodukter giver FreeVPS ikke officiel support, men fuld dokumentation er tilgængelig på webstedet.

Selvom økonomien kan være usikker, kan en kombination af fri software, gratis tjenester og en smule af kyndige kan hjælpe enhver virksomhed med at genoprette teknologiske omkostninger.