Spar tid og penge med online mødeværktøjer

Hvis du er ligesom mig, har du sikkert mod at deltage i forretningsmøder. Men der er opstået en række nyttige internetbaserede værktøjer, som kan hjælpe arbejdsgrupper med at planlægge og køre dem mere effektivt. Alle værktøjerne her arbejder i de fleste populære webbrowsere, og de fleste af dem er tilgængelige gratis eller til relativt lave månedlige gebyrer. Udfordringen er at forstå, hvilket værktøj der passer til en bestemt situation, fordi ikke alle møder holdes under de samme omstændigheder.

Synkroniser flere kalendere

Det er helt sikkert de mest almindelige situationer, hvor du vil synkronisere en fælles kalender, f.eks. mellem en persons PDA og deres Microsoft Outlook-skrivebord, eller mellem en chefs kalender og en assistents. Mange tjenester kan gøre delingskalendere mellem arbejdsgruppemedlemmer (eller endda mellem familiemedlemmer eller venner) nemmere. Både Google Kalender og Yahoo Kalender tilbyder gratis kalendersynkronisering og mange andre produkter - herunder Calgoo Connect, Apples MobileMe og iTunes til sine computere og iPhones, NuevaSync og SugarSync - arbejde med begge tjenester. BusySync og Spanning Sync kan også synkronisere Apples iCal-kalendere med Google Kalender.

Men disse synkroniseringstjenester fungerer ikke altid korrekt. En del af problemet er, at de fleste online kalender- og planlægningsprodukter gør brug af e-mail til anmeldelse af begivenheder og invitationer, og det er svært for forskellige kalenderprogrammer at genkende eller handle på sådanne e-mail-meddelelser på en ensartet måde. Et andet problem er, at hvis du får en e-mail fra kalenderprogrammet med en integreret webadresse, kan din virksomheds antispam-tjeneste muligvis blokere den. Og i endnu en situation kan to personer på to forskellige Microsoft Exchange-servere planlægge et fælles møde - det er muligt at tilslutte begge Exchange-kalendere, så de synkroniseres med samme Google Kalender-konto, men det kan være vanskeligt. En mulig løsning for det sidste problem er at bruge Cemaphores MailShadow til Google Apps til at synkronisere Exchange-serverne med Google Kalender; softwaren koster $ 60 pr. e-mail-konto om året.

[Yderligere læsning: De bedste tv-streamingtjenester]

En ting, som både Google Kalender og Yahoo Kalender er god at gøre, er at sende e-mail påmindelser om tilbagevendende møder til en samling adresser. Så længe du har indtastet de rigtige adresser, fungerer denne funktion godt.

Lad kunder oprette aftaler

TimeDriver's dashboard viser dig status for dine forskellige aftaler.

Hvad hvis du vil have dine kunder eller andre mennesker Er du ikke ansat hos din virksomhed for at bestille din tid direkte? Tidligere sekretærer havde ansvaret for chefens kalender og ville oprette mødetider med blyant og papir. Nu kan du pege kunder og eksterne kolleger til selvbetjeningsplanlægningswebsteder, som HourTown eller TimeDriver. Disse websteder kan vise dine medarbejderees frie og travle tider, samt hvilken resterende tid "inventar" er tilgængelig til aftaler. De sender også e-mail-meddelelser, og de kræver ikke nogen særlig software ud over en webbrowser for at bekræfte aftalen. Du kan nemt justere tidsplanen, når du går ud af byen eller ellers ikke er tilgængelig. Begge tjenester er tilgængelige til en rimelig pris: TimeDriver har en gratis 90-dages prøve og er $ 30 om året derefter; HourTown tilbyder tre forskellige planer, herunder en gratis, der tillader to månedlige bookinger.

Konfigurer en fælles mødetid eller et skiftschema

På SetMeeting er det forholdsvis nemt at organisere et møde blandt deltagere fra forskellige virksomheder.

Hvad med en situation, hvor du vil arrangere en fælles mødetid for folk, der kommer fra forskellige virksomheder? En mødeorganisator kunne sende en e-mail-meddelelse med en række mulige åbne tider og bede hver deltager om at afklare, hvilken af ​​disse tidspunkter der virker for dem. Men hvis du nogensinde har forsøgt at organisere denne form for møde, ved du, hvor hurtigt du kan blive begravet under alle e-mail-svarene.

De gratis tjenester SetMeeting.com (fra Meeting Agent) og Doodle er nyttige i denne henseende. SetMeeting.com største svaghed er, at når du starter processen, kan du ikke ændre mødelokationen uden at annullere og starte fra bunden. Doodle, som er mindre sofistikeret og har færre funktioner, er virkelig mere af en afstemningsenhed til at hjælpe dig med at finde en fælles tid; men du kan finde det attraktivt, hvis det er alt du ønsker at gøre.

Schedulefly har endda et Facebook-program, så du kan integrere din skiftkalender der.

En anden situation kan betyde, for eksempel et stort antal skiftearbejdere eller frivillige, hvis ledige tidspunkter du vil koordinere. Selvom dette ikke er et mødeplanlægningsproblem, kan det være en tidskrævende opgave, hvis du forsøger at håndtere det manuelt eller forsøge at gøre ordninger gennem en masse frem og tilbage e-mail. De betalte tjenester Schedulefly og Shiftboard er designet til dette formål. Den førstnævnte blev udviklet til restaurantpersonale, mens sidstnævnte oprindeligt var bygget til sundhedsmarkedet. Begge har siden udvidet deres fokus og kan køre i enhver webbrowser. Schedulefly starter ved $ 20 om måneden for op til 19 brugere; Shiftboard starter på $ 50 pr. Måned for fem unikke log-ins. Gebyrerne går op for større grupper. Schedulefly har også en Facebook-plug-in, så du kan koordinere og annoncere skiftetider der.

Send rejsevarsler til fjerntliggende kolleger

Trips hovedside viser dine kommende ture og hvem skal rejse i nærheden af ​​din by.

En ret usædvanlig tjeneste er den, der tilbydes af Tripit.com. Ideen bag hjemmesiden er, at du kan sende dine rejsearrangementer og bruge sine sociale netværksfunktioner til at fortælle dine medarbejdere og venner, når dine rejser tager dig til deres kvarter, eller for at finde ud af, hvornår de kommer i din hals i skoven. Selvfølgelig betyder opsætningen at sende flere invitationer til endnu et socialt netværk og få så mange mennesker som muligt (eller i det mindste dem, du vil se ansigt til ansigt) for at deltage i din Tripit-cirkel. Men når du har dit netværk af venner, er det forholdsvis let at underrette dem om din rejse: Du sender kun e-mail-bekræftelsen til dit flyselskab eller hotelreservation til en særlig adresse ([email protected]), og stedet analyserer automatisk Oplysningerne i bekræftelsen, finde ud af, hvem der rejser, og skriv din rejseplan til dit netværk. Tjenesten er også gratis, og den kan integrere med dit LinkedIn-netværk, så du ikke behøver at samle dit underretningsnettet fra bunden.

Som du kan se, kan alle former for web-baserede tjenester hjælpe dig med at planlægge og koordinere dine personlige møder mere effektivt. Nu hvis kun en person ville udvikle en tjeneste, der kunne fortælle alle, at du kører 10 minutter for sent til dine aftaler!