Strøm gennem tidsplaner med 21 Google Kalender-tricks

Måske oplader du gennem dine planer med Patton-lignende præcision og planlægger alt lige til minut. Eller, ligesom Marilyn Monroe, har du måske "været på en kalender, men aldrig i tide." Det er virkelig ligegyldigt, hvilken tilgang du tager - Google Kalender kan passe til din stil.

Tjenesten er tilgængelig, uanset hvor du befinder dig, og den tilbyder granulære kontroller til type A personligheder samt farvekodning til stilbevidste. Det er endda socialt bevidst, så du kan tilføje kalendere uden for din organisation og inddrage dit sociale netværk i begivenheder. Men du vil sandsynligvis forbande med det, når det fryser (selv om Google garanterer 99 procent uptime), eller når kalenderrør gør dig savnet et møde.

Du får adgang til de fleste af de følgende tip gennem tandhjulsikonet over din kalender.

Denne vejledning hjælper dig med at tage kontrol, uanset om du er en Google Kalender-nybegynder eller en strømbruger. De fleste tips gælder både for den gratis Google Kalender og den, der følger med et betalt Google Apps for Business-abonnement.

Ikke alle de nyttige genveje er officielle funktioner. Google bryder hele tiden nye concoctions, så besøg dets Labs for at finde unikke værktøjer. I modsætning til desktop software kan Google rulle ud nye funktioner, når den kan lide.

Arbej hurtigere og fokusere

1. Brug tastaturgenveje

Må ikke nå til din mus eller touchpad-Google tilbyder en lang liste over tastaturgenveje, der kan spare tid. De fleste er ret intuitive; For det første skal du trykke på bogstavet C på tastaturet for at oprette en begivenhed. For mere, tjek den fulde liste over genveje.

2. Find en dato i en fart

Spring lige til den dag, du skal planlægge.

Har du brug for at vide, hvad du gjorde i sidste sommer, eller vil du forhindre konflikter i fremtidige planer? Vade ikke gennem ugerne for at finde en bestemt dato. Besøg Labs fra tandhjulsikonet, aktiver 'Spring til dato', og klik derefter på Gem. Nu vises værktøjet "Spring til dato" til højre for din kalender, og du kan slå på en hvilken som helst dag for at gøre netop det.

3. Tilpas kalendernavigation

Brug din mini kalender.

Det er ikke umiddelbart indlysende, at du kan se din kalender mere end den dag, uge, måned eller 4 dage, som Google viser, men du kan. Gå bare til minikalenderen til venstre for hovedkalenderen, og fremhæv tidsrammen - som f.eks. To uger - som du ønsker at se. Din hovedkalender justerer straks. Hvad hvis du altid foretrækker at tælle dine dage i en usædvanlig mængde tid, f.eks. Tre ugers trin? Klik på tandhjulsikonet på din kalenderside, og i de generelle indstillinger ændres både 'Standardvisning' og 'Brugerdefineret visning' til 3 uger. Når du gemmer, vil du se 21 dage ad gangen, når du åbner din kalender.

4. Hvad er der på din dagsorden?

Se dine kommende planer i en farverig tekstliste.

Hvis du er en strømbruger med masser af delte kalendere og aftaler, kan dagsvisningen være svært for øjnene. Du kan få vist en almindelig tekstliste over de kommende dage ved at klikke på knappen Dagsorden over din kalender.

5. Dim mindre vigtige begivenheder

Carpe diem! Hvem bekymrer sig om hvad der skete i sidste uge? Hvorfor lade den ugentlige påmindelse om at ændre litterbox dominere din kalender? Du kan lave fortid og gentage fremtidige begivenheder ser lidt mindre levende ud. Klik på tandhjulsikonet, og find 'Hændelsesdæmpning' på siden Kalenderindstillinger. Kontroller en eller begge af Dim forbi begivenheder og Dim tilbagevendende begivenheder bokse. (På den anden side er denne mulighed måske ikke for dig, hvis du har en tendens til at glemme tirsdagens salgsmøde.)

Nu er dine mest presserende påmindelser og aftaler mørkere end andre.

6. Skjul weekender

Du bruger kun Google Kalender til arbejde, så tuck lørdag og søndag ude af syne. Du kan kun vise mandag til fredag ​​ved at klikke på tandhjulsikonet og vælge Skjul weekender på siden Generelle indstillinger.

7. Minimere alle-dags-begivenheder

Virksomhedens udeblivende kalenderposter er høje pladser øverst på din arbejdsdag. Få dem ud af vejen: Bare find den lille trekantede pil, der vises nedenfor og til venstre for den første dag i ugen, og klik på den. Nu vil du se en oversigt, som '19 begivenheder ', i stedet for en bunke med tekst.

8. Hold både arbejde og spil lige ved hånden.

Vend mellem dine Jekyll- og Hyde-kalendere.

Hvis du hellere ikke vil have private begivenheder i din arbejdsuge, kan du nemt skifte mellem dit hjem og din arbejdskalender. Sig, at du allerede er logget ind på din Google Apps for Business-konto. Klik på din email-adresse i øverste højre hjørne af Google Kalender-siden, og vælg Tilføj konto. Indtast detaljerne for din private Gmail-adresse. Nu, næste gang du klikker på din email-adresse i det pågældende hjørne, kan du se begge identiteter der, og du kan nemt skifte mellem de to kalendere.

Gør planlægningen smartere

9. Planlæg en begivenhed med en linie

Google Kalender kan forstå noget af dit sprog, hvilket betyder, at du kan tilføje en begivenhed med en tekstlinje, og du behøver ikke stå op med den fulde Create Event-formular. Start med at klikke hvor som helst i din kalender, og udfyld derefter tekstfeltet. Som Google foreslår, tænk som en reporter og leverer "hvem", "hvad", "hvor" og "hvornår" i en sætning. Du kan endda oprette tilbagevendende begivenheder ved at tilføje for eksempel "den tredje torsdag i hver måned." Som standard varer en begivenhed en time, hvis du navngiver en starttid uden en sluttid, eller det varer hele dagen, hvis du ikke ' t listen overhovedet.

Tænk som en reporter: Opret en begivenhed i en sætning.

10. Se, hvornår en kollega er tilgængelig

Udvid rullemenuen Andre kalendere til venstre for din kalender. Du får vist en liste over tredjepartskalendere, hvis du allerede har tilføjet nogle. Hvis din virksomhed bruger Google Apps for Business, skal du kunne tilføje kollegaer til medarbejdere. Bare begynd at skrive en persons e-mail-adresse, og Google vil forsøge at autofyldte resten. Du kan enten vælge en e-mail-adresse eller helt stave den ud, og den persons farvekodede aftaler vises pludselig i din kalender.

Visning af andres begivenheder hjælper, hvis du ofte skal bruge base.

11. Kontroller, om alle kan mødes i rummet med udsigten.

Lej Smart Rescheduler som din personlige assistent.

Når det er afgørende for alle hænder at være på dækket, er dette værktøj en godsend. Klik på tandhjulsikonet for at besøge Labs. Rul ned, vælg Aktiver til Smart Rescheduler, og klik derefter på Gem. Tilbage på din kalender, vælg det afgørende møde. Se til højre for din kalender for Smart Rescheduler-modulet, og klik på Find en ny tid. Google vil indlæse holdets kalendere og vise alles tilgængelighed på én gang. Det viser endda, hvor lang tid det er for folk i andre tidszoner. Hvis din virksomhed bruger Google Apps for Business, vil du også se forslag til ledige værelser i bygningen.

12. Skjul begivenheder, du ikke deltager i.

Ikke forvirret af en kedelig kalenderindtastning til et møde, du hopper over. Klik på tandhjulsikonet, og under fanen Generelt i Kalenderindstillinger siger du blot Nej til 'Vis begivenheder, du har afvist'. Umiddelbart under denne mulighed vil du se en anden indstilling for at hjælpe med at rydde op i din kalender. Som standard, når du modtager en begivenhedsinvitation, peger Google det i. Men du har andre muligheder under 'Tilføj automatisk invitationer til min kalender', herunder valget om ikke at se disse begivenheder, medmindre du har accepteret invitationen. Glem ikke at klikke på Gem.

Du behøver ikke at holde konfabberne, du hopper over på din dagsorden.

13. Lad Google Kalender RSVP for dig

Hvis du hellere ikke vil spilde tid, der svarer til nej til noget møde, der sker, når du er disponeret, vil dette værktøj spare tid. Besøg Labs efter at have klikket på tandhjulsikonet, aktiver 'Automatisk afvisning af begivenheder' og gem. Næste gang nogen inviterer dig til noget, der sker, når din kalender er booket, får de et øjeblikkeligt svar.

14. Gå ikke glip af det næste møde

Hold dig på sporet med denne lille ticker.

Vises du ofte for sent? Er din chef begyndt at lægge mærke til det? Blær en påmindelse til dit næste møde i store, fed bogstaver ved at tilføje et modul til din kalender. Du finder det ved at besøge Labs fra gearmenuen og aktivere 'Næste møde'.

15. Se, hvem der er ledig eller optaget

Tilføj kollegaer til din 'Gratis eller optaget' liste.

Dette tip er nyttigt, hvis du ofte møder den samme person og allerede deler en kalender med den kollega. Når du aktiverer "Gratis eller optaget" add-on (fra rullemenuen, vælg Labs), vises dette modul langs den højre kant af din kalender. Indtast din kollegas e-mail-adresse, og du får en statusbesked, der altid er "fri" eller "optaget". Ikke mere gå ned ad gangen til deres tomme kontor.

Administrer flere steder

16. Vis to tidszoner

Lad Pacific og Central tid eksistere sammen på din kalender.

Sig, at du deler måneden mellem San Francisco og Chicago. Du kan lige så godt vide, hvilken tid det er i begge byer med et overblik - og din kalender kan hjælpe. Klik på tandhjulsikonet, og vælg Indstillinger. Under fanen Generelt ser du din nuværende tidszone, Stillehavet. For at tilføje Central tid skal du klikke på Vis en ekstra tidszone, og vælg Central i rullemenuen. Tilbage på din kalender ses de gange for begge venstre kyst, og den tredje kyst vises nu side om side.

17. Administrer flere tidszoner

Din udvikler er i Ho Chi Minh City, din designer er i Reykjavik, og din investor er i Palo Alto. Hvis du skal spore et ton tidszoner på én gang, tager Google Kalender verdensuret mindre plads end det element, der er beskrevet i det foregående tip. Tilføj uret ved at besøge Labs fra tandhjulsikonet. Rul ned og vælg Aktivér ud for 'Verdensur'. Fra modulet, der vises på din kalender, kan du tilføje Indokina Time og Greenwich Mean Time sammen med din nuværende Pacific tid.

18. Kend vejret

Lad Google tjekke vejret for dig.

Nu ved du, hvilken tid det er i Chicago, men hvad skal du bære der? Lad din kalender lave prognosen. Klik på tandhjulsikonet, og i Generelle indstillinger rull ned for at indtaste din postnummer. Under det pågældende felt skal du vælge Celsius eller Fahrenheit under 'Vis vejr baseret på min placering'. Når du har klikket på Gem, vil du se ikoner som stormskyer eller en lys sol under dine heltidsbegivenheder. Klik på stormskyerne for dagens detaljer - og tag ud af dine galoscher.

Forbind din kalender med verdenen

19. Tilføj kalendere fra hele nettet

Få dit spil i kalenderen.

Google Kalender bruger iCalendar-formatet, som gør det nemt at dele dine kalendere og abonnere på andre folks kalendere. Hvis du planlægger din arbejdstid omkring Green Bay Packers, skal du f.eks. Klikke på den lille pil til højre for Andre kalendere, og vælg derefter Gennemse interessante kalendere. Klik på indstillingen Sport, og find dit hold. Du kan også søge på internettet for et emne, der interesserer dig, og tilføj "ICS" eller "ICAL" til forespørgslen. Blandt resultaterne kan du finde en webside med mulighed for at tilføje relaterede begivenheder til din kalender. Så længe du er logget ind på din Google-konto, er muligheden kun et klik eller to væk. Gå tilbage til listen over andre kalendere for at tildele en nyanse til hver kalender (klik på den lille pil ved siden af ​​en kalender i din liste), så du kan skelne mellem dem på et overblik.

20. Planlæg begivenheder fra dit sociale netværk

Måske bruger du allerede Google+ til arbejde, som for at holde videokonferencer på Hangouts. Hvis du har opbygget nok kontakter på netværket, kan det komme til nytte for planlægningen af ​​din store lanceringsbegivenhed. Fra din Google+ side finder du det tomme 'Del hvad nyt' -felt og klikker på kalenderikonet til højre. Indtast derefter detaljerne for din begivenhed. (På dette tidspunkt har Google+ dog ikke naturlige sprogkompetencer, så du kan ikke bare stave "Fundraiser næste tirsdag kl. 19.00.") Inviter nogen eller alle dine kontakter eller kontaktgrupper i "Inviter … 'inden du klikker på Inviter, vælg et billede for at klæde arrangementet op. Du kan også integrere Facebook-begivenheder med Google Kalender: Fra din Facebook-begivenhed, start med at klikke på Facebooks gearikon og vælg Eksporter begivenheder.

21. Del din kalender

Måske lancerer din virksomhed et ugentligt YouTube-show, eller blækket er tørret på din bogrejse. Gem dine fans tid ved at offentliggøre sådanne arrangementer og gøre din kalender tilgængelig for offentligheden. Under din mini kalender klik på den lille pil ved siden af ​​'Mine kalendere', og vælg derefter Opret en ny kalender. Udfyld alle felter, og vælg Del denne kalender med andre og derefter Lav denne kalender offentlig. (Hvis du foretrækker det, kan du begrænse delingen her til enkeltpersoner eller grupper på din virksomhed.) Når du er færdig, skal du føje et link til din kalender fra dit websted, og glem ikke at dele det på Facebook og Twitter: Du kan gribe indlejringskoden og webadressen til din nye kalender ved at besøge Indstillinger i menuen, der vises, når du klikker på pilen ved siden af ​​kalenderen.