Papirløs kontorløsning redigerer ambulancetjenesten

Når de første respondenter i Georgia- baserede nationale EMS går på arbejde, de redder liv. De producerer også et bjerg af papirarbejde, som alle skal styres nøjagtigt og opbevares sikkert i mindst syv år. Opbevaring af alle disse dokumenter var en monumental opgave, der kræver, at virksomheden bruger et stort lagerplads til at gemme alt. Og arbejdstiden spildt i at lagre og styre alt og hente dokumenter efter behov var overvældende 12-personers kontorpersonale.

For at få alt dette papirarbejde under kontrol, kaldte National EMS Computer Troubleshooters NRD. Vi vurderede virksomhedens nuværende infrastruktur og kom frem til en løsning, som forenkler processen med at håndtere al denne dokumentation, samtidig med at de opfylder de strenge krav i lov om privatlivets fred og omsorgsforsikring samt andre offentlige bestemmelser.

Overbelastning af dokumenter

Indtil de kaldte os, National EMS havde arbejdet ud af filkasser og store filskabe. Et filrum med seks lodrette arkivskabe blev brugt til at gemme filer, og hvert par måneder ville disse frysere fylde op. På det tidspunkt ville filerne flyttes til langvarig lageropbevaring, hvor de ville sidde i syv år. I mellemtiden ansætter firmaet kurerer til at hente dokumenter og levere dem mellem kontoret og lageret.

[Yderligere læsning: Bedste NAS-kasser til streaming og backup af medier]

Da firmaet også arbejder med Medicare og Medicaid, skal lave flere kopier af dokumenter til brug i flere filer. Et par dusin gange om dagen skal medarbejdere trække eksisterende filer fra lagerpladsen, hvilket tager ca. 15 minutter at komme op, gå til filrummet, finde filen, træk det og vende tilbage til deres skrivebord. Vi beregner, at de spilder det samme som to fuldtidsansatte, der trækker filer hver dag.

Vi har lavet en plan for at stoppe alt dette papir blandes og forenkle virksomhedens arbejdsgang, reducere lønomkostninger og forbedre effektiviteten.

Smartere dokumentstyring

Det første, vi havde brug for, var at eliminere virksomhedens afhængighed af filskabe og papir. For at digitalisere alt papirarbejdet installerede vi Kodak dobbeltsidede arkmatede scannere. Alle faktureringspersonale har nu deres egne scannere på deres skriveborde, og to større Kodak i1220 scannere er nu centralt placeret til almindelig brug. Fjernbetjeninger vil også have de mindre scannere og vil scanne direkte til serveren eksternt.

Kernen i vores løsning har vi implementeret Cabinet NG, et dokumenthåndteringssystem, der hjælper dem med at fjerne papir sammen, samtidig med at de leverer et sikkert, revisionsdrevet system, der gør det lettere for dem at overholde HIPAA og andre regler. Vi installerede en server til at håndtere denne belastning, da efterspørgslen på den bliver for høj til virksomhedens eksisterende server. Denne nye server vil også udføre rollen som terminalserver, så fjernbrugere kan få adgang til systemet uden at opleve forsinkelser.

Kabinet NG har også evnen til at trække oplysninger fra deres eksisterende system, så vi anbefalede synkroniserings- og retrieverindstillingerne til at integrere det til deres eksisterende programmer og infrastruktur. På denne måde vil de kunne trække de filer, de har brug for for en bestemt kunde, at de har trukket op i deres faktureringssoftware uden at skulle søge efter den pågældende klient i CNG. Synkronisering tillader enten en engangsimport eller en igangværende synkronisering af en eksisterende database, som f.eks. Deres faktureringssoftware. Retriever tillader dem at forbinde Cabinet NG til deres eksisterende programmer eller webapplikationer, så når de trækker en kunde i det pågældende program, hentes retriever dokumenterne i CNG. Dette er en stor fordel, fordi det tillod dem at integrere dokumentstyringen i deres eksisterende programmer uden at opgradere eller erstatte dem.

Vi anbefaler også, at de udnytter CNGs arbejdsgange til at automatisere nogle af deres mere almindelige opgaver. Men de flytter papir rundt på kontoret nu kan det ske elektronisk. Den nye arbejdsgang giver dem mulighed for hurtigt at udføre vigtige opgaver, som f.eks. At routere alle tidsark til en enkelt leder til godkendelse og flytte hele mapper til en bestemt til anmeldelse. Fremtidige workflow-planer, herunder automatisering af nogle af deres oprettelse af dokumenter og routing dem automatisk til den person, der skal godkende dem eller redigere dem næste. Vi vil være i stand til at oprette varsler og betingelser for ethvert dokument, som de har brug for.

For at holde licensomkostningerne under kontrol, anbefalede vi en kabinet NG 20-pladsers licens med en blanding af navngivne brugere og samtidige brugerlicenser. På denne måde kan den samtidige licens tildeles flere brugere, som dem, der arbejder i forskellige skift.

Udbetalingen

Den klareste fordel ved vores løsning er, at National EMS vil kunne afskaffe alt det papir og omkostninger forbundet med lagring af det. Overholdelse af HIPAA og andre regler vil være lettere at vedligeholde og lettere at spore. Ved at reducere mængden af ​​papir, de producerer, herunder at slippe af med kopimaskiner med høj volumen, som de plejede at lave flere kopier for hver fil, vil virksomheden spare ca. 6.000 dollars årligt.

Det nationale EMS vil også genvinde ca. 80 arbejdstimer pr. uge, da medarbejderne ikke længere behøver at manuelt arkivere og hente papirdokumenter. I mellemtiden vil elektroniske sporingsfunktioner i CNG forbedre medarbejdernes ansvar. Eventuelle papirdokumenter, som de har, kan nu scannes og makuleres. I løbet af de næste mange år vil virksomheden gradvist kunne omfordele sin lagerplads, da eksisterende arkiver når den nødvendige syvårige opbevaringsperiode.

Mød fordele

Doug Smith er ejer og indehaver af Computer Troubleshooters NRD, et Covington, Georgia-baseret it-firma med mere end 50 års kombineret it-erfaring på personale. Holdet besidder mere end 50 industristandard certificeringer, herunder flere MCSE'er. Kontakt dem på 404-477-1302 eller via deres websted.

For mere virkelige teknologiløsninger til små og mellemstore virksomheder - herunder skygtjenester, virtualisering og komplette netværksoverhalelser - tjek PC World's Tech Audit.

Hvis du er en leverandør af it-løsninger, der serverer det lille til mellemstore forretningsmarked, og du gerne vil lære, hvordan du kan bidrage til PC World Tech Audit, send mail til [email protected]. Vi søger altid mere talentfulde fordele.

Tech Audit er skrevet og produceret i samarbejde med IT-fagfolk på området. Alle anbefalinger og udtalelser udtrykt repræsenterer authors selvstændige vurdering og afspejler ikke nødvendigvis de af PC World eller dets redaktionelle medarbejdere.