Car-tech

Det papirløse kontor fortsætter med at fjerne os

Cottee Parker Goes Paperless on Queen’s Wharf

Cottee Parker Goes Paperless on Queen’s Wharf
Anonim

Siden starten af ​​personlige computere har der været forudsigelser om en all-digital fremtid, hvor papir var lille, men en fjern hukommelse. Decennier senere ser det ud til, at vi har gjort fremskridt hen imod det "papirløse kontor", men den utopiske vision er stadig langt væk.

Adobe, der købte digitalt signaturfirma Echosign i 2011, gennemførte en undersøgelse for at finde ud af, hvordan Tingene går frem på vejen til vores fremtidige digitale dokumenter. Undersøgelsen er baseret på data indsamlet fra en online undersøgelse blandt 1051 amerikanske ledere, der udarbejder, sender eller underskriver kontrakter og aftaler i små, mellemstore og store virksomheder.

Rapporten, "Paper: A threatened species?" afdækker nogle interessante resultater. Lige over halvdelen af ​​respondenterne, 51 procent, mener, at digital workflow gør arkivering og styring af dokumenter lettere, og 61 procent siger, at arbejde digitalt reducerer omkostningerne. Næsten en tredjedel mener endda, at den digitale arbejdsgang giver dem en kant og hjælper dem med at vinde forretninger.

God nok. Når man ser på infografisk fra Adobe, læner disse tal i den rigtige retning - omend ikke så stærkt som jeg ville forvente efter årtier af løftet om et papirløst kontor. Så kommer vi til kontrakter. Undersøgelsesresultaterne er næsten ensartede (98

Adobe infografiske højdepunkter resulterer fra undersøgelse

procent), at konkrete kontrakter eller juridiske dokumenter stadig gøres ved brug af papir - selv om næsten tre fjerdedele tror livet ville være lettere, hvis kontrakter blev gjort digitalt.

Som freelanceanalytiker og konsulent kan jeg garantere, at de fleste virksomheder stadig er afhængige af papir. Jeg har været på begge sider af papir-vs-digital opdeling, og jeg kan sige fra erfaring at digitale kontrakter er meget mere effektive.percent) at faktiske kontrakter eller juridiske dokumenter stadig gøres ved brug af papir, selv om næsten tre fjerdedele tror livet ville være lettere, hvis kontrakter blev foretaget digitalt.

Normalt sender jeg over nogle udkastsprog til kontrakt som en kontrakt, når jeg er enig i at arbejde med en klient. Klienten udfylder derefter eventuelle manglende detaljer og sender dokumentet tilbage - generelt i form af en PDF-fil. Jeg skal derefter udskrive PDF-filen, så jeg kan underskrive den og scanne det underskrevne dokument, så jeg kan returnere det til klienten. Derefter skal klienten udskrive min underskrevne version og underskrive det selv, så de kan scanne det og returnere den udfyldte kontrakt til mig. Det er en kedelig proces, der spilder papir i begge ender.

Jeg har også arbejdet med kunder, der anvender et digitalt signaturværktøj. Jeg har modtaget en email med et link til "underskrive" dokumentet. Jeg underskrev kontrakten digitalt, og vi var færdige og klar til at gøre forretninger. Ingen muss, ingen ståhej og ikke spildt papir.

Banker er en af ​​de værste lovovertrædere. Da jeg købte min bil, og da jeg købte mit hus, blev der brugt reams papir. De ønskede endda at bruge nogle arkaiske ting kaldet en faxmaskine (se det op på Wikipedia). Jeg paraferede og underskrev nok papir til at tage en lille skov ned for at fuldføre transaktionerne.

Papirløs kontor? Vi går langsomt fremad mod det mål, men vi er langt fra at nå den utopiske rørdrøm.