Office Live-tilføjelsesprogrammer, der fungerer over flere computere

Hvis du bruger Microsoft Office, og du ofte arbejder fra forskellige computere, skal du tjekke Office Live-tilføjelsen til Office Live Workspace (i øjeblikket offentlig beta). Denne gratis onlinetjeneste giver dig mulighed for at gemme og dele op til 5 GB Word-, Excel- og PowerPoint-dokumenter, og Office Live-tilføjelsen indeholder evnen til at arbejde med dokumenter i Office Live Workspace uden at overlade komforten til din Microsoft Office-app.

Installation af Office Live-tilføjelsen.

Fordelene ved at arbejde med Workspace og Office-tilføjelsen er kraftfulde. Uden at ændre den måde, du arbejder på, følger dine dokumenter dig, når du har en internetforbundet computer, der kører Office, og hvis du er væk fra din egen pc, kan du stadig få adgang til dine ting fra enhver anden maskine. Derudover gør Office Live Workspace deling af dokumenter på tværs af internettet trivielt.

Kom godt i gang er enkelt: For det første skal du have et Windows Live ID, hvis du allerede har en Hotmail-konto, er du allerede god til at gå. Gå derefter til siden Office Live Workspace, klik på "Kom godt i gang nu", log ind med dit Live ID og opret et eller flere arbejdsområder som følge af vejledningen på skærmen. Klik derefter på "Installer Office Live Update" for at installere tilføjelsen til Office XP, 2003 eller 2007).

[Yderligere læsning: De bedste tv-streamingtjenester]

Gem til et Office Live-arbejdsområde.

Når du er færdig med installationen, kan det ikke være enklere at arbejde med tilføjelsen. Hvis du vil åbne et dokument fra Office Live Workspace, skal du klikke på Office-knappen (i Office 2007) og vælge Åbn fra Office Live. Når du har godkendt dit Live ID, kan du gennemse Office Live Workspace som om det var dit lokale filsystem. Det er lige så nemt at gemme filer til arbejdsområdet, vælg blot "Gem til Office Live". I Office 2003 og XP sætter tilføjelsen Åbn og Gem knapper lige på din værktøjslinje.

Der er endda en version til Mac. Det er inkluderet i Office 2008 SP2. I Mac-versionen kaldes den Dokumentforbindelse, og den findes i menuen Filer under Åbn fra dokumentforbindelse. For at få adgang til det vælger du Tilføj en ny placering og derefter Log ind på et Office Live-arbejdsområde. For dem der hopper mellem forskellige operativsystemer, er det noget frustrerende, at Microsoft vælger at gøre PC og Mac Office-versionen så forskellig. Alligevel er det praktisk at kunne gemme en fil fra min pc og derefter åbne den på min Mac.

Mens nogle mennesker er utroligt organiseret, når det kommer til at styre filer, er andre mere tilfældige om hvor dokumenterne gemmes. Ved at gemme til sky-tjenesten som Office Live Workspace bliver det lettere at finde filer og styre forskellige versioner. Trods det siger Microsoft Workspace til styring af Work, Excel og PowerPoint-dokumenter, havde jeg ingen problemer med at uploade andre dokumenttyper. Dette er vigtigt, da projekter ikke ofte omfatter strenge Office-dokumenter. Håndtering af alternative filtyper kræver, at du arbejder direkte på webstedet Office Live Workspace.

For folk der arbejder strengt med Microsoft Office med et minimum af samarbejde, er dette produkt godt. Selvom det giver mulighed for at dele dokumenter via internettet, finder jeg det for at dele og samarbejde, er Google Docs stadig en mere omfattende løsning. I modsætning til Office Live-tilføjelsen giver Google Docs flere brugere mulighed for samtidig at redigere et enkelt dokument, og det kræver ikke, at alle brugere køber en kompatibel version af Office. Dette kan alle ændre sig, når Microsoft endelig udsender gratis webversioner af Office 2010 Suite. Men offlinefunktionerne i Google Dokumenter er i bedste fald rudimentære, og det er her, hvor Microsoft Office stadig skinner.

Michael Scalisi er en it-chef i Alameda, Californien.