Microsoft Excel-tips til at spare tid og arbejde hurtigere

Microsoft Excel er et godt værktøj, der gør dit kedelige arbejde på en nem måde. Uanset om det kan gentages opgaver eller administrere dataene på en ren måde, gør Excel det godt. Der er mange Excel-funktioner, som de fleste af os ikke ved. At kende de skjulte tips og funktioner hjælper os med at færdiggøre vores arbejde hurtigere og sparer meget tid. I dag vil jeg fortælle dig nogle Excel-tips for at spare tid og færdiggøre dit arbejde hurtigere på din Windows-computer.

Excel Tips til at spare tid

Vi kan være udsat for små problemer som at skabe flere linjer i en enkelt celle eller udskrivning af flere regneark på et enkelt papir. Vi følger forskellige teknikker til at gøre dette, hvilket måske ikke er så effektivt, som vi måske vil have dem. Denne artikel vil fortælle dig, hvordan du gør sådanne opgaver på en nem måde at spare tid på, så du kan færdiggøre dit arbejde på en hurtigere måde.

1. Flere linjer i en celle

Mens du fylder Excel-arket, skal vi nogle gange have meget information i en enkelt celle. Hvis du f.eks. Vil skrive adressen i en celle, skal den være på flere linjer i en celle. Så, hvis du trykker på "Enter " -knappen, flyttes kontrollen til den næste celle, men det er ikke, hvad vi ønsker. Tryk på Alt + Enter for at flytte markøren til den næste linje i samme celle. Dette ville være frelseren for at have flere linjer i en enkelt celle.

2. Tilføj celleværdier hurtigt

Hvis du vil tilføje værdier eller gennemsnitsværdi af flere celleværdier, er det ikke nødvendigt at bruge formlen. For at få disse grundlæggende ting udført, vælg cellen, tryk på " Ctrl " -tasten og vælg de celler, du vil have. På statuslinjen, som er nederst på Excel-arket, kan du finde summen, gennemsnittet og andre værdier, der beregnes. Hvis du vil se andre værdier, skal du bare højreklikke på statuslinjen og vælge den værdi, du vil se.

Du kan tilføje værdier som Minimum, Maksimum, Numerisk Count (udvalgte celler, der indeholder de numeriske værdier) og mange flere som dette.

Læs : Top 10 favorittips, tricks, tutorials om Microsoft Excel.

3. Opret diagramskabeloner for at genbruge

Oprettelse af samme slags diagram igen og igen er virkelig et repetitivt arbejde. Hvis du for eksempel vil oprette et diagram for salgsdata i hele måneden, er det bedre at oprette diagramskabelonen og bruge den samme skabelon hver gang du vil bruge diagrammet. Følg disse trin for at oprette og genbruge diagramskabelonen.

• Vælg de ønskede data og indsæt diagrammet på en regelmæssig måde.
• Formater det som du vil. Tilføj eller fjern gitterlinjer, datalabel, trendlinier og alt, hvad du vil.
• Når du har formateret diagrammet som du vil, skal du vælge diagrammet og klikke på "Gem som skabelon" under fanen Design.
• Gem nu diagram med ".ctrx" udvidelse. Standardplaceringen for at gemme diagramskabelonen er C: Users Brugernavn AppData Roaming Microsoft Templates Charts og gem diagramskabelonen på denne placering selv. Hvis du har brug for det, kan du endda vælge din destination.
• Nu skal du genbruge diagramskabelonen ved at vælge de nyeste data og gå over til "insert", i "Charts" sektionen, gå til "O ther Charts" og " Alle diagramtyper". Klik på Skabeloner og vælg den ønskede skabelon. Dette skaber diagrammet for de seneste valgte data.

Ved at bruge diagramskabelonen sparer det meget tid, og der er ikke behov for at oprette diagrammet som du vil fra starten.

4. Opret diagram fra forskellige celleværdier

Vi kan oprette et diagram fra celleværdier, der ikke er tilstødende. Som vi allerede ved, kan vi vælge værdier, der er til stede i forskellige celler ved at holde tasten Ctrl , og på samme måde vælge værdier, som ikke er de tilstødende celler, og indsæt derefter diagrammet. Hvis du f.eks. Har overskrifter i den første kolonne og værdier i den fjerde kolonne, skal du holde Ctrl-tasten nede og vælge den første kolonne og fjerde kolonne og derefter indsætte diagrammet.

5. Brug navne i formler til at forstå let

At have et navn er altid let at genkende. På samme måde er det let at forstå formlen godt at have et navn på en bestemt celle eller en række data og bruge det i formler. For eksempel er Kommissionen * B5 let at forstå end C2 * B5. For at gøre det skal du vælge celle eller rækkevidde af data og under fanen "Formler" klik på Definer navn. Det beder dig indtaste navnet og tjekke referencecellerne før du indtaster navnet og klik på "Ok".

Sig jeg oprettede navnet "Kommissionen" ved at vælge en bestemt celle, så når jeg bruger Kommissionen * B5 , refererer den til celleværdien, der blev navngivet Kommissionen.

Læs: Benyt bedst brug af Navnæske i Excel.

Bemærk: Navnet skal starte med et tegn og kan også starte med en understregning. Det skal ikke starte med et nummer, og det skal ikke have mellemrum.

Alle de oprettede navne kan ses fra navneboksen. Klik på rullemenuen i navneboksen, og den viser listen over oprettede navne. Vælg navnet, og det tager dig den pågældende region eller område i regnearket.

Dette er nogle af Microsoft Excel-tipsene for at spare tid og hjælper dig med at udføre dine opgaver nemt og hurtigt. Hvis du har noget at tilføje, kan du dele med os gennem kommentarer.

I morgen vil vi se på nogle avancerede Excel-tips og nogle Excel Online-tips.