Olielicenskonsulent Eliot Arlo Colon husker stadig det enorme globale udgiverfirma, der var "så darn overbevist", at det ville brise gennem en kommende softwarelicens revision uskadt.
Men når virksomheden faktisk støvet af sin E-Business Suite-kontrakt, blev det en grim overraskelse. I modsætning til en langvarig intern tro godkendte udgiverens brugerdefinerede licensaftale kun nordamerikansk brug af ERP-pakken (enterprise resource planning), ikke verdensomspændende til Colon, formand for Miro Consulting i Woodbridge, New Jersey. Virksomheden var på krogen for "titusinder af dollars" i licensgebyrer, selv om spørgsmålet i sidste ende blev afgjort for mindre end det beløb, sagde Colon.
Der er lidt svært at bevise, at sælgerne foretager mere revisioner end normalt i de seneste måneder, observatører og industri analytikere siger. Men selvom den sidste ting, som en cash-strapped IT-butik ønsker i disse dage, er en voldsom uventet faktura for licensaftale, kan det nu være en god tid at forberede sig på en i håb om at minimere skaden.
"Proactive er bedre end reaktive når det kommer til software-revisioner, "siger Robert J. Scott, en Dallas-advokat, der specialiserer sig i software-revisioner. Virksomheder bør stræbe efter at være i "en revisionsklar tilstand", tilføjede han.
"Du har brug for en systematisk proces til evaluering af, hvad der er på dine computere og hvad du har købt," udføres kvartalsvis om muligt, sagde Scott. Også "du skal gøre det med en analytisk rigor, der er tilstrækkelig til at certificere resultaterne som ægte og præcise i en juridisk sammenhæng. Hvis du ikke kan komme til det punkt, har du et stort problem."
Selvfølgelig kan nogle gange revisioner have gode resultater, hvilket gør at en virksomhed er overlicenseret, hvilket giver mulighed for at slippe af med shelfware eller overføre licenser til mere nyttige applikationer.
Mens han får en stabil strøm af anmodninger "For hjælp fra klienter, der har vist sig at være ikke-kompatible, er overlicensiering et" meget større "problem end underlicensering i disse dage, siger analytiker Duncan Jones for Forrester Research. Der er mange måder at få på sandheden, nogle dyrere end andre. Sælgere som Acresso sælger SAM (software asset management) applikationer til overvågning af overholdelse, og outfits som Miro Consulting kan foretage "venlige" revisioner og overholdelse af anmeldelser.
Men i mange tilfælde skal kunderne begynde med grundlæggende husholdning og tage skridt som at lagre alle deres software kontrakter på et enkelt sted, sagde Ray Wang, en partner med analytikeren firmaet Altimeter Group. "De fleste virksomheder har dem i arkivkabinetter, der spænder over flere steder."
Et andet vigtigt forebyggende skridt, kunderne kan tage, er at begrænse deres brug af virtualisering, indtil de fuldt ud forstår licensproblemerne, ifølge Jones.
"Jeg ser stadig en jævn strøm af virksomheder, som jeg troede ville have kendt bedre og fandt ud af, at de havde problemer med at overholde problemerne, fordi de ikke tjekke hvad der foregik og læste aftalen for at se, hvordan det ville klare [virtualisering], "sagde han.
Sælgere har lang licensieret software baseret på hardware-beregninger som servere eller processorer, og licensaftaler har en tendens til at antage, at applikationen vil blive permanent tildelt et bestemt fysisk aktiv, skrev Jones i en rapport, der blev udgivet tidligere i år.
Men applikationer kører inde i virtuelle maskiner "kan normalt ikke være permanent forbundet med de ressourcer, der støtter dem," skrev han. Selvom licensaftaler ofte giver kunderne overførsel af licenser til forskellige maskiner, tillader de ikke typisk "den løbende, hyppige omplacering, som en kunde ønsker at udføre for fuldt ud at udnytte virtualisering."
Kunder bør overveje bevægelser som omskiftning til en "navngivet bruger" licensmodel eller en ubegrænset brugsaftale, ifølge Jones 'rapport.
Uanset hvilke forholdsregler kunderne tager, er de under forberedelse til det uundgåelige, ifølge Colon.
Miro Consulting fortæller sine kunder "at antage, at de vil blive revideret på en formel eller uformel måde i de næste et til tre år af Oracle," han sagde. "Det er bare en kendsgerning."
Oracle og andre leverandører reagerede ikke på anmodninger om kommentarer til deres revisionspraksis.
Men mange revisioner stammer fra leverandør-støttede grupper som Business Software Alliance (BSA), der tilbyder whistleblowers op til 1 mio. USD for gyldige rapporter om krænkelser af krænkelse af software.
De fleste af BSA's tips - ca. 2.500 om året - kommer fra nuværende eller tidligere ansatte hos virksomheder, hvor der påberåbes forseelse, ifølge dens websted, som holder en løbende fortælling om bosættelserne betalt af lovovertrædere.
Kun omkring halvdelen af whistleblowers spørger om en belønning, ifølge BSA. "Folk ønsker at gøre det rigtige. Når de ser det her, især i større målestok, mener folk, at det er forkert," sagde Jodie Kelley, generalrådgiver og vicepræsident for piratkopiering.
I de fleste tilfælde har BSA beder virksomheder om at foretage egenkontrol af deres softwareaktiver, og forsøger at nå en løsning, hvis der ikke findes nogen overholdelse. Mens BSA kan klage, hvis en aftale ikke kan nås, foretrækker det ikke at tage det skridt, sagde Kelley. "Tvister er dyre på begge sider."
Hvis et selskab modtager et brev, der anmoder om en selvkontrol fra BSA skal dokumentet og dets indhold holdes nøje, ifølge Scott. "Du ved aldrig, hvem der samarbejder med BSA, eller som internt kan have et forhold til den utilfredse medarbejder," sagde han.
Hvis kunderne beslutter, at de ønsker at løse sagen uden for domstol, skal de skriftligt få det til kende, at alle dokumenter, de producerer, kun er til afvikling, og forhindrer sælgeren i at bruge dem i løbet af en retssag, sagde Scott. Der er kun lidt at få fra at give mere information end revisorerne kræver i et forsøg på at være forligende, siger Scott. "
" "Kunder, der tager stillingen," Vi skal vise dem alt. være retfærdige, de vil være rimelige for os? Når de leverer materialerne … rapporterer de en Jekyll og Hyde oplevelse [fra sælgeren], "sagde han.
Det bedste forsvar mod en officiel revision kan være at gennemføre en proaktivt, inden et brev ankommer. en selvkontrol udløser store problemer, virksomheder kan advare deres sædvanlige salgskontakt hos sælgeren, som kunne sætte tingene ret til den mest rimelige pris, ifølge Forrester's Jones.
En ting, der aldrig giver mening er et forsøg på at skjule noncompliance issues.
For en ting er sådanne handlinger "moralsk forkerte", sagde Jones. For det andet, hvis en virksomhed er fanget i en sådan doms handling, "kommer andre leverandører ned over dig," tilføjede han.
Jeg kan godt lide Linux netbooks. Jeg kan godt lide dem meget. De er lette, de er solide kunstnere, de er billige, og det ser ud til at de snart bliver billigere end nogensinde.
Ifølge Mike Elgan, der starter på Black Friday, fredag efter Thanksgiving, har du Jeg vil se nye, solide mærkenavn netbooks gå for så lidt som $ 199. Vi ser allerede Best Buy, der tilbyder Asus Eee PC 900a til $ 299. Vil vi se Asus Eee PC 1000, som jeg kan lide, for $ 399? Vi kan bare.
Jeg ser frem til Microsofts browserbaserede udgave af Office. Mens virksomheden ikke fører udviklingen til skybaserede apps, er det helt sikkert midt i bevægelsen. Microsofts suite vil blive frigivet næste år, men du kan spare penge ved at få adgang til online office-stil apps lige nu. In-browser produktivitets suiter er typisk gratis. Plus, jeg kan godt lide dem til lette systemer, f.eks. Netbooks, hvor Microsofts skrivebordssuite føles for opustet til selv at skrive.
Google Docs tilbyder gratis browserbaserede produktivitetsprogrammer med grundlæggende funktioner, der matcher Office-apps. Mens jeg ofte bruger den service, er jeg især interesseret i Zoho-pakken. Dets apps omfatter en renere grænseflade og et par funktioner ud over Googles muligheder.
Migrering af dine data og indstillinger fra din gamle pc eller OS til en ny er forholdsvis let. Microsoft giver endda flere versioner et gratis værktøj kaldet Windows Easy Transfer for at lette opgaven. At flytte dine programmer er et andet spørgsmål. Selvfølgelig kan du geninstallere dem alle selv - en nem, men lidt arbejdskrævende opgave - eller du kan bruge et program som PCmover Image Assistant ($ 40, kun køb). Lovende, som det lød i starten, kan dette program ikke spare dig meget tid eller
Selvom det er stort set, er dialogerne PCmover Image Assistant kortfattede. De går dig igennem overførselsprocessen.