Sådan bruges filterdataværktøjet i MS Excel

Jeg bliver hos mine venner og af samme grund opretholder vi et excelark til vores husholdningsudgifter. I slutningen af ​​hver måned sidder vi og analyserer vores udgifter på tværs af forskellige kategorier for at adskille det forfaldne og allerede betalte beløb.

Da der er mange data, har vi det svært ved at scanne gennem rækkerne og kolonnerne for at adskille alle muligheder. Dette fortsatte, indtil jeg udforskede det filterværktøj, som MS Excel tilbyder. Og tro mig, siden er tingene blevet meget lettere. Dette er præcis, hvad vi skal tale om i dag.

Brug af filterværktøjet gør det virkelig let at analysere og beregne ting. Lad os se på, hvad det kan gøre. Til at begynde med skal du have et excelark med data. Du skal også finde ud af kriterierne og den kolonneværdi, du vil filtrere.

For eksempel har jeg kolonne B (Forfalden og betalt) som en base til filtrering af mine data. Filterværktøjet findes under fanen Data.

Når du navigerer til den nævnte fane, skal du vælge den kolonne, du vælger at filtrere. Du kan vælge flere kolonner eller endda hele dokumentet. Tryk på Filter- ikonet, når du har foretaget dit valg.

Du vil bemærke, at et tragtlignende ikon vises i denne kolonneoverskrift og tilbyder en rullemenu til at foretage valg. Udvid denne menu, og fjern markeringen i felter, som du ikke ønsker at se i resultatsættet. Med andre ord skal du kun markere de felter / værdier, som du vil se, og tryk på Ok.

I vores eksempel vil du bemærke, at rækkerne med forfald under kolonne B udgør en del af resultatsættet. Alle andre rækker er filtreret ud. Du vil også se, at række 1 stadig viser Betalt, og grunden bag er, at excel betragter række 1 som kolonneoverskrifter og ikke som en værdi.

På en lignende måde kan du anvende flere filtre baseret på andre søjleværdier. For at rydde filteret kan du trykke på værktøjsikonet igen eller klikke på Ryd ud for det.

Der er en anden måde at anvende filtre på, og det kan anvendes mod en valgt celleværdi. Vælg en celle, og højreklik for at navigere til filteret. Der er fire typer valg, du kan tage her. Udforsk alle for at forstå, hvad de betyder.

Konklusion

Hvis du har brug for at vedligeholde excelark og også fra tid til anden kræve konsolideringsresultater, finder du filterværktøjet nyttigt. Det er ikke svært at mestre. Jo mere du bruger det, jo mere får det dig til at tænke, hvordan du levede uden det.

(øverste billedkredit: Microsoft Sverige)