Sådan låser du dataene i dine apps

Dine dagligdags kontorsprogrammer gemmer flere skjulte oplysninger i de dokumenter, du opretter og arbejder på, end du måske er opmærksom på. Sådan sikrer du dig, at du ikke offentliggør data, der skal forblive privat.

Skjulte data i dine dokumenter

Microsofts fjern skjulte dataværktøj lever op til sit navn med ældre Office-dokumenter.:

Du er revisor for et selskab, hvis bestyrelse har bedt dig om at give et resumé af udgifter og indtægter - en opgave Det kræver at du samarbejder med flere personer. Udkastet til din rapport - skrevet i Microsoft Word - ændrer hænderne i flere dage, da forskellige deltagere indsætter noter, spørgsmål og måske endda et par ubemærkede greb. [Yderligere læsning: Sådan fjernes malware fra din Windows-pc]

Du rydder op i dokumentet, inden du sender det til bestyrelsen, men kommentaren "Forventer de virkelig, at folk skal købe denne crap?" (sammen med navnet på den person, der tilføjede den og tidspunktet for oprettelsen), er ikke forsvundet - det skjuler simpelthen. Blandt de typer metadata, som regneark, Word-dokumenter og PowerPoint-præsentationer kan bevare i skjult (men let opdagelig) form er navn og initialer til enhver, der nogensinde har skrevet eller redigeret dokumentet; skabelon data; dokumentrevisioner redigering af kommentarer; navnet på din computer, firmaet hvis navn vises i licensoplysningerne for din kopi af Microsoft Office og navnet på harddisken eller serveren, hvor du gemte dokumentet.

Embedded information såsom filservernavne eller brugernavne - som ofte genbruges som log-in legitimationsoplysninger - gøre data tyveri det meget lettere for en corporate spion. Hvis du ikke vil offentliggøre detaljerne i virksomhedens interne netværk for hele verden at se, hvorfor vil du give væk bunker af den information, der er indlejret i de dokumenter, du producerer til internettet? Nogle af disse oplysninger er let tilgængelige, mens uddrag af andre dele fra dokumentet kan indebære brugen af ​​filredigeringsværktøjer på binær niveau.

Fix:

For Office XP og 2003 kan du downloade Microsofts værktøj til fjernelse af skjult data. For Office 2007-dokumenter kan du bruge kommandoen Dokumentinspektør til at se og (eventuelt) slette uønskede metadataaflejringer fra Word-, Excel- og PowerPoint-filer.

Mislykket redaktion

Hvorfor skal du bekymre dig: Tillad følsom privat Data for at nå frem til offentligheden gennem uforsigtighed afspejler dårligt på dig.

Scenario:

Akademikere, medicinske forskere og retsinstanser har nogle gange brug for at offentliggøre versioner af deres private forskningsnotater, data eller rapporter til offentligt forbrug. Når disse dokumenter indeholder følsomme personlige oplysninger - navne, socialsikringsnumre, gadeadresser og telefonnumre - er det ofte lettere at redigere eller dække de dele af dokumentet end at revidere den oprindelige fil. The sorte søjler, der dækker navnene på personer, steder og datoer i trykte dokumenter, er tilstrækkelige til en papirrapport, men digitale dokumenter er en anden sag. Der har været højt profilerede forekomster, hvor tredjeparter let afdækkede angiveligt redigerede oplysninger, fordi den person, der arbejder med dokumentet, ikke vidste, at alle, der er udstyret med den fulde version af Adobe Acrobat, kan fjerne en sort bjælke, der er malet over tekst i en PDF-fil. Hvis du har brug for at frigive oplysninger offentligt uden at offentliggøre følsomme detaljer, skal du passe på, at redaktionerne du laver, er irreversible.

Fix: NASA har de tydeligste online-instruktioner, der forklarer processen. I Word-dokumenter er det nemt at gemme en ny kopi af den fil, du planlægger at redigere: Sørg for, at Revisions Mode er slukket, og skriv derefter tekst over den tekst, du skal redigere. Hvis du vil redigere indhold i PDF-filer, skal du enten bruge en tredjeparts plugin (f.eks. Appellantens $ 249 Redax-hjælpeprogram) eller dække teksten med sorte søjler i PDF-filen, konvertere PDF-filen til et TIFF-billede og derefter omforme TIFF til en PDF. Den eneste ulempe er, at læsere mister muligheden for at søge tekst i en PDF, der er konverteret på denne måde.