Sådan får du mest ud af Outlook

Mange af os har et kærlighedsforhold med Outlook - ja vi hader det, fordi det nogle gange nedbryder uventet, eller det tager ekstra tre til ti sekunder at gøre noget, som vi ikke havde forventet. Men jeg tror for det meste, at mange af os kan lide Outlook og dens intuitive karakter. Web mail applikationer føler bare ikke så rig eller flydende som Outlook.

Outlook er sandsynligvis det første program du åbner, når du kommer ind på kontoret og det sidste program du lukker om natten (hvis du lukker det overhovedet). Her er mine top 10 måder at få en bedre oplevelse med Outlook. Jeg vil først dele de fem grundlæggende principper for at have en fantastisk Outlook-oplevelse, så vil du dele mere avancerede tip i mit næste indlæg.

Træk og slip noget

En af de største fordele i Outlook er, at du praktisk talt kan Træk og slip ethvert Outlook-emne fra en mappe til en anden. Træk en email i din kontaktmappe, og Outlook vil oprette kontakten for dig med for- og efternavne og e-mail-adresse for dig. Træk en email i kalendermappen, og igen oprettes en aftale for dig med kroppen af ​​den email, der er indtastet i kalenderens noter.

Højreklik på noget

Hvis du er i tvivl og ikke ved hvad du skal gøre Næste i Outlook, skal du bare højreklikke på et Outlook-element, og den menu, der vises, vil sandsynligvis have den funktion, du vil have. Højreklik på navnet i en e-mail-adresse, og vælg Tilføj til Outlook Kontakt, og din kontakt bliver automatisk oprettet. Højreklik på et kalenderobjekt, og du kan udskrive det og tage det med dig til din næste aftale.

Åbn flere Outlook Windows

Hvor mange af jer gerne vil have din indbakke, kalender og kontakter åbnet hele tiden? Du kan ved at højreklikke på ikonet Kalender eller Kalender og vælge "Åbn i nyt vindue", og en anden mappe i Outlook åbnes. Gør det samme ved at højreklikke på Kontaktikonet og "Åbn i nyt vindue."

Søg efter noget

Hvis du er som mig, venter et ekstra sekund for at finde noget er irriterende. En af de bedste funktioner jeg kan lide om Outlook 2007 er, at du kan søge efter ting meget hurtigere. Den hurtigere søgning selv er værd at opgradere, hvis du stadig bruger en version, der er ældre end Outlook 2007. Indtast bare et hvilket som helst ord i søgefeltet i din indbakke og eller en hvilken som helst mailmappe, og Outlook går straks for at finde dig den rigtige email. Du kan gøre det samme for Kontakter, Kalender eller Opgaver. Søgefeltet er øverst til venstre og vil meget hurtigt returnere dit søgeord. For eksempel skal du skrive i New York og alle dine kontakter, der har New York i deres adresse, eller der vises notater.

Opret ekstra mapper af noget

Mange af jer ved allerede, hvordan man opretter ekstra email mapper ved at højreklikke på din mappeliste og vælge Ny mappe. Vidste du, at du også kan oprette andre typer mapper, f.eks. En anden kontakt-, kalender- eller opgavemappe? For at oprette en anden kontaktmappe, indeholder måske kun en personlig kontakt, skal du bare højreklikke på et mappeelement og vælge Ny mappe. Under "Folder Indeholder" skal du vælge Kontaktelementer og vælge, hvor du vil have, at den nye kontaktmappe skal gemmes, og mappen vil så blive synlig.

Disse er de grundlæggende tips til at få en rigere Outlook-oplevelse. At blive fortrolig med disse funktioner bør barbere mange flere minutter, som du kan bruge til at reagere på dine e-mails. Næste gang vil jeg dække mere avancerede funktioner, der muligvis kan hjælpe dig med at reducere mængden af ​​e-mail i din indbakke.

James Wong er medstifter og administrerende direktør for Avidian Technologies, beslutningstagere af profeten, den nemme CRM-software for Outlook. James er en erfaren og grundlægger af tre succesfulde virksomheder og en aktiv investor og tilhænger af skibet.