Opret en dropdown-liste (valideringsliste) i MS excel-arbejdsbøger

De fleste på kontorer og andre arbejdspladser vedligeholder Excel-ark for at holde styr på visse poster og dataindgange. Til tider er vi også nødt til at dele arbejdsbøger. Uanset hvad det er tilfældet, er det meget vanskeligt at krydse checkindgange og validere deres korrekthed (især når der er enorme datamængder).

I stedet for at bekymre sig om fejl, ville det være en god praksis at oprette projektmappen eller arkene på en sådan måde, at den automatisk validerer poster og begrænser en bruger fra at indtaste forkerte input. Dette er nøjagtigt, hvad værktøjet Data Validation under fanen Data i MS Excel hjælper dig med.

Og i dag vil vi se på en af ​​dens funktioner, hvor du kan oprette en dropdown-menu til enhver celle, række eller kolonne og begrænse celleindtastningen til data fra listen. Dette betyder også, at brugeren aldrig vil kunne foretage en fejl.

Trin til at oprette en dropdown-liste

Trin 1: Vælg den celle, række eller kolonne, som du vil oprette valideringslisten eller rullelisten på. I mit eksempel har jeg valgt kolonne nr. E. Så brugeren skal indtaste værdier, som kolonne E er begrænset til.

Trin 2: Naviger til fanen Data og kig efter værktøjet Data Validation under afsnittet Data Tools. Klik på dette ikon og vælg Datavalidering til at begynde med.

Trin 3: Vælg pop-up-listen, der vises under fanen Indstillinger, på pop op- vinduet, der vises.

Trin 4: Derefter skal du indtaste kilden dvs. værdier, der udgør en del af listen eller værdier, der kan vælges eller indtastes. Du kan indtaste dem direkte i tekstboksen Kilde (adskilt af kommaer).

Alternativt kan du vælge en række celler fra det aktuelle ark i arbejdsbogen, og værdierne for disse celler betragtes som listen. Hvis du imidlertid vil gå med denne indstilling, bliver du nødt til at forberede listen allerede før trin 1.

Bemærk: Når dropdown i cellen er markeret, vises rullemenuen i projektmappen. Ellers fungerer kun valideringen, mens brugeren skal indtaste værdier.

Med dette oprettes dropdown og er klar til brug. Brugeren kan vælge en hvilken som helst værdi på listen. Og det smukke er, at det reducerer så stor indsats for at skrive manuelt.

Hvis en bruger imidlertid forsøger at indtaste værdier (ved at skrive manuelt), der ikke udgør en del af valideringslisten, bliver han bedt om en fejlmeddelelse.

Konklusion

Dette er kun en af ​​metoderne til validering af dataregistreringer. Værktøjet har endnu mere potentiale, end du kan forestille dig. Vi vil tale om flere af dens funktioner i den nærmeste fremtid. Indtil da skal du bruge dropdown og fortælle os om dine oplevelser.

Vil du gerne se flere af sådanne guider? Slip dine kommentarer!