Opret eller ændre standard desktop mail-advarsler til MS Outlook

Underretninger er en måde at meddele folk øjeblikkeligt på, at en bestemt begivenhed har fundet sted. Og du skal have oplevet en masse af dem på sociale netværkswebsteder. Personligt finder jeg dem virkelig nyttige med e-mails.

Jeg bruger MS Outlook som min e-mail-klient, og den måde, dets e-mail-alarmsystem fungerer på, hjælper mig med at holde mig på toppen af ​​mine e-mails. Med et blik lærer jeg kendskab til beskeden og kan beslutte, hvad jeg skal gøre med den. Men til tider har jeg mistet fokus fra vigtige opgaver på grund af ikke så vigtige e-mails.

Så jeg overvejede at deaktivere standardmailfunktionen og oprette personaliserede regler / alarmer til bestemte typer meddelelser (overvejer ting som afsender, emne osv.). Her er, hvordan du kan gøre det samme.

Trin til at deaktivere standardvarselfunktion

Hvis du vil oprette advarsler til en bestemt type meddelelser, skal du deaktivere standardindstillingen. Ellers ville der være to alarmer for hver sådan meddelelse.

Trin 1: Naviger til Værktøjer -> Indstillinger for at starte dialogboksen Indstillinger. Fremhæv her fanen Præferencer og tryk på knappen E-mailindstillinger under afsnittet E-mail.

Trin 2: Klik på Avancerede e-mailindstillinger i dialogboksen E-mailindstillinger.

Trin 3: Fjern markeringen i indstillingen Vis New Mail Desktop Alert for at deaktivere standard desktop alarmer.

Trin til at oprette tilpassede alarmregler

I dette afsnit definerer vi regler for meddelelser, som vi gerne vil modtage e-mail-advarsler for.

Trin 1: Højreklik på en meddelelse (fra personen til din regel for at advare kortlægning) og vælg Opret regel.

Trin 2: Marker afkrydsningsfelterne for de parametre, du vil anvende, og marker derefter afkrydsningsfeltet for Vis i Alert-vinduet om nyt element. Derudover kunne du afspille en valgt lyd, hvilket ville betyde, at du kunne kortlægge forskellige toner til forskellige mennesker.

Trin 3: Du kan også navigere til Avancerede indstillinger for at anvende flere filterparametre og tilføje undtagelser til reglen.

Du kan også køre reglen med det samme for at kontrollere, om den fungerer. Når du er færdig, vil din tilpassede alarmeregel være klar til funktion.

Hurtigt tip: Du behøver ikke altid oprette en ny regel. Hvis du har en eksisterende (f.eks. Til postfiltrering) kan du bare åbne denne regel ved at navigere til Værktøjer -> Regler og advarsler og markere de rigtige / påkrævede felter.

Der er dog en vis forskel i standard pop-up-vinduet og det tilpassede alarmvindue. Mens standard pop-up vises i nederste højre hjørne af skærmen, vises alarmvinduet øverst på hvad du kører.

Konklusion

Det er en god gestus at være opmærksom på e-mails næsten øjeblikkeligt og også godt at svare på dem så hurtigt som muligt. Desktop-underretninger hjælper i vid udstrækning med denne aktivitet. Men så er ikke alle e-mails vigtige, og ikke alle af dem kræver øjeblikkeligt svar og afledning fra aktuelle opgaver.

Oprettelse af tilpassede alarmregler kan virkelig hjælpe dig i dette scenarie. Fortæl os, hvis du finder det nyttigt.