Sådan sikkerhedskopieres og synkroniseres zoho-dokumenter

Når det kommer til at vælge mellem Google Docs, Zoho Docs (Writer) eller MS Word Online, og den mest primære bekymring, der kommer til tankerne, er tilgængeligheden på tværs af platforme. Alt hvad du behøver er en anstændig internetforbindelse, og du kan fortsætte dit arbejde næsten overalt. Og samarbejdsfunktionen er kirsebær på toppen.

Du vil føle en ekstra følelse af sikkerhed, hvis du ved, at du har en sikkerhedskopi, du kan falde tilbage på, hvis du under nogle uforudsete omstændigheder ikke har adgang til de (n) primære fil (er). En trist situation, men som vi alle ved, sker det med de bedste af os.

I dag betragtes det som en norm at tage en cloud-sikkerhedskopi af dine offline filer. Og det er unødvendigt at sige, den anden måde er også sandt. Når alt kommer til alt vil du ikke tabe dine dyrebare data.

Heldigvis giver Zoho Docs dig mulighed for at synkronisere dine filer med tjenester som Dropbox eller giver dig mulighed for at gemme din Writer-fil på din Google Drive-konto.

Lad os se, hvordan vi får det til.

Også på

10 tip til brug af Zoho Notebook som en professionel

Synkronisering med Dropbox

Zoho Docs giver dig også mulighed for at konfigurere din Dropbox-konto. Den eneste fangst er, at det er en tovejs-synkronisering, hvilket betyder, at alle dine filer på din Dropbox-konto vil blive synkroniseret med Zoho og vice versa.

Følg nedenstående trin for at konfigurere din Dropbox-konto.

Trin 1: Åbn Zoho Docs, og klik på Dropbox-ikonet i øverste højre hjørne. Klik på Konfigurer din Dropbox-konto.

Nu bliver du omdirigeret til et nyt login-side. Alt hvad du skal gøre er at indtaste dine Dropbox-kontooplysninger og logge ind.

Trin 2: Når kontoen er verificeret, ser du dit Dropbox-brugernavn. Klik på det, så omdirigeres du til synkroniseringskonfigurationssiden.

Mappestrukturen i både Dropbox og Zoho Docs vises, og alt hvad du skal gøre er at vælge den rigtige mappe til din opgave. Når det er gjort, skal du trykke på knappen Synkroniser mapper, og det er det. Synkroniseringen starter straks.

Du kan endda vælge synkroniseringstider. Afhængigt af din prioritering, kan du vælge Synkronisering kontinuerligt. Men jeg vil sige, gå med Sync én gang, da det tager sig af de fleste af tingene.

Vidste du: Dropbox Paper har en horde af tastaturgenveje til formatering af tekst.

Ting at huske på

Zoho Docs tillader kun en Dropbox-mappe at synkronisere. På nuværende tidspunkt har jeg holdt min Dropbox-mappe tom, da jeg ikke vil have disse filer i Zoho. Zoho tillader heller ikke synkronisering af undermapper og filer i disse mapper.

Hvis du sletter en fil i en af ​​tjenesterne, bliver du nødt til at fjerne filerne i den anden manuelt. Dette skyldes, at Zoho Docs ikke har synkronisering af filsletning som skrivningstidspunktet.

Synkronisering med Google Drev

Zoho Docs lader dig ikke synkronisere mapper eller dokumenter til Google Drev, teknisk set. I stedet kan du gemme en fil direkte på Google Drev. Du kan også bruge denne proces til at gemme filer i din Dropbox-mappe.

Når du er færdig med dit arbejde med dokumentet (og alle de kommentarer, der er adresseret), skal du klikke på Filer> Gem på andre drev og vælge Google Drev fra listen.

Naturligvis skal du logge på og give de relevante tilladelser. Når det er gjort, skal du være i stand til at se alle dine Google Drev-mapper pænt vises i det lille vindue.

Nu kan du enten vælge eller oprette en ny mappe for at gemme din fil. Tryk blot på knappen "Føj til denne mappe", og dit dokument uploades med det samme.

Den gode ting ved denne proces er, at du kan vælge formatet på din fil. Fra PDF til DOCX eller ODT er du fri til at vælge fra en anstændig liste over indstillinger. Du kan også tilføje mere end en Google Drive-konto. Hvis du er en person, der er lidt paranoid omkring privatlivets fred og sikkerhedsproblemer, kan du endda fjerne kontoen, når du er færdig med dit arbejde.

For begge skal du klikke på Indstillinger> Fjern i vinduet Gem til andre drev.

Desværre er den samme funktion ikke aktiveret for Zoho-præsentation eller Zoho-regneark.

Også på

#Google Drev

Klik her for at se vores google drev artikler side

Hvad med offlinebackup

Selvom Zoho Docs ikke giver en oprindelig måde at sikkerhedskopiere filer til din pc, er der en lille løsning. Brug af dette kan du opnå næsten lignende resultater. Jeg sagde lignende og ikke nøjagtige.

Hvis du er en almindelig Zoho Docs-bruger, skal du ved nu, at det giver dig mulighed for at downloade filer til din pc. Den gode ting er, at Zoho Docs giver mange muligheder, du kan vælge imellem. Så uanset om du vil gemme filen som en PDF eller som en almindelig tekstfil, er valget dit.

Det gør du ved at åbne Fil, klikke på Download som og vælg en af ​​indstillingerne. Du kan også vælge at beskytte dine filer med en adgangskode, hvis du bruger en delt computer.

Pro-tip: Zoho Writer tilbyder en distraktionsfri skrivetilstand kaldet Focus Typing. For at få adgang til det, skal du klikke på Værktøjer> Indstillinger for layout og skifte til kontakten til Fokusskrivning.

Også på

Sådan opsættes Windows-sikkerhedskopi til at forsvare jer mod Ransomware

Velkommen fred!

Med et moderne touch og seje redigeringsværktøjer er Zoho Docs et passende værktøj til alle dine tekstbehandlingsopgaver eller regnearksbehov. Desuden er de pæne samarbejdsfunktioner prikken over i'et. Og når du først har fundet ud af, om du får en ordentlig måde at tage backup af alle dine vigtige dokumenter, vil jeg sige, at du bliver sorteret.

Next up: Når vi taler om samarbejde, vidste du, at Zoho Writer giver dig mulighed for at låse dine dokumenter under samarbejdet? Læs følgende indlæg for at kende alle de skjulte tip og tricks.