Android

Tilføj kalender, der viser tidsplan for at se ud af kontorsvar

Microsoft Teams Scheduling MEETINGS with Outlook (all you need to know)

Microsoft Teams Scheduling MEETINGS with Outlook (all you need to know)

Indholdsfortegnelse:

Anonim

Opsætning af Out Of Office (OOO) svar til automatisering af e-mail-svar (når du er på ferie) giver et professionelt præg på den måde, vi håndterer vores e-mails. De fleste af os har imidlertid udviklet eller anvendt standardprocessen med kun at specificere vores datoer for utilgængelighed i vores meddelelser.

Lad os ændre denne stil og give en innovativ kurve til, hvad mailerne ser på vores automatiserede svar. Hvorfor ikke prøve at inkludere detaljer om vores forlovelse i denne periode (eller før og efter den periode), så de mennesker, der forsøgte at nå os, kan planlægge at kontakte (igen) i overensstemmelse hermed.

Og i dag lærer vi, hvordan man inkluderer sådanne detaljer på en grafisk måde, dvs. ved at tilføje en minikalender (med udvalgte detaljer) til sådanne meddelelser i MS Outlook.

Trin til at medtage en minikalender i feriesvar

Processen gennem trin 1 og 2 er almindelig for alle Outlook-brugere. Trin 3 gælder dog ikke for dem, der bruger OOO Assistant (tilgængelig i MS Outlook Exchange-udgaven). Vi vil dække, hvad sådanne brugere kan gøre, mod slutningen.

Trin 1: Start MS Outlook-klienten, og naviger til dens kalenderdel fra bunden af ​​venstre rude. Højreklik på den kalender, du vil medtage i de automatiserede meddelelser; og tryk derefter på Send via e-mail.

Trin 2: Du ser en dialogboks, hvor du skulle indstille datointervallet og vælge det kalenderomfang, du gerne vil dele.

(a) Du kan også ændre din kalender her, i tilfælde af at du havde taget et forkert valg eller besluttet at skifte.

(b) Vælg det interval / periode, som du gerne vil udgøre en del af dine svar. Generelt ville det være de næste 7 dage (i det mindste gør jeg det).

(c) Vælg de detaljer, du vil dele. Her foretrækker jeg at angive begrænsede detaljer.

(d) Du kan muligvis skifte de avancerede indstillinger for flere præferencer og begrænsninger.

Når du gemmer indstillingerne, importeres din kalender som en e-mail-meddelelse. Du vil se en miniatyrkalender med farveindekser på datoer, der definerer dit engagement. Datoerne indeholder også links til de detaljer, der er anført længere nede i beskeden.

Jeg foreslår, at du fjerner vedhæftningen, fordi det ville blive overflødige data.

Trin 3: Proceduren efter dette inkluderer oprettelse af en ny regel og indstilling af den som en ferie respons. Det forklares detaljeret i et andet indlæg her. Følg trin 2 til slutningen af ​​den artikel.

Bemærk: For dem, der bruger OOO Assistant, skal du kopiere resultatet af trin 2, navigere til det sted, hvor du indstiller din meddelelse til svar, og indsæt den der.

Konklusion

Så skal du indstille dine svar med en minikalender næste gang? Jeg garanterer, at de, der modtager sådanne svar, vil sætte pris på dig mere end nogensinde. Glem ikke at dele denne artikel med dine kolleger og venner, hvis du kan lide den.