Google Voice gør små virksomheder lyd større

Google Voice har været genstand for kontroverser og overskrifter for alle de forkerte grunde, da tilgængeligheden blev udvidet tidligere i år. På den anden side har Google Voice, selv med begrænset tilgængelighed, nået næsten 1,5 millioner brugere, og halvdelen af ​​dem bruger angiveligt tjenesten dagligt.

Google Voice udskriver dine talemeddelelser og e-mails dem til dig.

Grunden for dens popularitet er ikke svært at se. Google Voice tilbyder en overflod af samtalehåndteringsfunktioner til en pris, der ikke kan være beatfri. For små og mellemstore virksomheder er Google Voice en mulighed for at bruge avancerede opkaldsadministrationsfunktioner, der typisk er reserveret til dyre stemmeopløsninger i større virksomheder.

Store virksomheder har IP-PBX'er og dedikerede stemmeadministratorer til at styre det, eller de har flyttet til forenet kommunikation og have et stemme miljø bygget op Microsoft eller Cisco eller en anden samlet kommunikationsleverandør. Små og mellemstore virksomheder har dog ikke de finansielle eller personalemæssige ressourcer til disse løsninger. Lad os se på, hvordan mindre virksomheder kan sætte Google Voice i gang.

[Yderligere læsning: De bedste tv-streamingtjenester]

Samtidig ring

Google Voice giver dig mulighed for at få et indgående opkald til Google Voice-nummeret samtidigt på flere telefoner. På individuelt grundlag kunne opkald ringe til en kontortelefon og en mobiltelefon samtidig for at sikre, at vigtige opkald når dig uanset hvor du er.

Virksomheder kan sætte denne funktion til brug som en form for afdelingsdirigering. Du kan bruge et Google Voice-nummer til en afdeling, f.eks. Salg eller kundeservice, og få Google Voice-nummeret til at ringe til skrivebordstelefonerne på alle de ansatte i afdelingen, så kunderne får et effektivt svar.

Custom Ring til hilsen og routing

Du kan oprette grupper i Google Voice og oprette unike opkaldsadministrationsindstillinger for hver gruppe. En salgsafdeling kan bruge denne funktion til at oprette forskellige grupper for hver sælger. Indgående opkald, der er knyttet til en sælgeres gruppe, kan dirigeres til kun at gå til den udpegede brugers skrivebord og mobiltelefon, og hvis opkaldet går til voicemail, kan det have en brugerdefineret besked fra den enkelte sælger snarere end en generel hilsen.

Brug af et Google Voice-nummer på denne måde kan alle kunder ringe til et nummer for at nå salgsafdelingen, men eksisterende kunder vil blive sendt til deres udpegede salgsperson, mens opkald fra nye og potentielle kunder vil blive administreret ved hjælp af standardindstillingerne til Ring samtidig til hele afdelingen.

Voicemail via e-mail

Når en ny voicemail er modtaget i Google Voice, kan du sende voicemailen til en e-mail-adresse og / eller transcribe lyden i teksten til en e-mail-besked. Du kan konfigurere Google Voice til at levere voicemail meddelelserne til en e-mail gruppe eller distributionsliste adresse, så alle medlemmer af afdelingen vil modtage voicemail.

Hvis du har voicemail sendt til e-mail overhovedet vil det hjælpe med at sikre, at det ikke overses helt og alligevel, og fordelingen af ​​meddelelsen til en gruppe kan forbedre effektiviteten, som afdelingen reagerer på efter henvendelser fra kunderne og føre til væsentligt højere kundetilfredshed.

Opkaldsscreening

Du kan konfigurere Google Voice til at annoncere indgående opkald til dig, før du afgøre, om du vil acceptere opkaldet eller ikke. Når telefonen ringer og du svarer, er du ikke tilsluttet straks med den, der ringer op. Google Voice identificerer kilden til opkaldet, på hvilket tidspunkt du kan vælge, om du vil acceptere det eller sende det til voicemail.

Denne funktion kan bruges af en person eller et team til at reducere spildtid og forbedre produktiviteten. Hvis du er midt i et projekt, kan der stadig tages vigtige opkald, mens andre opkald kan sendes til voicemail, så du kan holde fokus på mere produktive opgaver.

Google annoncerede for nylig en ny mulighed, en slags Google Voice Lite, som giver dig mulighed for at bruge nogle Google Voice-funktioner, mens du opretholder dit eksisterende nummer, men de funktioner, jeg nævnte ovenfor, kræver standard Google Voice-konto. Google Voice er endnu ikke tilgængeligt for offentligheden, men hvis du kender en ven eller en ven, der har Google Voice, kan du muligvis få en invitation.

For mere virkelige teknologiløsninger til små og mellemstore virksomheder - - herunder cloud services, virtualisering og komplette netværksoversigt - check PC World's Tech Audit.

Tony Bradley er en informationssikkerhed og en samlet kommunikationsekspert med mere end et årti af virksomhedens it-oplevelse. Han tweets som @PCSecurityNews og giver tips, råd og anmeldelser om informationssikkerhed og enheds kommunikationsteknologier på hans websted på tonybradley.com.