Google Dokumenter får delte mapper

Google Dokumenter modtaget en revision i denne uge, der gør det lettere for brugerne at dele varer, uploade dokumenter og holde sig organiseret. De nye tweaks bragte også en lille ændring på Google Docs hjemmeside med et mere ensartet og enklere udseende.

Delt mapper

En af Google Doks bedste funktioner er dens evne til at lade dig dele og samarbejde om dokumenter med andre brugere. Hvis du havde flere dokumenter, som du havde brug for at dele med en arbejdsgruppe, krævede Google Docs dig tidligere at sende flere delingskendelser til hvert dokument.

Den nye delte mapper-funktion løser dette problem ved at lade dig konfigurere deling tilladelser til en mappe. Træk og slip kun de filer, du skal dele i en mappe, og klik derefter på "del denne mappe" og invitere medlemmer af din arbejdsgruppe. Folkene i din arbejdsgruppe får en e-mail, der meddeler dem, at du har delt denne mappe. Når de har logget på Google Docs, kan medlemmerne af din arbejdsgruppe se de filer, du har tilføjet til mappen, og også slippe filer i din mappe for at dele med samme gruppe.

Den nye funktion er praktisk, men der er et par quirk du bør huske på. Selv om et dokument er i en delt mappe, er adgangsrettighederne for det pågældende dokument knyttet til mappen - ikke filen. Så hvis du trækker et dokument, du ejer (dvs. du har skabt det) ud af den delte mappe, vil din arbejdsgruppe ikke længere kunne få adgang til dokumentet.

Administrer din arbejdsgang

Tilbage efter populær efterspørgsel er "Punkterne Ikke i mapper "filter, der giver dig mulighed for at se eventuelle dokumenter, du har, der ikke er organiseret i mapper. Google bragte tilbage funktionen, fordi nogle mennesker brugte dette som et arbejdsprocesværktøj.

En måde at udnytte dette filter på er at bruge det som et værktøj til at spore dokumenter i udkaststrin. Derefter kan du flytte et dokument til en mappe, når det er klar til prime time.

Der er en detaljer, du bør være opmærksom på, når du bruger denne funktion: Lad os sige, at John deler en rapport direkte med Mary, men John har ikke det Rapportér i en mappe. Hvis Mary lægger det i en af ​​hendes mapper, vil John se, at rapporten har en mappekode, men det vil stadig dukke op, når John filtrerer sine dokumenter ved "Items not in Folders." På den måde forstyrrer Marias handlinger ikke Johns arbejdsproces. Filen "Items not In Folders" kan fås under menuen "Flere søgninger" i venstre navigationsrude.

Google Docs giver dig også mulighed for at uploade flere filer på én gang. Vælg blot alle de filer, du vil bruge ved hjælp af "shift" eller "ctrl" ("kommandoen" på en Mac) -taster, og start derefter din upload.

Det nye layout af Google Docs.

Google Docs 'gamle layout.

Du vil også bemærke Google Docs har et lidt anderledes udseende. Det nye layout er et lille boxier, og de visuelle ikoner (som stjernemarkerede, dele, uploade og slette) er blevet fjernet til fordel for et tekstbeskyttet udseende.

Deling Alternativ

Hvis Google Docs ikke er til dig, Microsoft har også to muligheder for dokumentdeling. Live Mesh, der blev lanceret sidste år, giver dig mulighed for at oprette et netværk af enheder og synkronisere mapper mellem dem. Live Mesh giver dig også dit eget online-skrivebord, kaldet Live Desktop, hvor du kan dele mapper med personer uden for dit netværk eller Mesh. For at bruge Live Mesh skal du downloade et lille program, men folk, du deler elementer, der kun skal tilmelde dig til Live Desktop. Live Mesh virker på både pc og Mac-systemer.

Microsofts andet alternativ er dets online lagerplads kaldet Skydrive. Skydrive's deletilladelser er dog lidt for komplicerede, så jeg anbefaler at gå med Live Desktop og Live Mesh, hvis du er en Windows Live-bruger.