Få din virksomhed startet med Evernote for Business

Hvis dine medarbejdere simpelthen behøver et notatprogram, er Evernote et oplagt valg - det er 800 pund gorilla, der er vokset om fem år til 50 millioner brugere. Men programmet tilbyder også et eklektisk udvalg af produktivitetsfunktioner, og det er her, hvor brugen i erhvervsmiljøer er meget mindre indlysende.

Ja, Evernote kører på næsten alle platforme, og det kan fange de oplysninger, du samler i naturen, herunder noter, billeder, videoer, links, stemmeoptagelser og endda håndskrevne scribbles. App'en er fyldt med mulighed, men Evernotes adm. Direktør indrømmer at dets brugbarhed ikke umiddelbart er selvklart. Men prøv det i mindst et par uger, siger Phil Libin, og du vil sætte pris på, hvordan Evernote giver direkte adgang til alt, hvad du måske mentalt og fysisk bogmærker i løbet af en dags arbejde.

Du kan endda overveje det til din "anden hjernen ", overflade data, som du ikke vidste du kunne leve uden.

Hvorfor Evernote?

Overalt-adgang er et vigtigt salgsargument.

Evernote kan arkivere organisatorisk visdom. Tænk på de noter du scribbled på et visitkort for to år siden. Eller din leder instruktioner, som du (heldigvis) har optaget i sidste uge. Eller den uklare artikel du klipede om en nøglekonkurrent. Hvad nu, hvis resten af ​​dine kolleger kunne få adgang til den slags Evernote-data fra en hvilken som helst enhed, og hvad hvis du også kunne få adgang til deres data? Med Evernote indsamler dataregisteret ikke støv. I stedet vokser og tilpasser den sig sammen med din virksomhed.

Den grundlæggende version af Evernote er gratis på skrivebordet, i browseren og på alle større mobile OS'er. Måske bruger dine medarbejdere det allerede. Denne artikel vil hjælpe dig med at træde op til den betalte Evernote Business, som blev lanceret i december sidste år. Forretningstjenesten gør det muligt for din virksomhed at styre medarbejdernes Evernote konti for $ 10 pr. Bruger pr. Måned eller $ 120 pr. År. Tidligere kunne du kun vælge mellem personlige versioner af Evernote og Evernote Premium ($ 45 pr. År), der giver mere opbevaring, offline notesbøger og muligheden for at lade andre redigere dine notebooks.

Evernote's hovedkonkurrent, Microsoft OneNote, er inkluderet i de nyeste versioner af Office, men en stand-alone desktop licens koster $ 70, og ingen Mac-version er tilgængelig. Microsofts gratis iPhone- og iPad-versioner af OneNote er begrænset til 500 noter hver, i modsætning til 100.000 på Evernote.

Et nyligt sikkerhedsbrud forårsagede Evernote at øge sikkerhedsforanstaltningerne med tofaktorautentificering, gode nyheder for at beskytte dine data.

Konfigurer dine brugere

Adminstatus

Besøg Evernote Business-siden og indtast din arbejds-e-mail-adresse i feltet Kom i gang for at oprette en ny virksomhedsadministrationskonto. Du kan bruge din eksisterende Evernote-konto, hvis du allerede er bruger, eller opret en ny. Når du har indtastet nogle grundlæggende oplysninger, skal du vælge din betalingsplan.

For en meget lille virksomhed er tilføjelse af brugere lige så enkelt som at indtaste e-mail-adresser og klikke på Inviter brugere. Muligheden er tilgængelig fra enten virksomhedens administrationskonsols hjemmeside eller undermenuen Tilføj brugere. Hvis du vil have alle i din virksomhed til at tilmelde dig Evernote, men ikke ønsker at indtaste alle disse e-mail-adresser en efter en, skal du tillade enhver, hvis e-mail-adresse deler dit domænenavn for at oprette en konto for sig selv. Hvis dine medarbejdere allerede har Evernote-konti under disse emailadresser, bliver de opgraderet til Evernote Business.

Hvis du er hos et stort firma og vil undgå at tilføje tusindvis af medarbejdere manuelt og huske at slette deres konti, når de forlader virksomheden senere, du vil have integration med din Active Directory, LDAP eller et andet corporate login-system. Evernote tilbyder ikke denne funktion, men du kan vende dig til tredjepartsindstillinger som OneLogin.

Hvis du er en Evernote-nybegynder, starter dine notesbøger som en tom skifer.

Når du har indtastet brugere i systemet, kan du i panelet Administrer brugere slette alle, der forlader virksomheden. Administrations Console giver dig mulighed for at se dine faktureringsoplysninger og historie samt at administrere notesbøger og tags. Alle disse skærme er latterligt nemme at bruge. Du kan f.eks. Let kigge på brugerens konti og trække nogle af deres arbejdsrelaterede notesbøger i virksomhedsbiblioteket. (Mere om, hvordan Evernote organiserer dine oplysninger.) Hvis dine brugere har markeret deres notesbøger som personlige, kan du ikke se dem. Du kan også eksportere eller slette notebooks fra denne centrale konto.

Opsætning af virksomhedsdata

Medarbejdernes kollektive visdom lagrer dit Business Library.

Evernote organiserer information i noter-individuelle uddrag af data gemt fra internettet eller hele verden - et stykke ad gangen. Fordi Evernote lagrer rige medier, kan en "note" være et smartphone billede af en parkeringsbillet, teksten i et notat, en indkøbsliste, en lydoptagelse eller en webside. Listen fortsætter.

Du kan tilføje noter til notesbøger, som du derefter kan tilføje til stakke notebooks. Underliggende alt dette er tags-søgeord, som du vedhæfter noter for at hjælpe brugerne med at søge efter dem senere. Alt vises i dit Business Library, et fælles lager for virksomheden.

Dit Evernote-arbejdsområde viser tre typer af notesbøger: dine personlige notesbøger, din virksomheds notesbøger og notesbøger i virksomhedens Business Library. Dine personlige notesbøger er private, men du kan dele dem, hvis du vil, med nogen indenfor eller uden for virksomheden.

Dine forretningsbøger er tilgængelige for din virksomheds Evernote-administrator, men ikke til andre medarbejdere, medmindre du deler dem med disse personer eller tilføj dem til Business Library. Notebooks i Business Library er tilgængelige for alle i virksomheden.

Notebooks organiserer noter.

For at dele en notesbog i en webbrowser skal du klikke på pil ned til højre for notebookens navn. Højreklik på notebook'ens navn i desktop-versionen.

Du kan ikke flytte en notesbog fra det personlige afsnit til forretningsafsnittet, men du kan flytte individuelle noter i desktopversionen af ​​Evernote: Højreklik blot på notatens navn, klik på Flyt notat, og vælg navnet på destinationsbogen.

For at flytte hele notebooks til virksomhedskategorien skal du først oprette nye blanke notesbøger i forretningsafsnittet og derefter flytte eller kopiere den enkelte noter. Du kan gruppere noter i notesbøger og samle notebooks i stabler. Træk kun en notesbog oven på en anden i browseren eller skrivebordsklienten for at oprette en stak.

Hvis du har brug for endnu flere organisationsniveauer, skal du vende til tags, hvilket du kan bo på ubestemt tid. Stablerne og taghierarkierne du har oprettet, selv i dine forretningsbøger, er dine alene. Husk at stabler kun er til visuel organisation, ikke nestet som et filsystem.

Lav listen med tags så længe du vil.

Hvis du ikke kan generer alle disse manuelle arkivering af dine noter, brug bare Evernote's kraftfulde søgefunktioner til at finde de oplysninger, du har brug for i dit eget arbejdsområde eller i firmaets bibliotek. Søgefunktionen strækker sig endda til tegnegenkendelse på håndskrevne noter.

Styr din virksomhed

Du har oprettet din virksomhedskonto, og du har delet nogle dokumenter med kolleger. Nu hvad?

At spille med Evernote Business og lære, hvor kraftig det kan være, brug det på dit næste møde. Opret en ny notesbog til mødet i afsnittet Business Notebooks i din konto og del det med kolleger. Så få adgang til det via din bærbare computer, tablet eller smartphone på selve mødet.

Evernote gemmer noter automatisk, når du bruger en browser eller mobilklienten, så dine kolleger kan straks se, hvad du har tilføjet. På pc- og Mac-klienten gemmer Evernote noter i henhold til en tidsplan, du angiver, f.eks. Hvert 15. minut eller en gang om dagen. Du kan også synkronisere noter manuelt når som helst.

Alle kan bidrage med noter til den delte notesbog, og de kan fortsætte med at samarbejde efter mødet er overstået. Men stop ikke ved at dele typede noter-del dokumentvedhæftninger eller websider også. Hvis dine kolleger har bragt egne tabletter eller bærbare computere til mødet, er der ikke behov for at udskrive dokumenter for hver deltager.

Du kan gøre dine kontakter til alles forretning ved at dele dem med virksomheden.

Under mødet kan du Snap fotografier af visitkort og tilføj dem som noter til den delte notesbog for en nem registrering af, hvem der deltog. Visitkortene er fuldt søgbare, da Evernote har indbygget optisk tegngenkendelse.

Hvis din enhed har lydindgang, skal du registrere noget af mødet. Indbygget stemmegenkendelse er tilgængelig på både iOS- og Android-enheder, hvis du vil have optagelsen automatisk transkriberet.

Hvis din gruppe bruger en whiteboard til brainstorming under mødet, skal du tage et billede for at gemme det til senere. Da Evernote kan læse håndskrift, kan du også søge i whiteboard noter.

Og hvis du foretrækker at skrive i stedet for at skrive, skal du tage håndskrevne noter direkte på din mobilenhed eller med din Livescribe-pen, eller skriv på en papirkurv, og klik derefter på fotos på siderne.

Udnyt Evernote's karaktergenkendelse og stemmegenkendelsesbeføjelser.

Har arrangementet du deltager, et Twitter-feed? Gem alle tilknyttede tweets i en Evernote-note ved at oprette en IFTTT-proces. IFTTT (If This, Then That) er et gratis tredjeparts værktøj, der giver dig mulighed for at oprette enkle automatiserede processer. Ud over at overvåge Twitter-feeds, kan IFTTT trække i Google Nyheder og Google-søgeadvarsler, samt RSS-feeds fra enhver blog eller online-publikation. Dine noter vil være lette at finde senere i Evernote, der er organiseret med de andre noter fra mødet, og ligesom i whiteboard notater, vil de være fuldt søgbare. Når du og dine kolleger kommer tilbage til kontoret, vil alle kunne få adgang til de samme optegnelser over arrangementet og fortsætte med at samarbejde.

Dette er kun begyndelsen på de kreative måder, som din virksomhed kan samarbejde og arbejde mere effektivt med Evernote.