Den komplette guide til arkivering af e-mails i outlook 2010

De fleste af os, der bruger populære webbaserede e-mail-tjenester som Gmail og Outlook.com, bekymrer sig sandsynligvis aldrig for arkivering, i betragtning af at vi har GB'er af cloud-lager til rådighed. Hvis du arbejder i en organisation, eller du har en pædagogisk e-mail-konto, hvor du kun har begrænset serverplads til at gemme e-mails, er det nødvendigt at arkivere dem fra tid til anden.

Så i dag skal vi fortælle dig alt hvad du har brug for at vide om arkivering af e-mails på Outlook 2010 e-mail-klient, som også let kan implementeres på dens andre versioner.

Så lad os komme i gang med at oprette et e-mailarkiv på Outlook 2010.

Oprettelse af en arkivfil

Den første ting du skal gøre er at oprette en ny arkivfil, der gemmer alle e-mails lokalt på din computer. For at oprette det skal du klikke på menuen Filer i Outlook 2010 og vælge indstillingen Oprydningsværktøjer. Bare rolig, vi sletter ikke nogen af ​​dine e-mails.

I Oprydningsværktøjer ser du en indstilling kaldet Arkiv. Klik på det for at åbne oprettelsesarkivvinduet. Vælg de mapper, du vil arkivere, i vinduet. Du kan også vælge hele indbakken, hvis du ønsker det. For at inkludere gamle e-mails lige ved oprettelsen af ​​arkivet skal du vælge det tilsvarende datointerval.

Til sidst skal du angive den placering, du gerne vil arkivere filerne til, og klik på OK-knappen. Du kan også vælge dit delte drev, hvis det er kortlagt på din computer. Outlook opretter en PST-fil for at gemme alle e-mails som arkiv på dit system.

Når arkivet er oprettet, vil du se et arkiv-afsnit under postkassemapperne i venstre rude. Den indledende arkivering kan tage noget tid afhængigt af antallet af e-mails, du inkluderede i arkivet.

De arkiverede e-mails har den samme struktur som din online postkasse med alle mapper og undermapper. Hvis du kun har valgt specifikke mapper til arkivering, inkluderer den automatisk alle undermapper.

Flytning af e-mails til arkiv

Du kan flytte en e-mail til arkiv ved blot at slippe den i arkivafsnittet i venstre side. Hvis du vil flytte e-mails i bulk, skal du vælge dem, du vil flytte, og højreklikke på dem for at åbne genvejsmenuen. Vælg her Arkiver mapperne under mappesektionen og klik på OK for at flytte e-mails.

Du kan også oprette auto-arkivindstillinger til e-mails. Hvis du vil oprette automatisk arkiv til bare en bestemt mappe i din postkasse, skal du højreklikke på mappen og vælge Egenskaber.

Naviger derefter til AutoArchive og vælg de indstillinger, der passer bedst til dig. For at implementere auto-arkivregel i hele din postkasse skal du åbne Outlook-optionen i menuen og vælge de avancerede indstillinger.

Klik her på AutoArchive-indstillingerne og opret regler for automatisk arkivering af e-mails i din postkasse.

Flytning af en arkivfil

Nogle gange er du nødt til at skifte fra en computer til en anden (opgradering fra en gammel), eller du kan løbe tør for plads på organisationens delte drev. Under disse omstændigheder skal du flytte dine arkivfiler og knytte dem igen til Outlook. Så lad os se, hvordan det kan gøres.

Frakobl og flyt arkivfilen

Inden du flytter arkivfilen, skal vi fjerne linket fra Outlook. For at gøre dette skal du åbne menuen Filer og vælge indstillingen Kontoindstillinger.

I Kontoindstillinger skal du navigere til afsnittet Datafiler, så ser du arkivfilen, du har vedligeholdt på det nuværende system.

Alt hvad du skal gøre nu er at vælge arkivfilen og klikke på knappen Fjern. Bare rolig, du sletter ikke arkivfilen, men du sletter kun linket i Outlook.

Flyt nu filen til den nye placering ved hjælp af et hvilket som helst af de lagerdrev, du har til rådighed.

Sammenkædning af arkivfilen

For at knytte arkivfilen til Outlook skal du åbne sektionen Datafil igen fra kontoindstillingerne i Outlook og klikke på knappen Tilføj. Importer nu PST-filen i arkivet, som du har sikkerhedskopieret, og åbn e-mails fra arkivafsnittet.

Komprimerer arkivfilen

Hvis du gemmer arkivfilen på din lokale harddisk, behøver du sandsynligvis ikke at bekymre dig om størrelsen på arkivfilen, men hvis det er et delt drev i en organisation eller en sky-konto, hvor du har en begrænset lagerplads, komprimering af arkivfilen for at gemme lagring ville være den forsigtige ting at gøre.

For at komprimere arkivstørrelsen skal du højreklikke på arkivafsnittet i højre rude og vælge Datafilegenskaber. Klik her på knappen Avanceret for at åbne Outlook-datafil. Nu skal du bare klikke på knappen Kompakt nu for at reducere arkivfilstørrelsen.

Konklusion

Så det var stort set alt, hvad man har brug for at vide om arkivering af e-mails på Outlook 2010, og jeg er temmelig sikker på, at du også kan bruge disse trin på Outlook 2013. Hvis du er i tvivl om arkivering af e-mails, skal du bare skrive en kommentar, så hjælper vi dig med det.