E-mail-strategier: Vedhæftede filer, emnelinjer

Mennesker: Det er 2009. E-mail er ikke et nyt fænomen. Som en planet har vi været i det i et par årtier nu. Vi har endda etiketguider om emnet (f.eks. "E-mail-etikette: Tips til hjemme og arbejde" og "E-mail-etikette" for eksempel). Og alligevel er nogle ellers meget intelligente - jeg er sikker på, at de stadig ikke har mestret det grundlæggende. Som at skrive en effektiv emnelinje.

For eksempel modtog jeg for nylig en e-mail med dette emne: "From Joe User." (Navne er blevet ændret for at beskytte, er, misforstået.)

Um, Joe? Jeg ved, det er fra dig. Det står så lige der i feltet Fra. Hvad jeg ikke ved, er hvad din e-mail handler om, eller hvorfor jeg burde læse det.

[Yderligere læsning: Din nye pc har brug for disse 15 gratis, fremragende programmer]

En anden meddelelse kom med emnet " BESVÆR." Igen, intet for oplysende der. Har du brug for hjælp til at løse et problem eller skriver du for at besværge mig? Jeg har masser af sidstnævnte allerede, tak.

Jeg tror, ​​at de værste lovovertrædere er folk, der ikke kan være generet til at skrive en emnelinje overhovedet. Det er som at få et banke ved døren, kigger igennem peepholeet og ser ingen på den anden side. Gæt, jeg behøver ikke åbne den!

Nu er det mit job at læse din mail, og det gør jeg heldigvis. (Alas, jeg kan ikke svare på det hele, men jeg forsøger at besvare spørgsmål her, når jeg kan.) Men hvis du håber på det bedst mulige svar fra enhver e-mail, du sender, er det vigtigt at passe på din emnelinje.

Med andre ord, gør det kort men informativt. Hvis du skriver til Hassle-Free PC, for eksempel, giv en hurtig beskrivelse af dit problem. Et godt eksempel: "Computer, der ikke genkender dvd / cd-rom-drev."

Husk, emnelinjen i din e-mail er det første, modtageren ser. Det skal være et lille resumé af, hvad der er i kroppen af ​​e-mailen. Alt andet, og din besked kan blive overset, overgået eller simpelthen ignoreret.

Tre måder at undgå glemte vedhæftede filer

Fordi jeg er perfekt på alle måder, har jeg aldrig nogensinde glemt at vedhæfte en fil til en e-mail. Men jeg har været i den modtagende ende, og intet slår følelsen af ​​overlegenhed, der kommer fra at komponere dette svar: "Du har glemt vedhæftet fil, doofus!"

For at undgå e-mail smackdowns som sådan, overvej at installere en plug- Der advarer dig om glemte vedhæftede filer (den digitale ækvivalent med at dukker op i en persons dør uden bukser).

Disse værktøjer scanner dine udgående meddelelser til søgeord som "fil", "vedhæftet" og "vedhæftet fil". Hvis de opdager et sådant ord, men der ikke er noget vedhæftet, får du en advarsel - så du kan vedhæfte den påtænkte fil og undgå fremtidig forlegenhed.

Outlook 2007-brugere kan gribe den manglende attachment PowerToy eller den meget mere robuste Glemt vedhæftningsdetektor (som understøtter brugerdefinerede søgeord og kan endda advare dig om blanke emnelinjer).

Hvis du bruger en tidligere version af Outlook, skal du prøve Attached4Sure - den understøtter alle versioner, der går tilbage til 2002.

Bedste nyheder om alle? Hver eneste plug-in, jeg har nævnt, er gratis.

Rick Broida skriver PC World's problemfri pc-blog. Tilmeld dig at have Ricks nyhedsbrev sendt til dig hver uge.