Doo til mac-gennemgang: kraftfuld tilgang til dokumenthåndtering

Dokumenthåndtering er fortsat en af ​​de hellige gralier i den moderne techverden, og enhver større teknologivirksomhed ser ud til at have en anden løsning til det. Apples iCloud med sin enkle, men alligevel utilgængelige tilgang, glemmer filstrukturen fuldstændigt. Derefter har vi Google med Google Drev og dens "del med alle" -tilnærmelse, som til gengæld meget ligner Dropbox's, en anden ekstremt populær platform til deling af filer og dokumenter på nettet og forskellige computere.

Som en konsekvens af, at vi har alle disse tjenester, har vi sandsynligvis alle dokumenter spredt over dem alle, hvilket kan gøre det lettere at finde og organisere dem. Tilføje til det faktum, at de fleste af os stadig bærer fysiske dokumenter, som vi også kæmper for at organisere, og du har den perfekte opskrift på kaos på kontoret.

For at løse dette startede Doo.net et projekt for et par måneder siden, som de endelig er begyndt at rulle ud i form af native apps til Mac, Windows 8 og mobile enheder (de kommer snart).

Appen, der blot kaldes DOO, giver en ganske unik tilgang til den måde, vi organiserer dokumenter på, ved hjælp af en række smarte værktøjer og algoritmer for at bringe en rækkefølge til ikke kun digitale dokumenter, men også fysiske.

Ideen bag DOO

På Mac kan den gratis app downloades fra Mac App Store. Når DOO er installeret, vil DOO bede dig om at oprette en mappe til appen, hvor den vil centralisere alt dit indhold.

Det er på det næste trin, hvor vi ser appens smarte tilgang til dokumenthåndtering: I stedet for blot at prøve at være en anden dokumentsynkroniseringstjeneste, opretter DOO forbindelse til dine eksisterende og trækker de data, der er indeholdt i hver, uden at rodet med deres egen organisation og / eller struktur.

Understøttede tjenester inkluderer Dropbox, Google Drive, dine lokale mapper og endda dine e-mail-konti, hvoraf det får dokumenter tilknyttet dine e-mail-meddelelser.

Sådan fungerer DOO

Når dine mapper og konti er blevet linket til appen, begynder det at læse dem og indeksere dem. Det er her nogle af DOOs mest innovative værktøjer kommer i spil: Appen bruger en række smarte algoritmer til at identificere alle relevante oplysninger i dine dokumenter og bruge dem til at klassificere dem.

Bemærk: DOO bruger OCR (Optical Character Recognition) til at udtrække de vigtigste oplysninger fra dine scannede fysiske dokumenter, hvilket også gør dem nemme at klassificere og finde.

Naturligvis ville denne app slet ikke være nyttig, hvis du ikke let kunne finde det dokument, du ønsker. Heldigvis, når DOO er indekseret, er DOO's søgefunktion øjeblikkelig og ekstremt nøjagtig. Resultaterne vises ret, mens du skriver og kan filtreres efter tags.

Derudover kan du bruge appens tidslinjesøgefunktion, som hjælper dig med at indsnævre din søgning efter dato.

Resten af ​​appen fungerer som forventet, så du kan sortere dokumenter på en hvilken som helst måde du vil, det være sig ved at synkronisere service, efter type, efter arbejdsområde og mere.

DOO tilbyder også sin helt valgfri skytjeneste (påkrævet konto), som kan gemme alle dine dokumenter på virksomhedens egne skyservere, hvilket gør dem tilgængelige på andre enheder, hvor du har applikationen installeret.

Som de fleste af de tjenester, det fungerer med, tilbyder DOO også en gratis service med en række opgraderingsmuligheder. Disse er ikke tilgængelige endnu, men deres pris synes at være rimelig.

Konklusion

Mens jeg var i tvivl i begyndelsen, endte jeg med at lide DOO og hvad den prøver at opnå. Altomfattende løsninger har en tendens til at ende med at blive rod eller alt for kompliceret, men i dette tilfælde har udviklerne af DOO lavet en app, der er enkel og nem at bruge, og udnytter perfekt den kraftfulde service, der ligger bag den. Jeg er stadig nødt til at se, hvordan det panderer, når det er fuldt tilgængeligt på alle enheder, men indtil videre ser det ud til, at det lever efter sit løfte.