DocSend for Outlook - Bedre kommunikation ved hjælp af dokumenter

Vi sender ofte mange dokumenter ved hjælp af Microsoft Outlook . Nu gør din kommunikation mere effektiv med dokumenter med et tilføjelsesprogram til Outlook, ` DocSend `. DocSend for Outlook gør dokumenter til en mere effektiv og mere meningsfuld kanal til kommunikation. Når du har installeret det, kan du få adgang til dine filer og nemt oprette DocSend-links, når du har brug for det meste, dvs. når du sender en e-mail. Der er dog mere til DocSend for Outlook end at sende dokumenter og vedhæftede filer. Læs videre om denne nye tilføjelse til Microsoft Outlook.

DocSend for Outlook

Lad os starte med det grundlæggende. DocSend er ikke en ny app; det har været her i nogen tid nu. Dog er DocSend som et tilføjelsesprogram til Outlook en ny ting. Det er oprindeligt et analytisk værktøj til dokumenter; især for dem, du sender via e-mails. Vi spekulerer ofte på, når vi sender et dokument via e-mail; om personen har set dokumentet eller ej. Udover; For fortrolige dokumenter bekymrer vi os yderligere, hvis modtageren af ​​dokumentet har sendt det videre. Ved hjælp af DocSend kan du vide, hvad der sker med dit dokument. Fra at vide, hvornår personen åbnede den, hvor mange gange, om den blev downloadet eller ej, og om den blev videresendt til nogen; Du kan holde styr på alt ved hjælp af DocSend.

Nu er dette værktøj tilgængeligt for Outlook Mail. DocSend for Outlook gør det samme arbejde, når det bruges som en tilføjelse til Outlook Mail. Det forbinder din DocSend-konto med Outlook Mail for at gøre dokumentkommunikationen lettere.

For at få DocSend til Outlook er alt, hvad du har, besøg på hjemmesiden for at downloade det gratis. Det er en web-app, som åbnes i din browser. Du skal blot tilmelde dig værktøjet.

Du kan nu forbinde dokumenterne fra din pc, boks, dropbox, Google Drive og OneDrive på DocSend for Outlook.

Inde i DocSend for Outlook

Nu lidt mere om DocSend-værktøj. Når du logger på DocSend, kan du se følgende dashboard.

Den venstre side af DocSend-værktøjet består af faner i Dashboard, Dokumenter, Nuværende, Kontakter, Team og Tilføjelser.

DocSend fungerer ligesom alle andre dokumentdeling værktøj. Det opretter links til hvert dokument, du deler med dine kontakter. Du kan endda oprette forskellige links til et enkelt dokument for at holde styr på dit dokument. Hver gang din modtager klikker på linket, får du statistikkerne om dokumentet. For eksempel er Besøgsstatistik vist i følgende billede:

Sådan bruger du DocSend til Outlook

Da vi har forstået, hvordan DocSend fungerer, skal vi se på, hvordan DocSend fungerer til Outlook Mail.

Når du har tilmeldt dig DocSend, kan du se tilføjelsen i din Outlook Mail. Klik på Ny mail, og se på højre side bunden af ​​det nyåbnede postvindue. Se efter følgende ikon i blåt.

Når du klikker på dette logo, åbnes vinduet DocSend på højre side af e-mailen. Som du kan se i det følgende billede, er der forskellige faner / funktioner inkluderet under DocSend for Outlook.

Du kan se de dokumenter, der allerede findes på DocSend under `Mine dokumenter`. I ovenstående billede har jeg kun inkluderet 3 dokumenter. Men hvis listen er lang, kan du søge efter det ønskede dokument i søgevinduet. Du kan endda uploade et dokument derefter og derefter ved hjælp af DocSend for Outlook, hvis det ønskede dokument ikke findes i din liste.

Når du har valgt det ønskede dokument, du vil sende til din kollega eller ven, kan du begynde at indstille dens egenskaber. Når du vælger et dokument til afsendelse via e-mail, kan du se følgende vindue i DocSend for Outlook.

Som du kan se i ovenstående billede, for hvert valgt dokument, du kan

• Tillad (eller lad ikke) anonym visning
• Tillad (eller lad ikke) downloade
• Indstil (eller ikke indstillet) udløbsdato
• Adgangskodebeskyttelse (eller angiv ikke et kodeord til dokumentet)

Hver af de 4 faner har On og Off knapper til højre. På denne måde kan du bestemme (og kontrollere), hvad modtageren kan gøre med dokumentet. Hvis du f.eks. Vælger `Fra` til `tillad downloading`, vil modtageren kun kunne se dokumentet, men kan ikke downloade det på sin pc. På samme måde kan du også angive en udløbsdato for dokumentet ved at vælge indstillingen `Udløbsdato` `til`.

Dvs. i DocSend for Outlook kan du vælge til, når modtageren kan se dokumentet i sin postkasse. Efter udløbsdatoen (og tid) vil modtageren slet ikke se dokumentet. Denne funktion er meget nyttig for dokumenter med begrænset levetid, som f.eks. Daglige rapporter eller statistikker.

Hvis dit dokument ikke er beskyttet med adgangskode, skal du ikke bekymre dig! Du kan nu angive et kodeord ved hjælp af DocSend for Outlook. Du skal blot klikke på tænd / sluk-knappen foran `adgangskodebeskyttelse`, og du kan indsætte adgangskoden der og da.

Endelig, når du har valgt alle muligheder og indstiller egenskaberne for det dokument, der skal sendes, kan du nu indsæt et link til dokumentet. Dette er ikke andet end DocSend for Outlook skaber et unikt link til det dokument, du skal sende. Dette vil blive indsat i e-mail-koden.

Modtageren vil se dette link i den modtagne email, i stedet for selve dokumentet. Når modtageren klikker på linket åbnes det i browseren. Derefter kan modtageren enten se, downloade eller udskrive dokumentet, afhængigt af hvilken adgang der leveres til modtageren af ​​dig. Vinduet ser ud som følger:

Udover de almindelige handlinger tilbyder DocSend for Outlook en mere interessant funktion. Modtageren kan kommentere eller stille spørgsmål baseret på dokumentet via DocSend for Outlook.

Konklusion

Vi mener, at DocSend for Outlook er et godt værktøj til styring af dokumenterne. De fleste af de problemer, der er relateret til dokumenter, såsom at sende dem, beskytte dem ved hjælp af adgangskoder og styre modtagerens liste, kan tackles godt med DocSend for Outlook. Du kan læse bloggen på DocSend for Outlook på DocSend Blog.

Lad os vide, at du bruger dette værktøj.