Køb, Lease - eller Flyt til Cloud Computing?

Dine troværdige, gamle kontormaskiner er sandsynligvis chugging sammen med kraften i en 20-årig Oldsmobile klatring Mt. Everest arbejder gamely for at gennemføre stadig mere komplicerede og varierede opgaver for virksomhedens medarbejdere. Men selvom det kan være tid til at erstatte de forældede pc'er med dagens kreditkrisen, kan du overveje alternativer til simpelthen at købe ny hardware som en måde at spare penge på.

Så skal du udleje ny hardware, der forfalder boks software? Eller prøv de nye cloud computing-løsninger, der bliver spioneret som den næste store ting? Vi vil undersøge forskellige muligheder for din virksomhed og fortælle dig, hvilke der vil spare dig for penge, og som potentielt kan koste dig store.

Leasing vs. Køb: God handel eller dårlig ide?

Ifølge en undersøgelse fra 2007 af IDC, der reducerer din pcs livscyklus til tre år, mod fem eller seks år, vil spare dig for de samlede omkostninger ved at opretholde det pågældende system. Som det fremgår af undersøgelsen er to generationer af leasede stationære pc'er (holdt i tre år hver) 20,5 procent billigere end at købe og holde en maskine i seks år.

Livscyklusimplikationerne er til stede, og der er andre overvejelser at mulle over før underskrive en hardware leasing, såsom leasingomkostninger og andre gebyrer, der kan tilfalde, hvis det ikke overvåges, ifølge Joe Loiselle, vicepræsident for Global IT Advisory Services på IDC.

"Leasing er ikke en dårlig ting, hvis Du styrer det. Uhåndteret, det vil være et stort ansvar. De fleste [lejemål] favoriserer manglen på disciplin, som en køber har, og mest favoriserer en mobil enhed - den bevæger sig, bryder og skifter hænder, "siger han. Medmindre du skal sende udstyret tilbage til tiden og rette op på leasingproblemer, mener Loiselle, at din organisation vil bløde kontant. De fleste mennesker er ikke opmærksomme på en lejekontrakt, når de underskriver det, tilføjer han, og lejekontrakter er ikke præcist designet til at spare penge på lang sigt.

"Virksomheder laver massevis af leasing", siger Loiselle. Leasing "er en Venus flytrap: det er svært at komme ind og hårdere for at komme ud af." Når det kommer til servere, kan det være endnu sværere at returnere udstyr, som data, applikationer og netværk, når det gælder dagens kreditkrisen, vil det være sværere at få en leasing eller finansiering. Forbindelser påvirkes alle, når du fjerner en server. Servere er ikke så nemt at rive ud af dit netværk, og de fleste små virksomheder har ikke afskedigelser på plads, ifølge Loiselle.

En endelig overvejelse inden du underskriver en lejekontrakt: Virksomheder kan ofte afskrive så meget som $ 15.000 for nyt udstyr, så det kan være fornuftigt at købe udstyret direkte. Vær sikker på at tjekke med din revisor eller skatteforhandler, inden du går over til en af ​​mulighederne.

Omkostningsforhold: Er leasing omkostningseffektiv?

Vi undersøgte lejeaftaler på tre computerproducenters websteder og sammenlignede prissætningsmuligheder for ti bærbare computere. Samlet set har vi fundet ud af, at leasing er den mere kostbare løsning på lang sigt, selvom det er billigere fra starten.

På HPs websted valgte vi muligheden for at købe ti bærbare pc'er til en pris på $ 15.590. HP noterer lejeprisen for de samme notebooks som $ 413 pr. Måned for en 48-måneders lejekontrakt. Det er $ 19.824 for en 48-måneders lejekontrakt, eller yderligere $ 4824 at lease maskinerne, i stedet for at købe dem direkte. (For at finde ud af om andre lejemållængder, priser eller muligheder, skal du kontrollere HPs websted.)

På Dells websted lister virksomheden på finansieringsmuligheder, der omfatter både faste købsoptioner (FPO) og fuld markedsværdi (FMV) muligheder for leasing med 24, 30, 36 eller 48 måneders finansiering. Begge muligheder kræver en behandlingsgebyr på $ 75. Vores samlede til ti tilsvarende udstyrede bærbare computere, sans shipping og skat, var $ 15.695.

Vises lige ved siden af ​​det samlede antal på Dells websted er der links til leasingindstillingerne. (Før du går igennem processen med at blive kvalificeret, kan du estimere dine betalinger baseret på dit kreditniveau - Excellent, Good eller Fair - og det samlede købsbeløb.) 48-måneders lejekontrakt på $ 15.695 var $ 460.96 pr. Måned for FMV og $ 461,04 for $ 1 Køb-Out. Det er $ 22.126,08 for FMV og $ 22,129.92 for $ 1 Køb ud over 48 måneder. Du laver matematikken: Indkøbsudstyr sparer dig her mindst $ 6500 her.

Derefter klikker vi på Fujitsu's websted, hvor firmaet tilbyder lejekøbsoptioner på $ 1, 10 procent eller FMV, og giver en lejekalkulator til at finde ud af ud dine omkostninger. Fujitsu tilbyder ikke en 48-måneders lejekontrakt, men den 36-måneders lejekontrakt på ti bærbare computere på i alt 15.000 dollar var 473 dollars på FMV-planen, 483 $ på 10 procent køb og 522 $ på $ 1 buyout. Så det var henholdsvis $ 17.028, $ 17.388 eller $ 18.792 på et køb på $ 15.000.

Til sidst kostede de ti bærbare computere, vi undersøgte på de tre sælgersider, $ 4000 mere, hvis du skulle lease dem i 48 måneder, som i modsætning til at købe dem direkte. Mens leasing betyder, at du ikke bliver fastgjort med en stejl startpris, køber du en masse penge på lang sigt.

Køb kan også sparer flere penge i købet, da lejekontrakter kan fastsætte, at en leverandør kan opkræve ekstra skal du returnere dit udstyr sent eller uden en ren harddisk.

Printer Leasing og Online Faxing: Panacea eller Problematisk?

Hvis dit kontors behov også omfatter højtryksprint, collating og alle klokker og fløjter af en stor budget printer, mange virksomheder tilbyder udstyr leasing. HP og Xerox tilbyder begge leasingindstillinger til high-end modeller med høj lydstyrke.

For eksempel starter den sort-hvide HP LaserJet M5000 MFP-serie med høj volumen i detailhandel på 4000 dollar, og Color LaserJet CM6030 MFP-serien starter på $ 7000. Men for at lease skal du betale $ 115 pr. Måned for M5000, eller $ 190 pr. Måned for CM6030 for en 48-måneders lejekontrakt. (Det betyder, at du bruger $ 5520 til M5000 eller $ 9120 for CM6030 i løbet af 48 måneder.)

Selv om højtryksprintere ikke har en helt kort levetid som en notesbog eller et skrivebord, betaler for at gøre din forskning for at forstå leasingindstillingerne, hvad der forventes i slutningen af ​​lejekontrakten, og hvad din samlede omkostninger vil være i løbet af leasingperioden.

For dyrt kontorudstyr, såsom en højvolumen printer, du kan opleve, at de ekstra penge, der bruges i løbet af en lejekontrakt, giver mening, da det kun er en enhed, der forbliver på dit kontor, og det er lettere at spore end en bærbar computer. Som med enhver lejekontrakt, skal du sørge for, at du forstår betingelserne, og om du vil sidde fast, så send en gigantisk printer tilbage til sælgeren, når lejekontrakten er op.

Dine behov kan dog omfatte mindre udskrivning og flere faxmeddelelser. Disse dage varierer en ny faxmaskine i pris fra mindre end $ 100 til $ 350, afhængigt af funktionssættet. Men hvis du ikke sender faxer ofte nok til at retfærdiggøre en maskine eller en separat telefonlinje, kan mange gratis og billige onlinetjenester sende dig faxer online. Disse "virtuelle faxmaskine" -tjenester giver dig mulighed for at sende faxer via e-mail og modtage dem; nogle tilbyder et gratis lokalt fastnet nummer.

Gør en Google-søgning efter "online fax", og du vil opdage, at der er bogstaveligt talt tusindvis af internetfaxingstjenester til rådighed, med en række priser og funktioner. Nogle er gratis, nogle lader dig kun sende faxer, og andre giver dig både mulighed for at sende og modtage - alt uden en fysisk faxmaskine.

En populær tjeneste, Myfax, tilbyder planer, der starter med $ 10 per måned eller $ 110 om året til send 100 sider og modtag 200 pr. måned. Tjenesten omfatter også et års onlineopbevaring og enten et lokalt eller et gratis faxnummer.

Efax er en anden internetfaxudbyder. Det tilbyder gratis, Plus, og Pro planer. Plus-planen løber omkring 17 dollar om måneden, og du kan modtage faxer gratis. Du kan sende 30 sider om måneden, og yderligere sider kører 10 cent hver. For at læse eller oprette faxer skal du bruge tjenesten gratis eMessenger-programmet. (Hvis du modtager eller sender faxer som TIF- eller PDF-filer, behøver du dog ikke programmet.) Den gratis version indeholder 30 dages opbevaring til faxer, Plus tilbyder et års opbevaring, og Pro-planen giver to år.

Samlet set er onlinefaxer meget, hvis du ikke ønsker at betale et månedligt gebyr for en telefonlinje, købe udstyret eller mangle et fast kontorlokal. Online-faxer kan også være mere sikre end en fax, der sidder i et offentligt område. Men hvis du vil have en fastnet og et permanent faxnummer, er onlinefax muligvis ikke den bedste løsning.

Nå for skyerne: Opbevaring, servere og tjenester

Du kan vælge at afstå fra nyt udstyr og software til fordel for cloud computing, som har været i popularitet og hype i de seneste måneder. Virksomheder som Google, Dell, HP, Oracle, Amazon, Salesforce.com og endda Microsoft leverer applikationer, webrum og computerkraft via internettet. Men betyder det at dine traditionelle softwareapplikationer og servere vil være unødvendige?

Gartner mener, at 80 procent af Fortune 1000-virksomhederne vil bruge en form for cloud computing-tjenester inden 2012. Cloud computing gør det muligt for store virksomheder at bruge flere penge på infrastruktur og mindre penge på den faktiske hardware, men som cloud computing gevinster i popularitet, argumenterer nogle industri eksperter, at omkostningerne vil stige, da adoptionen tager fat.

"Windows går ikke væk, men flere og flere tjenester vil blive tilbudt fra skyen, snarere end installeret og styret på specifikke platforme på stedet ", siger Thomas Bittman, en Gartner-analytiker, på sin blog. "For ikke at sige, at Amazon, Salesforce eller Google har udarbejdet alle kinks - men de har sikkert sænket adgangsbarrieren for en udvikler, der ønsker at bygge en global applikation på den billige."

Du gør det ikke skal købe hardware eller software, men du skal ofte betale for plads og brug af cloud computing applikationer. (Du har muligvis brug for en konsulent til at oprette nogle af disse.)

Nogle eksempler på cloud computing-tilbud omfatter Salesforce.com, en brugerdefineret online kundeforbindelsesadministration databasetjeneste, der tilbyder værktøjer til at spore kontakter og salgsledninger, løbe kampagner, generere rapporter og spore indtægter. Du kan også gemme filer online. Med AppExchange kan du gennemse og installere applikationer fra partnere og tredjepartsudviklere. Virksomheden tilbyder en 30-dages prøveperiode, og prissætningen varierer afhængigt af dine behov og antallet af brugere. Se Salesforces websted for specifikke priser.

Amazons nyligt lancerede EC2 (Elastic Compute Cloud) -service giver dig mulighed for at afstå fra at købe webservere og leje i stedet. Udtrykket "elastisk" betyder at du kan leje, hvad du har brug for på efterspørgsel og betale for båndbredde og serverprocesser, du bruger. Opbevaring via Amazons S3 (Simple Storage Service) giver dig mulighed for at gemme og hente enhver mængde data, der starter ved 15 cent per gigabyte om måneden. Amazonas EC2-prismodel er baseret på en række faktorer, herunder dataoverførsel - men der er ikke noget minimumsgebyr eller aktivering.

Og Microsoft går ind i akten med sin Windows Azure, en cloud computing platform, der giver udviklere mulighed for at opbygge og hoste deres tjenester på Microsoft-infrastruktur. Azure er ikke tilgængelig endnu, men det fjerner tilsyneladende behovet for at opdatere dine stationære applikationer.

Selvfølgelig, når det kommer til cloud computing, har Google Docs været den længe anvendte applikationskong. Google tilbyder gratis tekstbehandling, kalender, e-mail, regneark og samarbejdsværktøjer samt betalte tjenester, der omfatter e-mailarkivering, evnen til at deaktivere annoncer og support. På sit websted lister Google side om side fordelene ved både gratis og betalte planer.

Selvom hver sky har en sølvforing, er disse sky services ikke alle drømmende. For den ene er du til gavn for udbyderen, og hvis de lider af et uheld, så gør du det også. Googles seneste Gmail-afbrud forlod kunderne strandet uden e-mail og deres online-applikationer i dagevis. Sikkerhed er også op til udbyderen, så sørg for at tjekke, om dens sikkerhedsniveau opfylder dine behov.

Uanset om du går den traditionelle rute for at købe din software i en kasse, leje serverplads online, købe hardware direkte eller lease, det lønner sig at gøre din forskning, og at forstå risiciene. Og husk, at hvis noget lyder for godt til at være sandt, er det næsten altid.