Vær mere produktiv i Microsoft Outlook

Er du afhængig af Microsoft Outlook til dine e-mail- og planlægningsbehov? Er du irriteret med e-mail-klienten? Nå, join klubben - tusindvis af Outlook-brugere lobbyer Microsoft til forbedringer i den næste version. Men i denne uge lad os ikke bare klage over Outlook; Jeg er her for at fortælle dig, hvordan du gør det bedre. Læs videre for tip og værktøjer, der gør dig mere produktiv, lige nu.

Sluk Outlook's nybeskedadvarsler

Vent, har du læst det rigtige? Slå Outlook's advarsler fra dig? Hvorfor på jorden vil du gerne gøre det? I et ord: produktivitet.

Tænk over det: Nye meddelelser flyder konstant ind i din indbakke, og som standard advarer Outlook dig til hver eneste besked.

Det er ikke meget forskelligt fra en kollega, der popper hovedet ind i dit kontor hvert femte minut at stille et spørgsmål. Tal om produktivitetsdræbende afbrydelser!

Derfor vil du måske prøve livet uden alarmerne. Deaktivering af dem er nemmere end du måske tror:

1. Vælg Værktøjer, Indstillinger, og klik på E-mail-indstillinger.
2. Klik på Avancerede e-mail-indstillinger. boksen ud for "Afspil en lyd".
3. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ud for "Ændring af musemarkøren."
4. Fjern markeringen i feltet ud for "Vis et konvolutikon i meddelelsesområdet."
5. Fjern markeringen boks ved siden af ​​"Vis en ny mail-besked."
6. Klik på OK, og du er færdig.
7. Outlook fortsætter med at hente (eller modtage) ny mail med jævne mellemrum, men uden nogen af ​​de normale afbrydelser.

Med andre ord kan du gennemgå din indbakke på din tidsplan, ikke Outlook.

Ændre emnelinjerne for Archived Outlook E-mail

Lad os se på en anden e-mail irritation: Emne linjer, der ikke længere match indholdet af meddelelsen.

Antag for eksempel, at du og nogle kolleger begynder at udveksle e-mails om virksomhedens picnic. Et eller andet sted undervejs skifter samtalen til salgsprognoser, hvorefter nogen klistrer i nogle nye tal. Nu er det en e-mail, du vil beholde til fremtidig reference.

Et enkelt problem: Emnelinjen læser stadig "firma picnic". Det vil ikke være særligt nyttigt, når du leder efter en besked om salgstal.

Heldigvis har Outlook en skjult funktion, der gør det muligt at redigere en emnes emnelinje. Sådan gør du:

Åbn den pågældende e-mail i Outlook (Du kan ikke gøre dette med forhåndsvisning af meddelelser, du skal dobbeltklikke på meddelelsen for at åbne den i et nyt vindue.)

1. Klik et vilkårligt sted i Emnefeltet for at placere din cursor.
2. Rediger motivet, som du finder det passende.
3. Tryk på Enter, og accepter derefter, hvilken advarsel Outlook giver dig.
4. Det er det! Nu kan du sende e-mailen med en mere passende og genkendelig oversigt over emnelinjen.

Brug Outlook til at få adgang til din Twitter-konto

Hvis du bruger Outlook til at administrere dine kontakter, kalender, e-mail og lignende, hvorfor ikke bruge det til Twitter også? Det er ideen bag TwInbox, en gratis plug-in, der tilføjer en Twitter-værktøjslinje til Outlook.

Når det er installeret, tilføjer TwInbox en ny mappe til din indbakke. (Det kan også oprette individuelle mapper til hver afsender, hvilket kan være nyttigt ud fra et organisatorisk synspunkt - medmindre du følger mange mennesker.)

Derfra leverer du bare dit Twitter brugernavn og adgangskode og presto: Det henter alle tweets fra din konto og lader dig læse dem ligesom du læser e-mail.

Et klik på værktøjslinjen er alt, hvad der kræves for at sende din egen opdatering, sende en direkte besked, svare på en besked eller retweet noget. TwInbox klipper automatisk lange webadresser via TinyURL.

Værktøjslinjen viser dig også et eksempel på nye tweets, da de kommer, hvilket sparer dig for at skifte til tweets-mappen, hver gang du vil se efter opdateringer.

I kort, TwInbox er et fantastisk lille værktøj og et must-have for alle Twitter-kærlige Outlook-brugere. Jeg ønsker at det kunne håndtere mere end en Twitter-konto, men jeg kan ikke argumentere med prisen: TwInbox er gratis.

Tilføj en stavekontrol til Outlook Express

Læser Karl har brug for hjælp til hans stavning. Han har specifikt brug for en stavekontrol til Outlook Express, fordi den metode, han bruger nu, er selve definitionen af ​​"besvær". Karl siger, at han komponerer nye meddelelser i WordPerfect, stavekontrollerer dem der og eksporterer derefter teksten til importere til Outlook Express. Det er sindssygt! (Alvorligt har Karl nogensinde hørt om kopiering og indsættelse?)

Heldigvis kan denne problemfri procedure afsluttes lige nu. Den første mulighed er at installere en tredjeparts stavekontrol, som den passende navngivne stavekontrol til OE. (Selv om vores download side siger, at det er shareware, siger forfatterens produktside, at tilføjelsen er gratis.)

Men i stedet for at anbefale at opgradere til Windows Live Mail. Denne gratis OE-udskiftning fra Microsoft tilbyder en mere strømlinet grænseflade og nogle tiltrængte nye funktioner, herunder dynamisk søgning (resultater vises som du skriver), spamfiltrering og en kalender, der kan synkroniseres med din online Windows Live-kalender. Det har også en stavekontrol.

Dette virker i Outlook 2003 og 2007; Jeg er ikke sikker på tidligere versioner.

Rick Broida skriver PC World's problemfri pc-blog. Tilmeld dig at have Ricks nyhedsbrev sendt til dig

hver uge.