17:00: Nem, tilpasset projektstyring

Administrere og prioritere opgaver er nøglen til at opfylde forretningsforpligtelser. Næsten hver forretningsvirksomhed har en metode til at styre små projekter og effektivt samarbejde med andre for at få arbejdet gjort. Men kan din forbedres?

Jeg husker en klient, der stolt viste mig sit opgavereguleringssystem: Han udskrev pænt hver enkelt ting på en notat og slog den på firkanten på sin computerskærm. Når en opgave blev høj prioritet, flyttede han papiret højere på siden af ​​sin skærm og skiftede de andre toner lavere. Da han var meget travlt, overgik noterne til hans skrivebord og marcherede i to regimenterede linjer ned på hver side af skærmen til sit tastatur.

Desværre styrtede hans hjemmehustede projektstyringssystem en nat. En ny kontor rengøringsmiddel kom ind og flittigt renset sin skærm og skrivebord. Næste morgen fandt han alle hans præcist arrangerede klistermærker stablet i en smuk bunke ved telefonen. Han tilbragte en halv time med sin opgaveprioritering.

[Yderligere læsning: De bedste tv-streamingtjenester]

Der er ingen undskyldning for at holde fast i et papirbaseret projektstyringssystem, når flere enkle webtjenester nu kan gøre jobbet meget bedre. Disse tjenester hjælper også med at sikre, at alle projektteammedlemmer hurtigt opdateres om at ændre tidsfrister og nye udviklinger.

Jeg kan godt lide QG | Softwares 17:00, en relativt billig ($ 18 pr. Måned og op), nem at bruge projektledelsestjeneste, som kan hjælpe dig med at prioritere dine opgaver og styre mindre projekter. Den sporter en smuk brugergrænseflade, der er mere tilpasselig end de fleste andre web-baserede tjenester.

17:00 er ikke et Microsoft-projekt: Det kan ikke nemt klare store eller langsigtede projekter. Men det lader dig oprette og opdatere opgaver og projekter enten på nettet eller via e-mail. Visuelt tiltalende tidslinjekort giver dig mulighed for hurtigt at kontrollere dine fremskridt. 5 pm kan også integrere projektfrister med nogle kalendertjenester.

Alt i alt tilbyder 5 pm et godt afrundet udvalg af projektledelsestjenester, der skal passe til de fleste lette brugere.

Ingen kreditkort påkrævet til prøve

Tilmelding til en konto er enkel. Du behøver ikke engang at give kreditkortoplysninger til gratis prøveversionen. 5 pm understøtter de fleste populære webbrowsere, herunder nyere versioner af Internet Explorer, Firefox, Safari og Opera.

Du skal vælge dit eget underdomæne (noget i overensstemmelse med " mycompany.5pmweb.com ") for at logge på tjenesten og aktivere e-mail integration. Flere korte video-tutorials indeholder grundlæggende instruktioner om, hvordan du bruger tjenesten.

Når du klikker på et projekt på 5 pm, vises en liste over projektdetaljer, herunder opgaver og fremdriftsindikatorer, i højre rude. Men bare ved at svinge over et projekt i et par sekunder vil der komme et pop op-vindue med yderligere detaljer.

Når du logger på, vil du se fire faner ned til venstre på displayet: Projekter, Tidslinje, Rapporter, og Profiler. Du vil nok bruge det meste af din tid på at arbejde på fanen Projekter. Ved at klikke på det vises en liste over projekter i venstre rude. Når du klikker på et projekt, vises en liste over projektoplysninger, som f.eks. Opgaver og fremskridtsindikatorer, i højre rude. Bare svinge over et projekt i et par sekunder vil give flere detaljer i et pop-up informationsvindue, en fin touch.

Jeg kan også godt lide måden du kan tilpasse udseendet på 5 pm, blot at trække kolonner for at ændre bredder eller udvej data. 17:00 kan endda integreres med kalendere, der understøtter iCalendar-feeds, f.eks. Apple iCal og Mozilla Sunbird, så du kan kontrollere dine projektfrister i kalenderappen. Sådan synkronisering af data fungerer også med Google Kalender, men af ​​en eller anden grund (firmaet bebrejder Google), er processen meget langsommere end med Apple og Mozilla apps.

E-mail-integration

Du kan indtaste projekter og opgaver direkte ved hjælp af webgrænsefladen; Alternativt kan du oprette dem ved at sende e-mail til din brugerdefinerede 5pm-adresse. Du kan også bruge e-mail til at tilføje op til 20 MB dokumentfiler og opdatere procentdelen af ​​en opgave. Parametre i din e-mail-emnelinje giver dig mulighed for at angive flere detaljer som startdatoer og deadlines.

5 pms e-mail-integration gør det særligt nemt at opdatere projektoplysninger ved hjælp af en mobilenhed. Selvom dit lille mobilskærmbillede er utilstrækkeligt til at vise 5 pm web-interface, kan du stadig trykke på en e-mail for at opdatere et projekts status.

17:00 understøtter fire typer brugere, så du kan finjustere serviceadgangen. Administratorer kan gøre alt; Brugere kan redigere projekter og opgaver for hold, som du tildeler dem til eksterne brugere kan se projekter og opgaver for deres hold; klienter kan se og redigere deres egne projekter.

Hvordan 17:00 Stacks Up

Jeg har diskuteret andre projektledelsestjenester i en tidligere kolonne. 17:00 håndterer mere end den populære Basecamp, men klarer stadig at være let for en projektledelsesnophyte at forstå. Det tilbyder dog ikke alle de nuværende muligheder i den avancerede Wrike, som for nylig tilføjede Wiki-lignende vidensamarbejde.

Fem betalte planer for 5 pm er tilgængelige, med omkostninger fra $ 18 til $ 175 pr. Måned. Grundplanen understøtter fem brugere, ti aktive projekter og 250 MB datalagring, mens high-end-planen tillader ubegrænsede brugere og projekter og hukommelseslagring på 5 GB. En 14-dages gratis prøveversion er tilgængelig.

Basecamp regulerer stadig roost når det kommer til projektledelsestjenester på entreprise. Men hvis du vil have noget lidt slicker, så overvej 5 pm.

Richard Morochove er en it-konsulent og forfatter. Send ham spørgsmål om brug af teknologi i din tilsluttede små til mellemstore virksomhed via e-mail. PC World kan redigere din forespørgsel og kan ikke garantere at alle spørgsmål besvares.